1. Propósito
Inspeccionar cada unidad devuelta, registrar su estado en la lista de verificación e indicar su destino, de modo que la calificación y la disposición sean correctas desde el primer momento. Establece con exactitud cómo se calcula la calificación, dado que se calcula y no se determina subjetivamente; un inspector que desconozca la regla tenderá a cuestionarla.
2. Alcance
Abarca la inspección de las unidades de una devolución que ya ha sido recibida, desde el panel de control. La recepción se describe en SWI-030 y la ejecución de las disposiciones resultantes se describe en SWI-032. La configuración de las reglas de disposición que determinan qué ocurre con cada artículo no se cubre en este documento.
3. Roles y Responsabilidades
Equipo de inspección: examina cada unidad, completa la lista de verificación con honestidad e indica dónde se ubica la unidad.
Responsable de operaciones: es el propietario de las reglas de disposición y revisa las anulaciones, que son la señal de que las reglas son incorrectas.
Soporte: consulta la calificación registrada y la lista de verificación cuando un comerciante impugna un resultado.
4. Cuándo se necesita este procedimiento
Se ha recibido una devolución y sus unidades deben procesarse.
Un artículo ha obtenido una calificación que el inspector no esperaba.
Todo está quedando en espera y nadie sabe por qué.
Una unidad devuelta debe regresar a una ubicación específica, conservando su lote o fecha de vencimiento.
5. Concepto clave: la calificación se calcula a partir de cinco casillas de verificación, no se determina subjetivamente
Lo que se suele asumir | Lo que realmente ocurre |
|---|---|
La calificación es la opinión del inspector sobre el artículo. | Se deriva de la lista de verificación. Marcar las casillas produce la calificación, y la única forma de registrar una diferente es mediante una anulación explícita que incluya un motivo escrito. |
Cada casilla marcada en la lista reduce la calificación. | Solo Dañado y Componentes Faltantes pueden bajar un artículo por debajo de B. Etiquetas Adjuntas y Desgaste Menor determinan A frente a B, y Embalaje Original únicamente decide entre A y B. |
Un artículo devuelto sin su embalaje original baja a C. | No es así. Un artículo sin daños y sin componentes faltantes no puede quedar por debajo de B, independientemente del estado del embalaje. |
La calificación D significa que el artículo está gravemente dañado. | Significa que tanto Dañado como Componentes Faltantes están marcados. No existe ningún indicador de gravedad en la lista de verificación, por lo que un artículo levemente rayado al que le falta un accesorio recibe la misma calificación que uno completamente destruido. |
El inspector decide qué ocurre con el artículo. | Las reglas de disposición deciden, a partir de la calificación y el resto de los detalles. El inspector ve el resultado y puede anularlo, también con un motivo. |
Una inspección incorrecta puede corregirse inspeccionando el artículo de nuevo. | No es posible. Cada unidad se inspecciona una sola vez y el sistema no permite una segunda inspección. Una decisión incorrecta debe gestionarse en la fase de disposición. |
La ubicación de almacenamiento es una nota para quien guarda el artículo. | Es la ubicación a la que realmente se añade la unidad cuando se ejecuta una disposición de Reposición. Dejarla vacía delega esa decisión a un valor de respaldo. |
6. Procedimiento — inspeccionar las unidades de una devolución
Abra la devolución y haga clic en Inspeccionar Artículos, o haga clic en Continuar con la Inspección en la pantalla de resultado de recepción. La dirección es /dashboard/<organization-slug>/returns/<return-id>/inspect.
Compruebe la barra de progreso en la parte superior. Las unidades se presentan de una en una y la barra es el único indicador de cuántas quedan.
Escanee el código de barras de la unidad en Verificación de SKU, o escriba el SKU. Esto registra si el artículo que tiene en mano coincide con el artículo esperado, y las reglas de disposición pueden configurarse para tenerlo en cuenta.
Revise la Lista de Verificación de Condición frente a la unidad: Etiquetas Adjuntas, Embalaje Original, Desgaste Menor, Dañado, Componentes Faltantes.
Lea el panel Calificación de Condición, que se actualiza al marcar las casillas. Si no coincide con el artículo que tiene en mano, la lista de verificación es incorrecta, no la calificación.
Añada los Códigos de Defecto que correspondan. Son independientes de la calificación y no la modifican, pero las reglas de disposición pueden configurarse en función de ellos.
Establezca la Ubicación de almacenamiento. Aparece prellenada con una sugerencia, generalmente la ubicación habitual del SKU o la que ya contiene más unidades del mismo, y es editable. Añada el número de lote y la fecha de vencimiento cuando el producto los requiera.
Añada Notas de inspección si hay algo que la calificación y los códigos de defecto no recogen.
Use Anular Calificación / Disposición solo cuando el resultado calculado sea genuinamente incorrecto. Se requiere un motivo y el formulario no se enviará sin él.
Envíe la unidad y continúe con la siguiente. La devolución pasa a En Inspección con la primera unidad y a En Proceso una vez completada la última.
6A. Cómo se calcula la calificación
La regla se aplica en orden y se detiene en la primera línea que coincide, por lo que una línea superior siempre tiene prioridad.
Condición | Calificación | Etiqueta |
|---|---|---|
Dañado y Componentes Faltantes ambos marcados | D | Defectuoso |
Componentes dañados o faltantes, uno de los dos | C | Aceptable / Dañado |
Sin daños ni faltantes, pero etiquetas retiradas o desgaste menor | B | Bueno |
Etiquetas puestas, sin desgaste, nada dañado ni faltante, embalaje original | A | Nuevo / Como nuevo |
Etiquetas puestas, sin desgaste, nada dañado ni faltante, sin embalaje original | B | Bueno |
La lectura práctica es que Componentes dañados y Componentes faltantes son las únicas dos casillas que determinan C y D. Las otras tres clasifican los artículos sin daños en A o B.
6B. Cuando todo queda en espera
La espera no es algo que la lista de verificación pueda generar. Es lo que devuelven las reglas de disposición cuando ninguna regla coincide con el artículo, por lo que una serie de artículos que quedan en espera casi siempre significa que las reglas no los contemplan, y no que el inventario sea sospechoso.
Una organización sin reglas de disposición configuradas envía cada unidad inspeccionada a espera por diseño. La solución es redactar reglas que cubran los grados y motivos que realmente se presentan, no anular cada artículo conforme aparece. La liquidación del atraso resultante se trata en SWI-033.
7. Verificación
La barra de progreso alcanza el recuento completo y la pantalla muestra Inspección completada.
La devolución muestra En procesamiento una vez que se ha inspeccionado cada unidad, tras haber pasado por En inspección.
La tarjeta Resultados de inspección en la devolución lista cada unidad con su grado y la disposición asignada.
Una unidad anulada muestra la anulación y su motivo, y ya no hace referencia a ninguna regla.
La ubicación de almacenamiento y el lote o la fecha de vencimiento, si corresponden, aparecen junto a la unidad, listos para la reposición.
Ejecutar todas las disposiciones se ofrece ahora en la devolución, opción que no estaba disponible mientras quedaban unidades sin inspeccionar.
8. Restricciones y advertencias
La devolución debe indicar Recibido o En inspección. Una devolución que ya ha avanzado a En procesamiento no puede inspeccionarse más.
Cada unidad se inspecciona una sola vez. No existe reinspección ni pasada de corrección, por lo que un error detectado posteriormente se gestiona en la disposición o ajustando el inventario más adelante.
Anular el grado o la disposición requiere un motivo, y un único motivo cubre ambos.
Anular la disposición desvincula la unidad de las reglas por completo, por lo que el registro ya no indica qué regla habría aplicado.
Los códigos de defecto nunca modifican el grado. Existen para que las reglas de disposición y la cola de espera dispongan de algo más específico que una letra con la que trabajar.
El lote y la fecha de vencimiento solo pueden introducirse una vez que se ha seleccionado una ubicación de almacenamiento real. Se transfieren al inventario únicamente a través de la ruta de reposición concreta, que es la ruta que crea una ubicación registrada.
Cuando la unidad fue devuelta contra un envío original, el lote y la fecha de vencimiento se rellenan automáticamente a partir de él y se marcan como provenientes de dicho envío. Permanecen editables, lo cual hace viable el procesamiento de devoluciones de canales a los que no realizamos envíos.
Se cobra una tarifa de inspección por unidad cuando así está configurado, y puede establecerse de forma diferente según el grado.
Inspeccionar la última unidad también cierra la tarea principal de la devolución, lo cual hace que la devolución sea apta para disposición.
Cuando un reembolso está configurado para activarse en la inspección, el envío de cada unidad es lo que lo desencadena.
9. Ejemplo práctico
Una marca que opera a través de un 3PL detectó que todas las unidades devueltas llegaban en espera y preguntó por qué la inspección rechazaba el stock en buen estado.
Lo que se observó | Lo que significaba |
|---|---|
Artículos con una lista de verificación limpia seguían quedando en espera. | La lista de verificación no era la causa. Una lista limpia produce el grado A, y la espera no es un grado. |
La organización no tenía reglas de disposición configuradas. | Esta era la causa completa. Sin ninguna regla con la que coincidir, cada unidad inspeccionada cae en espera. |
Los inspectores habían comenzado a anular cada artículo a Reposición. | Comprensible, pero el mecanismo equivocado. Cada anulación era una decisión manual que una sola regla habría tomado automáticamente, y cada una desvinculaba la unidad de las reglas. |
Un artículo devuelto en su caja original recibió el grado B, no A. | La casilla Embalaje original no había sido marcada. Esa casilla es lo único que diferencia A de B en un artículo que de otro modo estaría limpio. |
Un artículo marcado como dañado y con piezas faltantes recibió el grado D, y el inspector esperaba C. | Marcar ambas casillas es la definición de D. Marcar solo una habría dado C. |
Se redactaron dos reglas: una que enviaba los grados A y B a Reposición y otra que enviaba C y D a Liquidación, y el atraso de espera dejó de crecer ese mismo día.