Facturar un Envío a la Cuenta de Transportista de Otra Persona

1. Propósito

Hacer que el transportista facture la cuenta de otra persona por una etiqueta que usted compra, de modo que un pedido enviado bajo la guía de enrutamiento de un minorista se cargue a ese minorista en lugar de a usted.

2. Alcance

Configurar la facturación a terceros del transportista en un pedido saliente, ya sea en un pedido que ya existe o al crear uno, y leer el resultado. La vinculación inicial de una cuenta de transportista está fuera del alcance, así como ofrecer una a una organización secundaria, lo cual corresponde a SWI-006. La decisión sobre quién paga los aranceles de importación en un envío internacional es una configuración separada, tratada en SWI-019.

3. Roles y Responsabilidades

4. Cuándo necesita esto

Use esta instrucción siempre que el transportista deba facturar a una cuenta que no es la suya. Típicamente:

• Una marca realiza envíos directos a un gran minorista, y la guía de enrutamiento del minorista indica su propia cuenta de transportista para la mercancía entrante.

• Un cliente desea utilizar sus propias tarifas negociadas con el transportista en lugar de las suyas, y paga al transportista directamente.

• Un envío puntual se factura de vuelta a un proveedor, un socio o la cuenta propia de un cliente.

La señal inequívoca es que alguien le ha proporcionado un número de cuenta de transportista y un código postal, y le ha pedido que realice el envío con ellos. Eso es exactamente lo que esta configuración contempla.

5. Concepto clave — el tercero es una instrucción en la etiqueta, no una cuenta que se vincula

Esta es la parte que se malinterpreta con mayor frecuencia, y equivocarse lleva a las personas a buscar una pantalla de conexión que no necesitan.

6. Procedimiento — en un pedido que ya existe

1. Cambie a la organización propietaria del pedido.

2. Vaya a Pedidos y abra el pedido.

3. Localice la tarjeta de Facturación del Transportista. El distintivo indica Remitente o Tercero, y Remitente es el valor predeterminado.

4. Haga clic en el icono de lápiz junto al distintivo.

5. Marque Facturar a tercero. Aparecerán tres campos.

6. En Cuenta, introduzca el número de cuenta que le proporcionó la otra parte. Este campo es obligatorio.

7. En Código Postal, introduzca el código postal registrado en esa cuenta, no el código postal de entrega. Este campo es obligatorio.

8. En País, seleccione el país en el que está registrada la cuenta. El valor predeterminado es Estados Unidos.

9. Haga clic en Guardar.

Las tarifas se vuelven a cotizar automáticamente justo después de guardar, para cada tarea de envío del pedido que no se haya completado. Un breve mensaje confirma que las tarifas de envío se están actualizando. Espere a que finalice antes de comprar la etiqueta, para que la tarifa en pantalla sea la que corresponde a la instrucción aplicada.

7. Procedimiento — al crear el pedido

1. Vaya a Pedidos y haga clic en Nuevo Pedido.

2. Rellene el pedido como de costumbre y abra la sección Detalles adicionales.

3. Marque Facturar a tercero.

4. Introduzca la Cuenta, el Código postal y el País, tal como se indica en la sección 6.

5. Finalice la creación del pedido.

Al duplicar un pedido, la facturación a tercero se traslada a la copia, incluidos los tres campos. Es la forma más rápida de repetir la configuración en una serie de pedidos similares, y también es lo que debe verificarse en un duplicado que deba facturarse al remitente.

8. Verificación

• La insignia de Facturación de transportista muestra Tercero.

• La tarjeta muestra el número de cuenta enmascarado hasta sus dos últimos dígitos, con un botón para copiar el número completo.

• El código postal y el país aparecen debajo.

• Las tarifas se actualizan tras guardar y se sigue devolviendo una tarifa. La ausencia total de tarifas suele indicar un problema con el propio transportista, no con la instrucción de facturación.

• Una vez comprada la etiqueta, el envío no incluye ninguna línea de franqueo en la factura. Los gastos de gestión y embalaje aparecen con normalidad.

9. Restricciones y advertencias

• La configuración reside únicamente en el pedido. No existe ningún valor predeterminado por cliente ni por organización, y el constructor visual de automatización no dispone de ninguna acción para la facturación de transportista, por lo que un cliente que siempre factura a un tercero debe introducirlo en cada pedido.

• Tanto la Cuenta como el Código postal son obligatorios. No se permite guardar sin alguno de ellos.

• Remitente y Tercero son las únicas dos opciones. No existe configuración de destinatario ni de cobro en destino.

• El pedido debe seguir abierto. La Facturación de transportista no puede editarse una vez que el pedido está completado, cancelado o ignorado, por lo que debe corregirse antes de comprar la etiqueta, no después.

• Sigue siendo necesario disponer de su propia cuenta de transportista conectada para el transportista que desee utilizar. La facturación a tercero cambia quién recibe la factura, no quién cotiza, y un transportista sin cuenta conectada no aparecerá en ningún caso. Si la cuenta pertenece a una organización matriz, primero debe publicarse hacia abajo, conforme a SWI-006.

• La cuenta debe estar habilitada para la facturación a tercero en el lado del transportista. Ship Side Kick transmite los datos directamente, por lo que una cuenta rechazada por el transportista fallará en el momento de la compra de la etiqueta, no al guardar.

• El código postal es el registrado en la cuenta del pagador. Introducir aquí un código postal de entrega es el motivo más frecuente por el que un transportista rechaza la etiqueta.

• Desmarcar la casilla borra los tres campos de inmediato.

10. Ejemplo práctico

Un operador logístico 3PL gestiona los envíos para una marca que ha comenzado a hacer dropshipping a un gran minorista. La guía de enrutamiento del minorista indica la cuenta de transportista propia del minorista y solicita que todos los envíos se facturen a ella.

Los datos de la cuenta se introducen conforme a la sección 6 en cada pedido del minorista, y la insignia se verifica en el puesto de empaquetado antes de comprar la etiqueta. Dado que la configuración no persiste por cliente, la verificación en el puesto es el control que detecta los casos omitidos.