1. Propósito
Explica cómo cargar códigos de barras y otros identificadores de productos en SKUs que ya existen, en una sola carga, usando el CSV de productos. Incluye en qué columna va un GTIN, cómo construir el archivo a partir de su propio catálogo y qué sucede cuando un identificador ya está en uso.
2. Alcance
Cubre la asignación de identificadores a productos existentes mediante la carga del CSV de productos. La carga de paquetes y sus componentes se trata en SWI-013. La lectura y configuración de variantes primarias y vinculadas se trata en SWI-024. La creación manual de productos no se cubre aquí.
3. Roles y responsabilidades
Propietario de marca o catálogo: suministra los identificadores y determina qué código corresponde a cada SKU.
Responsable de operaciones: ejecuta la carga y resuelve las filas que el sistema rechace.
Soporte: confirma qué identificadores ya están registrados antes de iniciar el proceso.
4. Cuándo se necesita esto
Se están incorporando códigos de barras a un catálogo que fue creado sin ellos.
El proceso de escaneo para empaquetar, o cualquier otro paso con lector, necesita códigos en SKUs que no los tienen.
Un canal de venta minorista o de marketplace ha emitido GTINs que deben asociarse a SKUs existentes.
Un proveedor ha cambiado el código de un producto y es necesario actualizar un lote de SKUs de forma conjunta.
5. Concepto clave: GTIN es una familia de códigos, y barcode es donde se almacena
Lo que se suele asumir | Lo que realmente ocurre |
|---|---|
Existe un campo llamado GTIN para rellenar. | No existe ningún campo llamado GTIN. Un GTIN se introduce en la columna barcode , que es el código que lee el escáner. UPC y EAN son simplemente formatos de GTIN, y cada uno tiene su propia columna si se desea almacenar el valor también de forma separada. |
Una carga requiere que todas las columnas estén rellenas. | Solo sku es obligatorio para actualizar un producto que ya existe. Un archivo con dos columnas, sku y barcode, es una carga completa y válida. |
Una celda en blanco borra el valor existente. | Las celdas en blanco se ignoran. Todo lo que se deje vacío conserva el valor que ya tenía. |
Una carga reemplaza el catálogo. | Las filas se emparejan por SKU y se actualizan en su lugar. Un SKU que no existe previamente se trata como un producto nuevo, y solo en ese caso necesita un nombre. |
Un SKU solo puede tener un código. | Un SKU tiene un código de barras principal más cualquier número de alias de código de barras, que es donde corresponde almacenar códigos anteriores, códigos secundarios y códigos de proveedor o de caja para el mismo artículo. |
Muchos códigos para un SKU implica muchas filas. | Es lo contrario. Los alias son una lista dentro de una sola celda, por lo que muchos códigos para un SKU corresponden a una fila con los códigos separados por punto y coma. Una fila por código se sobreescribiría a sí misma a lo largo del archivo. |
Cargar alias reemplaza los que ya existen. | Los alias se añaden a los que el SKU ya tiene, y los duplicados se eliminan. Esto es lo que permite cargar por lotes y volver a ejecutar un archivo tras corregirlo de forma segura. |
6. Procedimiento: exportar, completar los identificadores, cargar
Abra Productos desde el menú del panel de control.
Haga clic en Acciones y luego en Exportar todos los productos. El archivo descargado utiliza exactamente las mismas columnas que espera la carga, por lo que sus SKUs ya están rellenos y no es necesario escribir nada dos veces.
Abra el archivo y dé formato Texto a la columna sku antes de hacer cualquier otra cosa, para que cualquier SKU que comience con un cero lo conserve.
Rellene la columna barcode frente a cada SKU. Use también las columnas upc, ean, isbn o asin si desea que esos valores se almacenen por separado.
Introduzca los códigos anteriores o secundarios del mismo SKU en barcode aliases, separados por punto y coma.
Elimine todas las columnas excepto sku y las columnas de identificadores que haya rellenado. Esto es opcional y facilita la revisión del archivo.
Guarde como CSV.
De vuelta en la página de Productos, haga clic en Acciones y luego en Cargar productos.
Seleccione el archivo y cárguelo.
Si prefiere comenzar desde un archivo vacío en lugar de desde su catálogo, la ventana de carga tiene un botón Descargar plantilla CSV que proporciona las mismas columnas con filas de ejemplo.
6A. Asignación de múltiples códigos a un solo SKU
Este es el caso más habitual cuando los cartones, cajas o las propias etiquetas de un proveedor llevan cada una su propio código, pero todos corresponden al mismo artículo que usted gestiona. Una lista de códigos suele llegar con un código por fila y debe reestructurarse antes de poder cargarse.
El archivo requiere una fila por SKU de destino, no una fila por código. Coloque el SKU en la columna sku, y todos los códigos que le correspondan en la columna barcode_aliases de esa misma fila, separados por punto y coma y sin espacios. Una fila puede contener tantos códigos como sea necesario.
Omita la columna barcode del archivo por completo cuando haga esto. Esa columna admite un único código, por lo que no es posible introducir una lista de códigos en ella, e incluirla corre el riesgo de sobrescribir el código por el que ya se identifica el SKU al escanear.
Dado que los alias se añaden en lugar de reemplazarse, una asignación extensa puede dividirse en varias cargas, una línea de producto a la vez, y un archivo puede corregirse y volver a ejecutarse sin deshacer lo que ya se procesó correctamente.
7. Verificación
La carga informa cuántas filas procesó y enumera las que no pudo procesar.
Abra dos o tres de los SKUs que actualizó y confirme que el código de barras aparece ahora en la variante.
Escanee uno de los nuevos códigos en un puesto de empaque o con un lector de mano y confirme que localiza el producto correcto.
Si se rechazó una fila, el mensaje indica el SKU y el motivo, de modo que pueda corregirse y volver a cargarse de forma individual.
8. Restricciones y advertencias
Es necesario tener acceso completo a Productos para que aparezca la opción de carga. Los usuarios de solo lectura no la verán.
Un identificador solo puede pertenecer a un producto a la vez. Si un código ya está asignado a otro SKU, esa fila se rechaza e indica el SKU que lo tiene, por lo que el conflicto debe resolverse antes de que el código pueda trasladarse.
Una fila rechazada solo se detiene a sí misma. Todas las demás filas del archivo se procesan igualmente, por lo que nunca es necesario volver a cargar el archivo completo.
Las celdas en blanco nunca borran un valor, y cargar alias nunca elimina los que ya existen. Para eliminar un identificador, hay que hacerlo directamente en el producto.
El software de hojas de cálculo elimina los ceros iniciales de cualquier columna que interprete como número, lo que corrompe silenciosamente tanto los SKUs como los códigos de barras. Formatee esas columnas como Texto antes de guardar, o edite el archivo en un editor de texto plano. Los GTINs son especialmente vulnerables a esto, ya que muchos comienzan con un cero.
Los alias se almacenan sin espacios iniciales ni finales y en mayúsculas, por lo que los códigos que solo difieren en espaciado o capitalización se tratan como el mismo código y se fusionan en uno.
Los SKUs se comparan sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas, por lo que un SKU escrito con una capitalización diferente a la registrada en el catálogo sigue encontrando su producto.
Cuando un sistema de almacén alimenta el catálogo, introduce su propio GTIN en el campo barcode, y una sincronización posterior puede sobrescribir lo que usted cargó. Los alias no se ven afectados por dicha sincronización, lo que es un motivo adicional para mantener los códigos asignados en la columna de alias.
9. Ejemplo práctico
Una marca de ropa que compra prendas en blanco al por mayor las recibe en cartones cuyas etiquetas llevan cada una su propio código para un estilo, color y talla específicos, mientras que la marca comercializa los artículos bajo un único SKU por talla. Cientos de códigos de cartón deben corresponder a una docena de SKUs de talla.
Observación | Interpretación |
|---|---|
Cientos de códigos de cartón, pero solo una docena de SKUs contra los que recibirlos. | Aproximadamente treinta códigos por talla, por lo que la asignación es de muchos a uno y corresponde a la columna de alias en lugar de a la columna barcode. |
La lista suministrada contiene un código por fila. | Debe pivotarse a una fila por SKU, con los códigos de esa talla unidos por punto y coma, antes de poder cargarse. |
La mitad de los SKUs ya tienen un código de barras y la otra mitad no. | Cargar los códigos de cartón como alias deja intactos los códigos existentes, algo que la columna barcode no haría. |
Ninguno de los SKUs tiene alias aún. | No hay nada que pueda sobrescribirse, por lo que la carga puede ejecutarse en lotes, una línea de producto a la vez. |
El trabajo se reduce a reestructurar la lista de un código por fila a una fila por SKU, y a realizar una única carga. Escanear cualquier etiqueta de cartón en la recepción mostrará entonces la talla correcta, que es el objetivo del ejercicio: el almacén escanea lo que está impreso en el cartón que tiene delante, no lo que la marca llama al artículo.
10. Documentos relacionados
SWI-013 — Cargar paquetes de productos desde un CSV
SWI-024 — Leer y configurar variantes principales y vinculadas