1. Propósito
Explicar cómo quitar una fecha de vencimiento o un número de lote del stock que ya se encuentra en una ubicación, cuando fue ingresado por error, registrado contra el artículo incorrecto o simplemente ya no es necesario. Cubre dónde se encuentra el campo, el único paso no obvio para vaciarlo y cómo encontrar los registros que están ocultos por defecto.
2. Alcance
Cubre la eliminación de la fecha de vencimiento y el lote en inventario que ya ha sido recibido y ubicado. El ingreso correcto de la fecha de vencimiento y el lote durante la recepción forma parte del flujo de recepción y no se cubre aquí. La lectura general de la pantalla de inventario se trata en SWI-004. El traslado de stock entre ubicaciones se cubre en SWI-002.
3. Roles y Responsabilidades
Responsable de operaciones: decide si las fechas deben eliminarse y lleva a cabo el cambio.
Contacto de marca o cliente: confirma que el stock no está controlado por fecha de vencimiento antes de realizar cualquier eliminación.
Soporte: verifica cuántos registros tienen una fecha y si algo podría volver a añadirlas.
4. Cuándo se necesita esto
Las fechas fueron ingresadas durante la recepción por alguien que no necesitaba registrarlas.
Una fecha fue escrita contra un SKU incorrecto o una ubicación incorrecta.
Una marca ha decidido no controlar fechas de vencimiento y desea vaciar los campos.
Hay fechas antiguas en ubicaciones que fueron vaciadas hace tiempo y están generando desorden en informes o exportaciones.
5. Concepto clave: eliminar una fecha no es un ajuste, y el calendario no tiene botón Borrar
Lo que se suele asumir | Lo que ocurre en realidad |
|---|---|
Una fecha de vencimiento se elimina mediante un ajuste de inventario. | Un ajuste modifica la cantidad. La fecha se encuentra junto a la cantidad en el mismo registro de ubicación y se edita en la misma ventana, pero borrarla no requiere ningún cambio de cantidad. |
El selector de fecha tiene alguna opción para borrar el campo. | No la tiene. La única forma de vaciarlo es abrir el calendario y hacer clic en la fecha resaltada una segunda vez, lo que la deselecciona. Nada en pantalla lo indica. |
La fecha pertenece al producto. | Pertenece al stock de una ubicación concreta. El mismo SKU en tres ubicaciones distintas puede tener tres fechas diferentes, y cada una se elimina por separado. |
Borrar las fechas visibles las borra en todos lados. | Las ubicaciones cuyo stock ha llegado a cero conservan sus fechas y están ocultas en la lista por defecto. Deben mostrarse antes de poder borrarlas. |
Una fecha antigua en una ubicación vacía no tiene consecuencias. | Permanece en ese registro indefinidamente. Recibir el mismo SKU en esa ubicación nuevamente no reutiliza ni restablece el registro; se crea uno nuevo junto al anterior y la fecha antigua permanece. |
Las fechas de vencimiento determinan qué stock se elige primero para la preparación. | Solo cuando el producto está configurado para ser seleccionado por fecha de vencimiento. En los demás casos, las fechas se registran y muestran, pero no afectan en modo alguno la forma en que se elige o asigna el stock. |
6. Procedimiento — eliminar una fecha o lote de una ubicación
Abrir Productos y luego Inventario desde el menú del panel principal.
Seleccionar el almacén en la parte superior de la página si hay más de uno configurado.
Desactivar el interruptor Ocultar vacíos para que las ubicaciones cuyo stock ha llegado a cero también aparezcan en la lista. Las fechas antiguas suelen encontrarse precisamente en estas ubicaciones.
Buscar el SKU y hacer clic en su fila para expandirla. Se mostrarán todas las ubicaciones que contienen ese SKU, cada una con su propia fecha de vencimiento y número de lote.
Hacer clic en el ícono de lápiz de la ubicación que se desea modificar.
Para borrar la fecha de vencimiento, hacer clic en el botón que muestra la fecha y, a continuación, hacer clic nuevamente en esa misma fecha resaltada en el calendario. Esto la deselecciona y el botón vuelve a mostrar Seleccionar una fecha.
Para borrar el número de lote, eliminar el texto del campo Número de lote y dejarlo vacío.
Dejar el campo Cambiar cantidad vacío. No es necesario modificar ninguna cantidad.
Hacer clic en Actualizar.
Repetir el proceso para cada ubicación restante. No es posible hacerlo para varias a la vez.
6A. Cómo encontrar todos los registros que tienen una fecha
Las ubicaciones que aún tienen stock son las que cualquiera notará, pero suelen ser la minoría. La mayoría de las fechas antiguas se encuentran en ubicaciones que desde entonces han sido vaciadas, y estas permanecen ocultas hasta que se desactiva Ocultar vacíos.
Es preferible recorrer el catálogo con el interruptor desactivado e ir eliminando las fechas sobre la marcha, en lugar de borrar primero las visibles y volver después. Una ubicación en cero da la impresión de que no hay nada por hacer, que es precisamente por qué estas se pasan por alto y aparecen luego en una exportación.
Si todas las fechas llegaron en una misma sesión de recepción, compartirán una fecha de creación y tenderán a estar concentradas en el mismo grupo reducido de ubicaciones, por lo que son más rápidas de encontrar de lo que el tamaño del catálogo podría sugerir.
7. Verificación
Las columnas Vencimiento y Lote en la fila de la ubicación muestran un guion.
Al volver a abrir el lápiz, se muestra Seleccionar una fecha y el campo Número de lote está vacío.
Un mensaje de «No se detectaron cambios» indica que la fecha no fue deseleccionada. Volver a abrir el calendario y hacer clic en la fecha resaltada nuevamente.
Con Ocultar vacíos desactivado, ninguna ubicación restante de ese SKU muestra una fecha.
8. Restricciones y advertencias
Se requiere acceso completo al Inventario. Los usuarios de solo lectura no ven el lápiz en absoluto.
No existe una opción de borrado masivo ni una ruta por CSV. Cada bin se gestiona individualmente.
La carga de CSV de inventario no puede ayudar aquí. Rechaza los valores de caducidad y lote para cualquier bin que aún contenga existencias, y le redirige a esta pantalla.
Borrar una fecha no mueve ningún stock ni registra ningún movimiento de cantidad, por lo que es seguro hacerlo en el inventario activo durante un día laboral.
Cuando una línea de pedido de compra lleva una caducidad esperada, la recepción la rellena previamente en el stock que se está ubicando. Una fecha borrada aquí volverá a aparecer en la siguiente recepción a menos que el pedido de compra también se corrija.
Borrar la fecha en un bin no modifica lo que se registró en la recepción en la que llegó. La recepción conserva lo que se introdujo en ese momento.
Cuando un sistema de almacén alimenta el inventario, este suministra su propia caducidad y lote, y una sincronización posterior puede restablecer lo que usted haya borrado.
9. Ejemplo práctico
Una marca que no hace seguimiento de caducidad en absoluto solicita que se eliminen las fechas de vencimiento de su stock por completo. Las fechas provienen de una única sesión de recepción y no de un flujo continuo, y la mayoría de los registros que las contienen se encuentran en bins que ahora están vacíos.
Observación | Lectura |
|---|---|
Un pequeño número de registros de bin contienen una fecha, todos creados en la misma tarde. | Las fechas provienen de una sesión de recepción, no de un flujo continuo, por lo que no hay nada que desactivar antes de borrarlas. |
Todos los bins salvo uno tienen existencias en cero. | Esos han sido identificados y conservan sus fechas. Ninguno aparece en pantalla hasta que se desactiva Ocultar vacíos. |
Un bin aún contiene existencias. | Ese es el único registro que afecta a lo que cualquier persona ve en el día a día, por lo que se borra primero. |
Ninguna línea de pedido de compra lleva una caducidad esperada. | Nada volverá a añadir las fechas en la próxima recepción, por lo que borrarlas una sola vez es suficiente. |
Los productos de la marca no están configurados para selección por caducidad. | Las fechas no están modificando nada en la asignación ni en la selección, lo que confirma que eliminarlas no tiene ningún coste operativo. |
El trabajo consiste en una breve serie de pequeñas ediciones sin ningún movimiento de stock. Lo que lo ralentiza no es el borrado sino la búsqueda: la mayoría de los registros son invisibles hasta que se desactiva el interruptor Ocultar vacíos, y el único registro visible hace que parezca una corrección de una sola línea.
10. Documentos relacionados
SWI-002 — Mover inventario entre ubicaciones
SWI-004 — Leer la pantalla de inventario
SWI-009 — Recuperar stock bloqueado en totes de picking