Introducción
La billetera funciona como un mecanismo de pago anticipado en el que los fondos se depositan por adelantado y se deducen automáticamente a medida que su equipo completa actividades de almacén: recepción de inventario, almacenamiento de mercancías, preparación de pedidos, empaque de órdenes y envío de paquetes. Esto elimina la necesidad de demoras en la facturación manual y garantiza una facturación precisa vinculada directamente al trabajo realizado.
Cómo funciona la billetera
Cuando deposita fondos en su billetera, estos quedan disponibles para cubrir los costos de los servicios 3PL. A medida que su equipo de almacén completa actividades, el sistema de facturación calcula automáticamente los cargos según las tarifas configuradas y los deduce del saldo de su billetera. Esto ocurre de manera transparente en segundo plano, con todas las transacciones registradas para una auditoría completa.
La billetera opera en ciclos de facturación, con el agotamiento de fondos calculado automáticamente durante los procesos de facturación nocturnos. Esto garantiza que su saldo siempre refleje el estado más actualizado de su cuenta.
Para administradores 3PL
Acceso a la billetera digital
La billetera digital se gestiona a través del panel de administración 3PL dentro del subsistema de facturación de ShipSidekick. Desde el menú principal, navegue a la sección de facturación y gestión de billetera para ver todas las billeteras de su organización, administrar cuentas de clientes y configurar los ajustes de la billetera.
Gestión de saldos de billetera
Depósito de fondos
Como administrador 3PL, puede depositar fondos en las billeteras de los clientes mediante múltiples métodos de pago:
Integración con Stripe: Procese depósitos directamente a través de Stripe para disponibilidad inmediata de fondos
Transferencia bancaria: Configure opciones de transferencia bancaria si su organización tiene esta opción habilitada
Los fondos generalmente están disponibles de inmediato tras el procesamiento exitoso del pago, lo que permite a los clientes continuar sus operaciones sin interrupciones.
Configuración de umbrales de recarga automática
Para evitar interrupciones del servicio por saldo insuficiente en la billetera, puede configurar umbrales de recarga automática para cada cuenta de cliente. Cuando el saldo de una billetera cae por debajo del umbral configurado, el sistema puede activar automáticamente una solicitud de recarga o alertarle para que reponga la cuenta manualmente.
Este enfoque proactivo garantiza que los clientes nunca experimenten demoras por saldos agotados.
Visualización de actividad e informes de billetera
Libros de transacciones
Acceda a libros de transacciones detallados de cualquier billetera de cliente para ver:
Todos los depósitos y adiciones de fondos
Cargos por servicios y deducciones
Fechas e importes de cada transacción
Historial de saldo acumulado
Estados de cuenta de la billetera
Exporte estados de cuenta completos de la billetera para fines contables, de conciliación e informes a clientes. Estos estados proporcionan un registro de auditoría completo de toda la actividad de la billetera durante un período especificado.
Integración con el registro de actividad
Todas las transacciones de la billetera se registran automáticamente en el catálogo de actividades de ShipSidekick, lo que proporciona registros de auditoría completos que se integran con sus registros operativos y de facturación más amplios.
Configuración de políticas de gasto de la billetera
Puede establecer políticas de gasto de billetera a nivel organizacional, que incluyen:
Límites de gasto por cliente: Establezca límites de gasto diarios o mensuales máximos para cuentas de clientes individuales
Restricciones de gasto: Defina qué servicios se pueden cargar a la billetera
Alertas de saldo: Configure notificaciones cuando los saldos alcancen umbrales críticos
Estas políticas le ayudan a mantener el control sobre el gasto de los clientes mientras garantizan que las operaciones continúen sin problemas.
Instantáneas de billetera y ciclos de facturación
Los saldos de la billetera son instantáneas inmutables vinculadas a períodos de facturación específicos. Esto significa que una vez que un ciclo de facturación se cierra, el saldo de la billetera para ese período queda bloqueado y se conserva con fines de auditoría. Las instantáneas históricas de la billetera se mantienen indefinidamente, lo que le permite revisar períodos de facturación anteriores y conciliar cuentas con total precisión.
Conciliación de pagos de billetera y facturas de clientes
Al conciliar la actividad de la billetera con las facturas de los clientes, siga estas prácticas recomendadas:
Tratar las facturas como «pagadas» al emitirse: Reconozca los ingresos cuando se genera una factura, no cuando se recibe el pago
Tratar los retiros de efectivo como anticipos: Considere los retiros de fondos de la billetera como anticipos o depósitos a cuenta de futuras facturas, ya que normalmente recibirá los pagos de la billetera antes de que se cierren las facturas
Supervisar los informes unificados: Utilice el modelo de facturación unificado y los informes de retiros para hacer seguimiento de la relación entre los depósitos en la billetera y los montos de las facturas
Próximamente llegará un nuevo modelo de facturación unificado y reportes de retiros más claros para facilitar aún más este proceso de conciliación.
Control de Acceso Basado en Roles
Como administrador de un 3PL, tiene acceso completo de lectura y escritura a:
Todas las configuraciones y ajustes de la billetera
Recargas y depósitos en la billetera del cliente
Gestión de políticas de gasto
Informes detallados e historial de transacciones
Exportaciones de estados de cuenta de la billetera
El control de acceso se aplica a través del sistema de permisos de ShipSidekick, garantizando que solo los administradores autorizados puedan realizar cambios en la configuración de la billetera.
Para usuarios clientes de 3PL
Acceso a su billetera
El saldo de su billetera y el historial de transacciones son accesibles a través del panel de usuario cliente en ShipSidekick. Puede consultar su saldo actual en cualquier momento para saber cuánto crédito prepago tiene disponible para los servicios.
Visualización de su saldo e historial de transacciones
Visualización del saldo en tiempo real
Su saldo actual de la billetera se muestra de manera destacada en su panel, actualizándose en tiempo real a medida que se prestan los servicios y se aplican los cargos. Esto le brinda visibilidad inmediata de sus fondos disponibles.
Historial de transacciones
Acceda a un historial de transacciones de solo lectura filtrado a su cuenta de cliente, que muestra:
Todos los depósitos y adiciones de fondos
Cargos por servicios y deducciones
Fechas e importes de cada transacción
Saldo acumulado a lo largo del tiempo
Este historial detallado le ayuda a comprender cómo se están consumiendo sus fondos y a verificar que los cargos coincidan con el uso esperado de los servicios.
Solicitud de recargas en la billetera
Cuando su saldo esté bajo, puede solicitar una recarga a través de un flujo de autoservicio en su panel. Su solicitud se envía directamente a su administrador de 3PL, quien puede procesar el depósito rápidamente.
Para solicitar una recarga:
Navegue a la sección de billetera en el panel
Haga clic en la opción para solicitar fondos adicionales
Especifique el monto que necesita
Envíe su solicitud
Su administrador recibirá la notificación de su solicitud y podrá procesarla de inmediato, haciendo que los fondos estén disponibles generalmente en cuestión de minutos.
Alertas y notificaciones de saldo
Recibirá notificaciones cuando el saldo de su billetera caiga por debajo de los umbrales configurados. Estas alertas le ayudan a planificar con anticipación y a solicitar recargas antes de que su saldo llegue a un nivel crítico.
Las notificaciones se envían de acuerdo con el calendario configurado por su organización y pueden entregarse a través de sus canales de comunicación preferidos.
Comprensión de los cargos por servicios
El saldo de su billetera disminuye automáticamente a medida que su proveedor de 3PL completa los servicios en su nombre. Los cargos más comunes incluyen:
Recepción: Cargos por el procesamiento de inventario entrante
Almacenamiento: Cargos basados en los pies cúbicos de inventario almacenado
Picking: Cargos por artículo seleccionado para los pedidos
Empaque: Cargos por pedido empacado
Envío: Cargos basados en las tarifas del transportista y los niveles de servicio
Todos los cargos se calculan en función de las tarifas configuradas por su proveedor de 3PL y se aplican automáticamente a medida que se completa el trabajo.
Control de Acceso Basado en Roles
Como usuario cliente de 3PL, tiene acceso de solo lectura a:
Su saldo actual de la billetera
Su historial de transacciones (filtrado solo a su cuenta)
Alertas y notificaciones de saldo
Solicitudes de recarga de autoservicio
No puede modificar la configuración de la billetera ni ver la información de la billetera de otros clientes.
Preguntas Frecuentes
Preguntas Generales sobre la Billetera
P: ¿Con qué frecuencia se actualiza el saldo de mi billetera?
R: El saldo de su billetera se actualiza en tiempo real a medida que se prestan los servicios. El sistema de facturación calcula automáticamente los cargos en función de las actividades de almacén completadas y los deduce de su saldo de forma inmediata. La conciliación detallada se realiza durante los procesos de facturación nocturnos a las 4:00 AM UTC y 5:00 AM UTC.
P: ¿Qué sucede si el saldo de mi billetera es insuficiente para cubrir una transacción?
R: Si el saldo de su billetera es demasiado bajo para cubrir un cargo por servicio, el sistema marca el pedido para revisión manual o lo retiene hasta que se recargue la billetera, según la configuración de su organización. Su administrador recibirá una notificación y podrá procesar una recarga o ajustar el pedido según sea necesario.
P: ¿Puedo tener varias billeteras?
R: No, su organización opera con una única billetera por ciclo de facturación. Sin embargo, se conservan instantáneas históricas de la billetera con fines de auditoría, lo que le permite revisar períodos de facturación anteriores.
P: ¿Cómo se calculan los saldos de la billetera entre ciclos de facturación?
R: Los saldos de la billetera son instantáneas inmutables vinculadas a períodos de facturación específicos. Una vez que un ciclo de facturación se cierra, el saldo de ese período queda bloqueado y se conserva con fines de auditoría. Un nuevo saldo de billetera comienza con el siguiente ciclo de facturación.
Para administradores 3PL
P: ¿Cómo configuro recargas automáticas para las cuentas de clientes?
R: Navegue a la configuración de la billetera de cada cuenta de cliente y configure los umbrales de recarga automática. Cuando el saldo caiga por debajo del monto especificado, el sistema puede activar una solicitud de recarga automática o alertarle para que recargue la cuenta manualmente.
P: ¿Puedo establecer límites de gasto para clientes individuales?
R: Sí. Puede configurar límites de gasto por cliente como parte de las políticas de gasto de billetera a nivel organizacional. Estos límites pueden establecerse de forma diaria, mensual o personalizada según las necesidades de su negocio.
P: ¿Cómo exporto estados de cuenta de la billetera para fines contables?
R: Acceda a la sección de informes de la billetera de cualquier cuenta de cliente y seleccione la opción para exportar estados de cuenta. Puede especificar el rango de fechas y descargar un estado de cuenta completo que muestra todos los depósitos, cargos e historial de saldo.
P: ¿Qué métodos de pago son compatibles para los depósitos en la billetera?
R: ShipSidekick admite la integración con Stripe para depósitos inmediatos, así como transferencia bancaria si su organización tiene configurada esta opción. Comuníquese con el administrador de su cuenta para confirmar qué métodos están disponibles para su configuración.
Para usuarios clientes de 3PL
P: ¿Cómo solicito una recarga de billetera?
R: Navegue a la sección de su billetera en el panel de control y haga clic en la opción para solicitar fondos adicionales. Especifique el monto que necesita y envíe su solicitud. Su administrador recibirá la solicitud y podrá procesarla rápidamente, poniendo los fondos disponibles generalmente en cuestión de minutos.
P: ¿Recibiré una notificación cuando mi saldo esté por agotarse?
R: Sí. Recibirá notificaciones cuando el saldo de su billetera caiga por debajo de los umbrales configurados. Estas alertas le ayudan a planificar con anticipación y solicitar recargas antes de que su saldo llegue a un nivel crítico.
P: ¿Puedo ver un desglose de los cargos que se me aplican?
R: Sí. Su historial de transacciones muestra todos los cargos aplicados a su cuenta, y puede consultar su registro de actividad detallado para comprender qué servicios generaron cada cargo. Si necesita información más detallada, comuníquese con su administrador de 3PL.
P: ¿Cuánto tiempo tarda en procesarse una solicitud de recarga?
R: Las solicitudes de recarga generalmente se procesan en cuestión de minutos tras su envío. El plazo exacto depende de la disponibilidad de su administrador y del método de pago utilizado. Recibirá una notificación una vez que los fondos hayan sido agregados.
Guía de Resolución de Problemas
Problemas con el Saldo de la Billetera
Problema: El saldo de mi billetera parece incorrecto o no coincide con mis expectativas.
Solución:
Revise su historial de transacciones para identificar todos los cargos y depósitos recientes
Verifique que todos los cargos correspondan a servicios que efectivamente recibió
Compruebe que los depósitos hayan sido completamente procesados y aplicados a su cuenta
Si las discrepancias persisten, comuníquese con su administrador de 3PL con las fechas y los montos de las transacciones específicas
Su administrador puede revisar el registro de actividad detallado y los registros de facturación para identificar cualquier problema
Problema: Mi saldo disminuyó de forma inesperada.
Solución:
Revise su historial de transacciones para ver los cargos recientes
Verifique que los cargos correspondan a actividades de almacén completadas (recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, embalaje, envío)
Confirme que las tarifas aplicadas coincidan con los precios acordados
Si considera que un cargo es incorrecto, comuníquese de inmediato con su administrador de 3PL con los detalles de la transacción
Su administrador puede revisar el cargo y realizar los ajustes necesarios si corresponde
Problemas con Depósitos y Recargas
Problema: Mi solicitud de recarga no ha sido procesada.
Solución:
Verifique que haya enviado la solicitud correctamente (debería ver una confirmación en su panel de control)
Revise su correo electrónico para ver las notificaciones de su administrador de 3PL
Si han pasado más de unas pocas horas, comuníquese directamente con su administrador para confirmar la recepción
Es posible que su administrador necesite verificar la información del método de pago antes de procesar la solicitud
Problema: Intenté realizar un depósito pero los fondos no aparecen en mi billetera.
Solución:
Revise su historial de transacciones para verificar si el depósito fue registrado
Verifique que el pago haya sido procesado correctamente a través de su método de pago (revise su cuenta bancaria o de Stripe)
Si el pago fue procesado pero los fondos no aparecieron en su billetera, contacte a su administrador 3PL de inmediato
Su administrador puede investigar el procesamiento del pago y aplicar los fondos manualmente si es necesario
Espere entre 5 y 10 minutos para que el sistema procese y muestre el depósito correctamente
Problemas con notificaciones y alertas
Problema: No estoy recibiendo notificaciones de alerta de saldo.
Solución:
Verifique la configuración de notificaciones en su panel para asegurarse de que las alertas estén habilitadas
Confirme que su información de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.) sea correcta y esté actualizada
Revise la carpeta de spam o correo no deseado de su correo electrónico en caso de que las notificaciones estén siendo filtradas
Contacte a su administrador 3PL para confirmar que los umbrales de alerta de saldo estén configurados para su cuenta
Su administrador puede activar manualmente una notificación de prueba para verificar que el sistema funcione correctamente
Problema: Estoy recibiendo demasiadas notificaciones.
Solución:
Contacte a su administrador 3PL para ajustar los umbrales de alerta de saldo
Solicite que las notificaciones se envíen con menor frecuencia (por ejemplo, solo cuando el saldo caiga por debajo de un nivel crítico)
Su administrador puede configurar la frecuencia de notificaciones y los métodos de entrega según sus preferencias
Problemas con cargos por servicio
Problema: Se me cobró por un servicio que no recibí.
Solución:
Revise su historial de transacciones y registro de actividad para identificar el cargo específico
Verifique la fecha y el monto del cargo
Contacte a su administrador 3PL con los detalles de la transacción
Su administrador puede revisar los registros de actividad del almacén para confirmar si el servicio fue realmente completado
Si el cargo es incorrecto, su administrador puede emitir un crédito o ajuste en su cuenta
Problema: Los cargos parecen más altos de lo esperado según las tarifas acordadas.
Solución:
Revise las tarifas configuradas con su administrador 3PL para confirmar la estructura de precios
Consulte su historial de transacciones para entender qué servicios generaron cada cargo
Verifique que el volumen de servicios (inventario recibido, artículos recolectados, pedidos empaquetados, etc.) coincida con sus expectativas
Solicite a su administrador un desglose detallado de los cargos
Si las tarifas han cambiado, confirme los nuevos precios y la fecha de vigencia con su administrador
Problemas de acceso y permisos
Problema: No puedo ver el saldo de mi billetera ni el historial de transacciones.
Solución:
Verifique que haya iniciado sesión con la cuenta de usuario correcta
Compruebe que su rol de usuario haya sido configurado con permisos de acceso a la billetera
Asegúrese de estar navegando a la sección correcta del panel (sección de facturación o billetera)
Contacte a su administrador 3PL para confirmar que el acceso a la billetera esté habilitado para su cuenta de usuario
Es posible que su administrador deba actualizar sus permisos o restablecer su acceso
Problema: Estoy viendo información de billetera de otros clientes.
Solución:
Esto no debería ocurrir: la información de la billetera de cada cliente está aislada por cuenta
Si está viendo datos de otros clientes, se trata de un problema de permisos
Contacte a su administrador 3PL de inmediato para reportar el problema
Su administrador puede revisar sus permisos de acceso y corregir cualquier error de configuración
No comparta ni utilice información de cuentas de otros clientes
Obtener ayuda
Si encuentra problemas que no están cubiertos en esta guía, contacte directamente a su administrador 3PL. Ellos tienen acceso a registros de facturación detallados, registros de actividad e información de configuración del sistema necesaria para resolver rápidamente los problemas relacionados con la billetera.
Para problemas técnicos o errores del sistema, su administrador puede escalar el caso al soporte de ShipSidekick con mensajes de error específicos, IDs de transacción y fechas para agilizar la resolución.