1. Objectif
Identifier les commandes en livraison nocturne ou accélérée qui n'ont pas encore été intégrées à une mission, à temps pour les préparer et les expédier avant le passage du transporteur. Les informations nécessaires se trouvent déjà dans l'écran Commandes, mais les deux colonnes importantes sont masquées par défaut, ce qui amène la plupart des utilisateurs à ouvrir les commandes une par une.
2. Périmètre
Couvre la recherche et l'affectation à une mission des commandes urgentes individuelles depuis l'écran Commandes. Ne couvre pas le traitement d'un arriéré par ancienneté de commande, qui fait l'objet du SWI-016, et ne couvre pas la modification du service d'expédition d'une commande.
3. Rôles et responsabilités
Rôle | Responsabilité |
|---|---|
Responsable d'équipe | Effectue cette vérification au moins une fois avant chaque heure limite de collecte du transporteur, et à nouveau après toute importation volumineuse. |
Responsable d'entrepôt | Détermine quels modes de service sont considérés comme urgents pour le site, et enregistre les filtres afin que la vérification se fasse en un clic plutôt que d'être reconfigurée à chaque fois. |
Responsable de compte | Signale à la marque le problème lorsque le même service arrive systématiquement trop tard dans la journée pour respecter l'heure limite de collecte. |
4. Quand utiliser cette procédure
Utilisez-la dans la dernière heure précédant le passage du transporteur, pour repérer toute commande accélérée encore en attente d'affectation à une mission. Utilisez-la après une importation importante, lorsque les commandes sont arrivées plus vite que les missions n'ont été générées. Et utilisez-la chaque fois qu'un client demande pourquoi une commande en livraison nocturne n'est pas partie le jour même, car la réponse est généralement que personne ne l'a vue.
5. Concept clé : le transporteur n'est pas le service
C'est la raison pour laquelle les commandes urgentes passent inaperçues, même pour les personnes surveillant attentivement l'écran Commandes.
Ce que les utilisateurs supposent | Ce qui se passe réellement |
|---|---|
Voir le transporteur me indique ce qui est urgent. | Ce n'est pas le cas. Un même transporteur couvre tout, de la livraison nocturne à l'économique standard, de sorte que la colonne transporteur ne permet pas de distinguer une commande en livraison le lendemain d'une commande à cinq jours. |
Je dois ouvrir une commande pour savoir si elle est déjà associée à une mission. | La mission est disponible sous forme de colonne. Elle est simplement désactivée dans l'affichage par défaut. |
Les colonnes visibles sont les seules colonnes existantes. | L'icône œil en haut à droite du tableau permet de contrôler les colonnes affichées, et plusieurs colonnes utiles sont désactivées par défaut. |
Le mode de service reflète la manière dont la commande sera réellement expédiée. | Il reflète ce que le canal de vente a transmis. Une automatisation peut encore modifier ce mode avant l'achat de l'étiquette. |
La règle est donc la suivante : activez Mission et Mode de service une seule fois, enregistrez la vue, et vous n'aurez plus jamais besoin d'ouvrir une commande pour répondre à l'une ou l'autre de ces questions.
6. Procédure
Ouvrez l'écran Commandes.
Cliquez sur l'icône œil en haut à droite du tableau. Il s'agit du sélecteur de colonnes, facile à manquer car il se trouve au-dessus du tableau et non dans celui-ci.
Cochez Mission et Mode de service afin que les deux colonnes s'affichent.
Appliquez le filtre de mission et sélectionnez Pas de mission associée. C'est le filtre qui effectue la recherche à votre place, plutôt que de parcourir la liste manuellement.
Filtrez ou triez par mode de service pour faire remonter les services accélérés en tête de liste. La liste de services est longue, car elle recense tous les services proposés par chaque transporteur connecté ; le tri est donc généralement plus rapide que le défilement du filtre.
Sélectionnez les commandes à traiter et générez une mission depuis les actions groupées.
Enregistrez la vue via Filtres enregistrés avant de quitter l'écran. Un filtre enregistré par service urgent fonctionne bien, et réduit toute cette procédure à un simple clic le lendemain.
7. Vérification
Ne considérez pas la génération de la mission comme la fin du travail. Une mission qui existe n'est pas la même chose qu'une mission qui a été préparée.
Vérifiez que les commandes sélectionnées affichent désormais un numéro de mission dans la colonne Mission, et que la réapplication du filtre Pas de mission associée ne les renvoie plus. Vérifiez ensuite que la mission apparaît bien dans l'écran Missions et qu'elle est effectivement assignée à quelqu'un, car une mission non assignée qui attend dans une file d'attente manquera la même heure limite que les commandes étaient sur le point de manquer.
8. Contraintes et mises en garde
Il n'existe aujourd'hui aucun regroupement par express ou par voie terrestre sur le mode de service, aussi l'approche pratique consiste à enregistrer un filtre pour chaque service que vous surveillez réellement. Une demande de filtre par catégorie a été soumise à l'équipe produit.
Une commande sans mode de service signifie généralement que le canal n'a transmis aucune information reconnaissable. Traitez ces commandes comme nécessitant une vérification plutôt que comme non urgentes, car ce sont celles qui présentent le plus grand risque d'être mal acheminées.
Le mode de service correspond à ce que le canal a demandé, et non à ce qui sera acheté. Si votre organisation exécute des automatisations qui réécrivent le mode d'expédition, vérifiez-les avant de conclure qu'une commande n'est pas urgente.
9. Exemple pratique
Un prestataire logistique (3PL) a demandé un moyen de voir quelles commandes étaient déjà incluses dans une mission sans avoir à les ouvrir une par une, puis a formulé la même demande pour le mode de service, car les commandes de nuit devaient être identifiées avant le passage de FedEx chaque après-midi.
Observation | Lecture |
|---|---|
Les commandes devaient être ouvertes une par une pour vérifier si elles avaient été vaguées. | La colonne Mission existait déjà et était masquée. Son activation a entièrement supprimé ce besoin. |
Les commandes marketplace sans mission ont été identifiées en quelques secondes après l'activation de la colonne. | Utilisation correcte. Le filtre effectue la recherche à la place d'une personne qui lirait la liste. |
Une commande FedEx due ce jour-là a été trouvée, vaguée et préparée en environ cinq minutes. | C'est le résultat auquel ce contrôle est destiné. Effectuez-le avant chaque heure limite, et pas seulement lorsqu'un problème s'est déjà produit. |
Le filtre de mode de service proposait des dizaines d'options et était difficile à utiliser. | Prévu. Enregistrez un filtre pour chaque service réellement surveillé, plutôt que de parcourir la liste complète à chaque fois. |
10. Documents connexes
SWI-016 — Prioriser les commandes plus anciennes lors de la génération des missions
SWI-012 — Prélever une palette complète en un seul scan