Exporter les données de commandes et rechercher des commandes par étiquette

1. Objectif

Extrayez les données de commandes de Ship Side Kick vers un tableur par vos propres moyens, en choisissant le format de fichier qui contient réellement le niveau de détail dont vous avez besoin, et identifiez les questions auxquelles l'export peut répondre aujourd'hui et celles qui doivent encore être posées à l'écran.

2. Périmètre

Exécuter le rapport Commandes, choisir entre CSV et Excel, et utiliser l'écran Commandes pour trouver un groupe de commandes par étiquette ou par numéro de commande. La création des étiquettes elles-mêmes est hors périmètre. Il en va de même pour les sept autres rapports disponibles sur la même page, bien que la règle CSV/Excel de la section 4 s'applique de la même façon au rapport Expéditions.

3. Rôles et responsabilités

4. Concept clé — CSV et Excel ne retournent pas les mêmes données

Il s'agit de l'information la plus utile de ce document, et c'est la raison de la plupart des demandes visant à « ajouter une colonne SKU » au rapport.

Le format CSV est celui par défaut, et rien à l'écran n'indique que l'option Excel contient une feuille supplémentaire. Si vous souhaitez effectuer un tableau croisé dynamique par SKU, ou obtenir les numéros de lot et les dates d'expiration, vous devez choisir Excel. Demander le fichier CSV puis demander l'ajout des SKUs revient à demander quelque chose que le fichier Excel contient déjà.

5. Procédure — exécuter le rapport Commandes

1. Accédez à Rapports et restez sur l'onglet Commandes, qui est celui affiché par défaut à l'ouverture.

2. Définissez la Date de début et la Date de fin. La plage est inclusive des deux jours et est lue dans le fuseau horaire de rapport de votre organisation, et non en UTC ; un jour correspond donc à votre journée de travail.

3. Laissez la case Inclure les organisations enfants cochée si vous gérez des organisations enfants et souhaitez les regrouper dans un seul fichier. Décochez-la pour cette organisation uniquement.

4. Dans Format de fichier, choisissez CSV ou Excel (XLSX) en vous référant à la section 4. En cas de doute, choisissez Excel, car il contient tout ce que contient le CSV et davantage encore.

5. Cliquez sur Générer.

Le rapport est généré en arrière-plan et n'est pas téléchargé immédiatement. Un message confirme qu'il a été mis en file d'attente et vous indique qu'il apparaîtra dans Téléchargements une fois prêt.

Limitez la plage de dates. Le rapport est soumis à une limite de temps et une plage trop large peut dépasser celle-ci et échouer ; sur une organisation à volume élevé, une semaine à la fois est la durée fiable. Effectuez plusieurs extractions sur des plages courtes et regroupez-les dans un seul tableur plutôt que d'en demander une seule sur une longue période. Voir la section 8.

Les rapports terminés restent disponibles pendant sept jours avant d'expirer. Téléchargez donc le fichier plutôt que de compter sur le lien ultérieurement.

6. Procédure — rechercher un groupe de commandes par étiquette à l'écran

Les étiquettes ne peuvent pas encore être exportées, conformément à la section 8. Pour les consulter, utilisez l'écran Commandes.

1. Accédez à Commandes.

2. Saisissez l'étiquette dans le champ de recherche, en respectant exactement l'orthographe et les majuscules telles qu'elles apparaissent dans l'étiquette. Consultez la mise en garde ci-dessous, car c'est là que la plupart des utilisateurs commettent des erreurs.

3. Cliquez sur l'icône œil au-dessus du tableau et activez Étiquettes. La colonne est masquée jusqu'à ce que vous le fassiez, et le paramètre est mémorisé uniquement dans ce navigateur ; il devra donc être réactivé sur un autre ordinateur.

Mise en garde — la recherche par étiquette est sensible à la casse. La recherche d'une étiquette ne correspond qu'à cette capitalisation exacte. Si une étiquette a été créée deux fois avec des casses différentes — ce qui arrive facilement lorsque les étiquettes proviennent de plusieurs sources — chaque orthographe ne retourne que sa propre part, et le total semble bien inférieur à la réalité. Un résultat suspicieusement faible est le signal d'alerte : essayez les autres casses avant de conclure que l'étiquetage a échoué.

La recherche par numéro de commande se comporte différemment et de manière plus pratique. Elle correspond à une partie du nom et ignore la casse ; ainsi, saisir les premiers caractères d'un numéro de commande retrouve toutes les commandes commençant par ces caractères.

7. Vérification

• Le fichier apparaît dans Téléchargements avec un statut indiquant qu'il est terminé.

• Le nombre de lignes de la feuille Commandes correspond approximativement à ce que vous attendiez pour cette plage de dates.

• Si vous avez choisi Excel, le classeur comporte deux onglets : Commandes et Lignes de commande.

• Si les colonnes de produits telles que Code-barres, UPC et similaires apparaissent vides, cela signifie que ces champs ne sont pas renseignés dans le catalogue produits, et non que l'export les a omis.

• À l'écran, la colonne Étiquettes est visible et remplie une fois que le bouton de l'icône œil est activé.

• Un rapport affiché comme échoué plutôt que terminé signifie presque toujours que la plage de dates était trop large. Réduisez-la de moitié et relancez-le.

8. Contraintes et mises en garde

• Le rapport Commandes filtre uniquement par date. Il n'existe aucun filtre par étiquette, numéro de commande, statut, entrepôt ou transporteur ; pour sélectionner un sous-ensemble, il faut donc exporter la totalité de la plage de dates et filtrer ensuite dans le tableur.

• Le rapport doit se terminer dans un délai imparti, et une plage de dates large sur une organisation très active peut le dépasser et retourner un échec plutôt qu'un résultat lent. Sur une organisation à volume élevé, une plage de 15 jours pour les expéditions s'est terminée en environ 4 minutes, tandis que des plages de 16 et 31 jours ont toutes deux échoué, et un export Excel a échoué à 13 jours. Excel est plus lourd que le CSV et atteint donc la limite plus tôt.

• Cette limite est ce qui rend les filtres manquants problématiques. Étant donné que la plage de dates est le seul filtre disponible, le seul moyen d'accéder à davantage de données est la même action qui échoue, et une tranche de plusieurs mois n'est pas accessible en attendant plus longtemps.

• Il s'agit d'une propriété liée à la taille du rapport, et non à votre compte ; ainsi, une plage qui échoue une fois continuera d'échouer jusqu'à ce qu'elle soit réduite.

• Les tags ne constituent pas une colonne dans aucun export, quel que soit le format.

• L'écran Commandes permet de répondre à ces deux questions à l'écran, mais ne dispose pas de bouton de téléchargement ; il est donc impossible d'exporter depuis cet écran ce qui y est affiché.

• Le rapport Expéditions présente la même limitation aux dates uniquement ; le coût d'expédition pour un groupe nommé de commandes ne peut donc pas non plus être filtré.

• La visibilité des colonnes sur l'écran Commandes est enregistrée par navigateur, et non par utilisateur ; elle ne vous suit donc pas sur un autre appareil.

• Les rapports expirent après sept jours.

Le filtrage du rapport par numéro de commande et par tag est en cours de traitement avec l'équipe technique. En attendant que cette fonctionnalité soit disponible, ces deux exports doivent être demandés auprès du support.

9. Exemple concret

Une marque souhaite obtenir les commandes de la veille portant un tag promotionnel spécifique, et souhaite séparément connaître le coût d'expédition de chaque commande dont le numéro commence par un préfixe de deux lettres.

Résolution : la question relative au SKU a été résolue en relançant le même rapport au format Excel, sans nécessiter l'intervention de personne. L'export par tag et l'export par numéro de commande ont été demandés au support, car le rapport ne peut pas encore filtrer sur ces critères.

10. Documents connexes

• SWI-015 — Find Urgent Orders That Are Not on a Mission

• SWI-004 — Read the Inventory Screen

• SWI-024 — Read and Configure Primary and Linked Variants