Primeros pasos
Requisitos previos
Antes de poder utilizar la función de órdenes de compra, deben cumplirse las siguientes condiciones:
Su conexión de servicio debe estar habilitada
La sincronización de órdenes de compra debe estar habilitada explícitamente en la configuración de su servicio
Su organización debe haber completado una sincronización inicial de productos
Cómo se sincronizan las órdenes de compra
Las órdenes de compra se obtienen automáticamente de forma programada. El sistema ejecuta la sincronización cada 10 minutos, concilia las órdenes de compra entrantes con sus datos existentes y aplica las actualizaciones para mantener la información de sus órdenes de compra al día. Esta sincronización automática garantiza que siempre disponga del estado más reciente de las órdenes de compra sin necesidad de intervención manual.
Creación y gestión de órdenes de compra
Agregar productos a una orden de compra
Al agregar productos a una orden de compra, puede buscar por nombre de producto o código de barras. Si puede ver el producto en su lista de productos pero no lo encuentra al agregarlo a una orden de compra, intente buscarlo por el código de barras del producto en lugar del nombre. Los resultados de búsqueda en el menú desplegable de agregar producto son limitados actualmente, por lo que es posible que no aparezcan todos los productos con muchas variantes al buscar por nombre.
Descripción de los estados de las órdenes de compra
Las órdenes de compra avanzan a través de una serie de estados que le ayudan a realizar el seguimiento de su ciclo de vida:
Orden abierta — El estado inicial cuando se crea una orden de compra
Confirmar orden — La orden de compra ha sido confirmada y está lista para su recepción
Iniciar recepción — Ha comenzado a recibir artículos de la orden de compra
Continuar recepción — Está recibiendo artículos adicionales o completando recepciones parciales
Puede actualizar el estado de la orden de compra en la esquina superior derecha de la página de la orden de compra específica. El estado es principalmente un indicador visual y le ayuda a realizar el seguimiento de en qué punto del ciclo de vida se encuentra cada orden de compra.
Recepción de inventario de órdenes de compra
Requisitos previos para la recepción
Para recibir productos de una orden de compra, la orden de compra debe estar en estado confirmado primero. Si su orden de compra se encuentra en un estado diferente, deberá actualizarla a «Confirmar orden» antes de poder proceder con la recepción de artículos.
Proceso básico de recepción
Una vez que su orden de compra esté en estado confirmado, puede comenzar a recibir inventario:
Navegue a la página de la orden de compra específica
Actualice el estado de la orden de compra en la esquina superior derecha a «Iniciar recepción» para comenzar su primera recepción
Ingrese la cantidad que está recibiendo para cada línea de artículo
Confirme la recepción para completar ese lote de artículos
Si tiene artículos adicionales que recibir de la misma orden de compra, puede avanzar a «Continuar recepción» para recibir las cantidades restantes.
Recepción de órdenes de compra con múltiples lotes y fechas de vencimiento
Si su orden de compra contiene artículos con diferentes números de lote o fechas de vencimiento, debe recibirlos en partes separadas:
Primera recepción — Reciba la cantidad correspondiente al primer número de lote y fecha de vencimiento. Complete esta recepción.
Segunda recepción — Inicie una nueva recepción para la cantidad restante con el diferente número de lote y fecha de vencimiento.
Importante: Los diferentes lotes deben ir a ubicaciones distintas. Asegúrese de que las ubicaciones de su almacén estén configuradas para segregar el inventario por lote y fecha de vencimiento antes de comenzar la recepción.
Ingreso de números de lote y fechas de vencimiento
Los números de lote y las fechas de vencimiento se ingresan durante el proceso de recepción, una vez que la orden de compra ha sido creada y confirmada. Se le pedirá que ingrese esta información al recibir cada lote de artículos.
Si desea la posibilidad de ingresar previamente números de lote y fechas de vencimiento durante la creación de órdenes de compra (en lugar de hacerlo durante la recepción), puede enviar una solicitud de función a nuestro equipo de soporte. Esta capacidad le ahorraría tiempo cuando ya dispone de esta información por parte de los proveedores.
Gestión de cambios de estado de órdenes de compra
Revertir una orden de compra completada o recibida
Si necesita recibir artículos de una orden de compra que ya ha sido marcada como completada o recibida, puede revertirla al estado confirmado:
Cancelar la orden de compra
Reabrir la orden de compra
Esto devuelve la orden de compra al estado confirmado, dejándola lista para recibir artículos nuevamente. Los cambios de estado funcionan como un ciclo: puede avanzar a través de ellos según sea necesario.
Visualización de cargos de órdenes de compra
Acceso a facturas y cargos de órdenes de compra
Para ver qué cargos se han añadido a una orden de compra:
Vaya al área de facturación
Descargue la factura de la orden de compra
Cualquier tarifa adicional y otros cargos añadidos a la orden de compra serán visibles en el documento de factura descargado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo agregar el mismo SKU varias veces a una orden de compra con diferentes números de lote o fechas de vencimiento?
Es posible que esta funcionalidad no esté disponible en la interfaz estándar. Deberá consultar con el equipo de soporte para confirmar si se pueden añadir varios elementos de línea del mismo SKU con diferentes fechas de lote a una sola orden de compra, ya que esto requiere un manejo especial. Comuníquese con nuestro equipo de soporte para analizar su caso de uso específico y determinar si esta capacidad puede habilitarse para su cuenta.
¿Puedo ingresar previamente números de lote y fechas de vencimiento al crear órdenes de compra?
Actualmente, los números de lote y las fechas de vencimiento se ingresan durante el proceso de recepción, una vez que la orden de compra ha sido creada y confirmada. Sin embargo, esta función puede añadirse para permitir la carga previa de información de lote y vencimiento durante la creación de la orden de compra, lo que ahorraría tiempo cuando ya dispone de esta información por parte de los proveedores. Si esta capacidad le resultaría útil, puede enviar una solicitud de función a nuestro equipo de soporte.
¿Cómo puedo revertir una orden de compra del estado completado o recibido al estado confirmado para poder recibir artículos?
Puede cancelar la orden de compra y luego reabrirla para devolverla al estado confirmado. Los cambios de estado funcionan como un ciclo: puede avanzar a través de ellos según sea necesario. El estado es principalmente un indicador visual, y cancelar y luego reabrir dejará la orden de compra lista para recibir nuevamente.
¿Cómo puedo ver qué cargos se han añadido a una orden de compra?
Puede ver los cargos de una orden de compra descargando la factura desde el área de facturación. Cualquier tarifa adicional y otros cargos añadidos a la orden de compra serán visibles en el documento de factura descargado.
¿Se puede agregar un campo «creado por» a las órdenes de compra para rastrear quién las creó?
Sí, esta es una solicitud de función válida que puede enviarse como un ticket. Agregar un campo «creado por» ayudaría a rastrear la responsabilidad de las órdenes de compra que permanecen en estado borrador o abierto. Si esta capacidad de seguimiento le resultaría útil para su organización, comuníquese con el equipo de soporte para enviar esta solicitud como una solicitud de función.
¿Por qué no puedo encontrar ciertos productos al intentar añadirlos a una orden de compra?
Si puede ver el producto en su lista de productos pero no puede encontrarlo al agregarlo a una orden de compra, intente buscarlo por el código de barras del producto en lugar de por el nombre. Los resultados de búsqueda en el menú desplegable de añadir producto son actualmente limitados, por lo que es posible que no aparezcan todos los productos con muchas variantes al buscar por nombre.
¿Dónde puedo enviar solicitudes de funciones o reportar problemas con las órdenes de compra?
Puede enviar solicitudes de funciones y reportar problemas comunicándose con nuestro equipo de soporte. Ellos pueden ayudarle con preguntas sobre la funcionalidad de las órdenes de compra, analizar requisitos personalizados y registrar tickets para nuevas funciones o mejoras que le gustaría ver implementadas.