1. Tujuan
Tinjau unit-unit yang dikembalikan dan tidak dapat ditentukan hasilnya oleh inspeksi, berikan disposisi akhir untuk masing-masing, dan cegah antrean terisi kembali. Menjelaskan apa yang sebenarnya dimaksud dengan hold, yang jarang sesuai dengan arti katanya, serta di mana antrean tersebut berada, yang bukan di tempat yang biasanya dicari orang.
2. Ruang Lingkup
Mencakup peninjauan dan penyelesaian unit yang ditahan (on hold), baik dari antrean hold maupun dari pengembalian individual. Inspeksi dibahas dalam SWI-031 dan disposisi itu sendiri dalam SWI-032. Penulisan aturan disposisi yang akan mencegah sebagian besar hold merupakan pekerjaan konfigurasi dan tidak diuraikan langkah-langkahnya di sini.
3. Peran & Tanggung Jawab
Supervisor atau pemimpin operasional: meninjau setiap unit yang ditahan dan memilih disposisi akhirnya. Penyelesaian memerlukan alasan tertulis dan dapat diatribusikan.
Tim inspeksi: tidak memunculkan hold secara sengaja. Hold muncul dengan sendirinya.
Pemimpin operasional: bertanggung jawab atas aturan disposisi, yang merupakan tempat sebenarnya untuk mengatasi antrean yang terus-menerus penuh.
4. Kapan Ini Diperlukan
Pengembalian berada pada status Partially Completed dan tidak dapat diselesaikan.
Unit berada dalam status hold dan tidak jelas siapa yang seharusnya menindaklanjutinya.
Setiap item yang telah diinspeksi masuk ke dalam hold.
Sebuah unit yang ditahan memerlukan keputusan, namun antrean tidak dapat ditemukan dari menu.
5. Konsep Utama: hold terjadi ketika tidak ada aturan yang cocok, bukan merupakan vonis atas item tersebut
Yang diasumsikan orang | Yang sebenarnya terjadi |
|---|---|
Item yang ditahan ditandai sebagai mencurigakan saat inspeksi. | Biasanya tidak. Hold adalah respons cadangan yang diterapkan sistem ketika tidak ada aturan disposisi yang cocok dengan item tersebut. Kondisi item tidak perlu ada yang tidak biasa. |
Antrean hold yang penuh berarti ada batch stok yang bermasalah. | Hal ini lebih sering berarti aturan yang ada tidak mencakup apa yang dikembalikan. Organisasi yang tidak memiliki aturan disposisi yang dikonfigurasi akan mengirimkan setiap unit yang telah diinspeksi ke hold. |
Antrean hold dapat diakses dari menu Returns. | Tidak ada tautannya dari mana pun dalam aplikasi. Antrean ini diakses dengan mengetikkan alamatnya secara langsung, atau unit dapat diselesaikan dari halaman detail pengembaliannya sendiri. |
Antrean menampilkan semua unit yang saat ini dalam status hold. | Antrean menampilkan hold pada pengembalian yang telah mencapai status Processing atau Partially Completed. Hold pada pengembalian yang unit-unit lainnya belum diinspeksi tidak akan muncul hingga seluruh unit dalam pengembalian tersebut telah diinspeksi. |
Menyelesaikan hold mengubah disposisi, dan seseorang akan mengeksekusinya kemudian. | Penyelesaian langsung mengeksekusinya saat itu juga. Memilih Restock akan memindahkan stok pada saat itu juga. |
Hold dapat dipertahankan dengan catatan yang menjelaskan alasannya. | Tidak bisa. Hold tidak dapat dipilih sebagai hasil akhir, sehingga disposisi lain harus dipilih untuk menutup item tersebut. |
Menyelesaikan hold tidak menimbulkan biaya tambahan. | Jika biaya pengembalian telah dikonfigurasi, penyelesaian hold akan menambahkan biaya hold resolved di atas biaya disposisi biasa untuk unit yang sama. |
6. Prosedur — selesaikan antrean
Buka /dashboard/<organization-slug>/returns/hold. Tidak ada entri menu untuk ini, sehingga alamat ini sebaiknya disimpan sebagai bookmark.
Baca antrean. Setiap baris menampilkan RMA, SKU, produk, grade, kode cacat, catatan inspeksi, gudang, dan durasi dalam hold. Baris diurutkan dengan yang paling lama ditahan di bagian atas.
Persempit ke satu lokasi menggunakan filter gudang jika lebih dari satu gudang terlibat, dan gunakan Clear untuk kembali ke tampilan semua data.
Kerjakan dari atas. Hold yang paling lama adalah yang paling mungkin menahan pengembalian tetap terbuka.
Klik Resolve pada suatu baris. Dialog akan menampilkan kembali produk, grade, kode cacat, dan catatan inspeksi, yang sudah cukup untuk mengambil keputusan tanpa membuka pengembalian.
Pilih New Disposition. Semua pilihan tersedia kecuali hold, dan pilihan ini bersifat final.
Tulis Reason (Alasan). Ini wajib diisi, disimpan terhadap unit, dan akan menjadi acuan jika ada pertanyaan mengenai keputusan tersebut di kemudian hari.
Klik Resolve. Disposisi dieksekusi segera, dan resolusi Restock akan memindahkan stok pada saat itu juga.
Perhatikan baris yang keluar dari antrean dan periksa status pengembalian. Pengembalian yang unit terakhirnya baru saja diselesaikan akan berpindah ke status Completed.
6A. Menyelesaikan dari halaman pengembalian
Unit yang ditahan juga dapat diselesaikan dari halaman detail pengembaliannya sendiri, menggunakan dialog yang sama dan dengan efek yang sama. Cara ini lebih praktis ketika pengembalian sudah terbuka, atau ketika antrean tidak menampilkan unit tersebut karena unit-unit lain dalam pengembalian yang sama belum diinspeksi.
Buka pengembalian, temukan unit pada kartu Inspection Results, dan selesaikan di sana.
6B. Mencegah antrean terisi kembali
Menyelesaikan item satu per satu hanya menangani gejalanya. Antrean yang kembali penuh setiap hari menandakan aturan disposisi tidak mencakup apa yang sebenarnya dikembalikan.
Perhatikan kesamaan pada item yang telah diselesaikan, yang biasanya berupa grade, alasan pengembalian, atau kode cacat, lalu buat aturan yang mencakupnya. Aturan dievaluasi berdasarkan urutan prioritas dan yang pertama cocok akan menang, sehingga aturan yang luas dengan prioritas rendah merupakan jaring pengaman yang wajar di bawah aturan-aturan yang lebih spesifik. Item yang masih tidak cocok akan terus muncul di sini, yang merupakan fungsi antrean yang berjalan sebagaimana mestinya, bukan kegagalan.
7. Verifikasi
Baris yang telah diselesaikan telah keluar dari antrean dan tidak muncul kembali setelah halaman diperbarui.
Disposisi unit pada retur kini menampilkan kode yang dipilih dan ditampilkan sebagai telah dieksekusi.
Riwayat retur mencatat perubahan dari hold ke disposisi yang dipilih, beserta alasan dan siapa yang melakukannya.
Apabila resolusinya adalah Restock, unit akan muncul di layar Inventaris pada bin yang sesuai dan kuantitas yang tersedia telah bertambah.
Retur yang seluruh unitnya telah dieksekusi terbaca sebagai Completed, bukan Partially Completed.
Jumlah antrean berkurang dan, setelah aturan diterapkan, tidak lagi bertambah di antara pemeriksaan.
8. Batasan dan peringatan
Akses penuh ke Orders diperlukan untuk menyelesaikan hold. Tidak ada izin retur yang terpisah.
Antrean tidak memiliki entri navigasi di mana pun dalam aplikasi dan hanya dapat diakses melalui alamat langsung.
Hanya hold pada retur dengan status Processing atau Partially Completed yang ditampilkan. Hold pada retur yang masih dalam proses inspeksi tidak terlihat di sini dan harus ditangani langsung dari retur tersebut.
Retur yang telah diarsipkan dikecualikan sepenuhnya dari antrean.
Sebuah unit harus telah diinspeksi, masih berstatus hold, dan belum dieksekusi. Jika salah satu syarat tersebut tidak terpenuhi, permintaan akan ditolak.
Hold tidak dapat dipilih sebagai disposisi akhir, dan alasan bersifat wajib.
Penyelesaian dieksekusi secara langsung. Tidak ada langkah eksekusi terpisah setelahnya dan tidak dapat dibatalkan.
Hold yang diselesaikan dengan Restock selalu memindahkan inventaris. Opsi Mark restocked yang tersedia saat mengeksekusi disposisi secara normal tidak tersedia pada jalur ini.
Unit yang di-restock mengikuti aturan penempatan yang sama seperti restock lainnya: lokasi put-away yang dicatat saat inspeksi jika tersedia, jika tidak maka bin tersibuk milik SKU di gudang tersebut, dan tidak ada pergerakan sama sekali jika SKU tidak memiliki bin di sana. Lihat SWI-032.
Jika biaya retur dikonfigurasi, suatu resolusi akan dikenakan biaya hold resolved fee dan biaya disposisi biasa untuk unit tersebut.
Waktu dalam hold diukur sejak unit diinspeksi, bukan sejak retur tiba.
9. Contoh kasus
Seorang pimpinan operasional di sebuah 3PL menemukan enam puluh unit dalam hold di berbagai lusin retur, yang tidak satu pun dapat ditutup.
Yang diamati | Artinya |
|---|---|
Unit yang di-hold memiliki grade A hingga D, tanpa pola tertentu berdasarkan kondisi. | Kondisi bukan pemicunya. Sebaran yang beragam adalah tampilan dari unit yang tidak cocok dengan aturan mana pun, bukan tampilan dari stok bermasalah. |
Organisasi tersebut memiliki dua aturan disposisi, keduanya cocok dengan alasan retur yang belum pernah digunakan. | Inilah penyebabnya. Tidak ada yang cocok, sehingga semuanya jatuh ke fallback. |
Beberapa retur berada di status Partially Completed dengan semua unit lainnya telah dieksekusi. | Unit yang di-hold adalah satu-satunya hal yang membuat retur tersebut tetap terbuka. |
Antrean tidak menampilkan hold pada tiga retur tersebut. | Retur-retur tersebut masih memiliki unit yang belum diinspeksi, sehingga belum mencapai status Processing. Hold-nya hanya dapat diselesaikan langsung dari retur tersebut. |
Waktu dalam hold pada baris tertua terbaca sebelas hari. | Diukur sejak inspeksi. Stok telah berada di rak, tanpa keputusan, selama waktu tersebut. |
Pimpinan menyelesaikan antrean dari atas, kemudian membuat aturan yang mengirim grade A dan B ke Restock serta aturan yang mengirim C dan D ke Liquidate, dengan catch-all berprioritas rendah di bawahnya. Antrean pun kosong dan tetap mendekati nol.
10. Dokumen terkait
SWI-031 — Inspect and Grade a Returned Item
SWI-032 — Execute Dispositions and Restock Returned Stock
SWI-030 — Receive a Return at the Dock
SWI-004 — Read the Inventory Screen