1. Propósito
Gestionar las unidades devueltas a las que inspección no pudo asignar un resultado, asignar a cada una una disposición final y evitar que la cola vuelva a llenarse. Explica qué significa realmente la espera, que rara vez coincide con lo que el término sugiere, y dónde se encuentra la cola, que no es donde nadie la busca.
2. Alcance
Cubre la revisión y resolución de unidades en espera, tanto desde la cola de espera como desde una devolución individual. La inspección se trata en SWI-031 y las disposiciones en sí en SWI-032. La configuración de las reglas de disposición que evitaría la mayoría de las esperas es trabajo de configuración y no se detalla aquí.
3. Roles y responsabilidades
Supervisor o responsable de operaciones: revisa cada unidad en espera y elige su disposición final. La resolución requiere un motivo escrito y es atribuible.
Equipo de inspección: no genera esperas de forma deliberada. Las esperas se producen de forma automática.
Responsable de operaciones: es el propietario de las reglas de disposición, que es donde se resuelve de raíz una cola persistentemente llena.
4. Cuándo se necesita este procedimiento
Las devoluciones están en estado Parcialmente completado y no avanzan.
Hay unidades en espera y no está claro quién debe actuar sobre ellas.
Todos los artículos inspeccionados están acabando en espera.
Una unidad en espera necesita una decisión y la cola no se puede encontrar desde el menú.
5. Concepto clave: la espera se produce cuando ninguna regla coincidió, no es un veredicto sobre el artículo
Lo que se suele asumir | Lo que ocurre realmente |
|---|---|
Un artículo en espera fue marcado como sospechoso durante la inspección. | Generalmente no es así. La espera es el mecanismo de reserva que aplica el sistema cuando ninguna regla de disposición coincidió con el artículo. No es necesario que haya nada inusual en el estado del artículo. |
Una cola llena de esperas indica un lote de existencias defectuosas. | Con mucha más frecuencia significa que las reglas no cubren lo que está llegando como devolución. Una organización sin reglas de disposición configuradas envía absolutamente todas las unidades inspeccionadas a espera. |
La cola de espera es accesible desde el menú de Devoluciones. | No está enlazada desde ningún lugar de la aplicación. Se accede escribiendo su dirección directamente, o la unidad puede resolverse desde la página de detalle de su propia devolución. |
La cola muestra todas las unidades actualmente en espera. | Muestra las esperas de devoluciones que han alcanzado el estado En procesamiento o Parcialmente completado. Una espera en una devolución donde otras unidades aún no han sido inspeccionadas no aparece hasta que el resto de esa devolución haya sido inspeccionado. |
Resolver una espera cambia la disposición, y alguien la ejecuta más adelante. | La resolución se ejecuta en ese mismo momento. Elegir Reponer existencias devuelve el stock en ese instante. |
Una espera puede mantenerse en espera con una nota que explique el motivo. | No es posible. La espera no está disponible como resultado seleccionable, por lo que hay que elegir una disposición diferente para cerrar el artículo. |
Resolver una espera no tiene coste adicional. | Cuando se han configurado tarifas de devolución, la resolución genera un cargo por espera resuelta además del cargo de disposición ordinario por la misma unidad. |
6. Procedimiento — resolver la cola
Ir a /dashboard/<organization-slug>/returns/hold. No existe ninguna entrada en el menú, por lo que conviene guardar esta dirección en marcadores.
Revisar la cola. Cada fila muestra el RMA, el SKU, el producto, el grado, los códigos de defecto, las notas de inspección, el almacén y el tiempo en espera. Las filas están ordenadas de mayor a menor antigüedad.
Filtrar por un único almacén con el filtro de almacén cuando haya más de uno en juego, y usar Limpiar para volver a ver todos.
Trabajar desde arriba. La espera más antigua es la que más probablemente está bloqueando una devolución.
Hacer clic en Resolver en una fila. El cuadro de diálogo muestra el producto, el grado, los códigos de defecto y las notas de inspección, lo que es suficiente para decidir sin abrir la devolución.
Elegir una Nueva disposición. Cualquier opción excepto espera está disponible, y la elección es definitiva.
Escribir un Motivo. Es obligatorio, queda almacenado asociado a la unidad y será la referencia cuando se consulte posteriormente la decisión tomada.
Hacer clic en Resolver. La disposición se ejecuta de inmediato, y una resolución de Reposición mueve el stock en ese momento.
Comprobar que la fila desaparece de la cola y verificar el estado de la devolución. Una devolución cuya última unidad pendiente acaba de resolverse pasa al estado Completado.
6A. Resolución desde la devolución
Una unidad en espera también puede resolverse desde la página de detalle de su propia devolución, usando el mismo cuadro de diálogo y con el mismo efecto. Esta vía es la más práctica cuando la devolución ya está abierta, o cuando la cola no muestra la unidad porque otras unidades de esa devolución aún no han sido inspeccionadas.
Abrir la devolución, localizar la unidad en la tarjeta Resultados de inspección y resolverla desde allí.
6B. Cómo evitar que la cola vuelva a llenarse
Resolver los artículos uno a uno trata el síntoma. Una cola que se llena de nuevo cada día indica que las reglas de disposición no describen lo que está llegando realmente como devolución.
Analizar qué tienen en común los artículos resueltos —generalmente un grado, un motivo de devolución o un código de defecto— y crear una regla que los cubra. Las reglas se evalúan por orden de prioridad y se aplica la primera coincidencia, por lo que una regla amplia con prioridad baja es una red de seguridad razonable por debajo de las específicas. Cualquier artículo que siga sin coincidir continuará llegando aquí, lo que significa que la cola funciona según lo previsto y no que esté fallando.
7. Verificación
La fila resuelta ha desaparecido de la cola y no vuelve a aparecer al actualizar.
La disposición de la unidad en la devolución ahora muestra el código elegido y aparece como ejecutada.
El historial de la devolución registra el cambio de retención a la disposición elegida, con el motivo y quién lo realizó.
Cuando la resolución fue Reposición, la unidad aparece en la pantalla de Inventario en el contenedor esperado y la cantidad disponible ha aumentado.
Una devolución cuyas unidades han sido todas ejecutadas aparece como Completada en lugar de Parcialmente Completada.
El recuento de la cola disminuye y, una vez establecidas las reglas, deja de crecer entre verificaciones.
8. Restricciones y advertencias
El acceso completo a Pedidos rige la resolución de una retención. No existe un permiso de devoluciones independiente.
La cola no tiene entrada de navegación en ningún lugar de la aplicación y solo es accesible mediante dirección.
Solo se muestran las retenciones de devoluciones en estado En proceso o Parcialmente Completadas. Las retenciones de devoluciones que aún están siendo inspeccionadas no son visibles aquí y deben gestionarse desde la propia devolución.
Las devoluciones archivadas quedan excluidas de la cola por completo.
La unidad debe haber sido inspeccionada, debe seguir en retención y no debe haber sido ejecutada aún. Si alguna de estas condiciones no se cumple, la solicitud es rechazada.
Retención no puede elegirse como disposición final, y el motivo es obligatorio.
La resolución se ejecuta de inmediato. No existe un paso de ejecución posterior ni opción de deshacer.
Una retención resuelta como Reposición mueve el inventario siempre. La opción Marcar como repuesto, disponible al ejecutar disposiciones de forma habitual, no está disponible en esta ruta.
Una unidad repuesta sigue las mismas reglas de ubicación que cualquier otra reposición: la ubicación de almacenamiento registrada en la inspección cuando existe, de lo contrario el contenedor de mayor movimiento del SKU en ese almacén, y sin movimiento alguno si el SKU no tiene contenedor allí. Véase SWI-032.
Cuando se han configurado tarifas de devolución, una resolución cobra tanto una tarifa por retención resuelta como la tarifa de disposición ordinaria para esa unidad.
El tiempo en retención se mide desde el momento en que se inspeccionó la unidad, no desde cuando llegó la devolución.
9. Ejemplo práctico
Un responsable de operaciones en un 3PL encontró sesenta unidades en retención distribuidas entre una docena de devoluciones, ninguna de las cuales se cerraba.
Lo que se observó | Lo que significaba |
|---|---|
Las unidades retenidas tenían grados de la A a la D, sin ningún patrón en su estado. | El estado no era el desencadenante. Una distribución mixta es lo que se observa cuando las reglas no coinciden, no lo que indica stock en mal estado. |
La organización tenía dos reglas de disposición, ambas asociadas a un motivo de devolución que nunca había sido utilizado. | Esta era la causa. Nada coincidía, por lo que todo recaía en la opción alternativa. |
Varias devoluciones estaban en estado Parcialmente Completadas con todas las demás unidades ejecutadas. | Las unidades retenidas eran lo único que mantenía abiertas esas devoluciones. |
La cola no mostraba las retenciones de tres de las devoluciones. | Esas devoluciones aún tenían unidades sin inspeccionar, por lo que no habían alcanzado el estado En proceso. Sus retenciones solo podían resolverse desde las propias devoluciones. |
El tiempo en retención de la fila más antigua marcaba once días. | Se medía desde la inspección. El stock había permanecido en el estante, sin decisión, durante todo ese tiempo. |
El responsable resolvió la cola desde arriba, luego redactó una regla que enviaba los grados A y B a Reposición y otra que enviaba C y D a Liquidación, con una regla general de baja prioridad por debajo de ellas. La cola se vació y se mantuvo cerca de cero.