1. Propósito
Crear un registro de proveedor y seleccionarlo en una orden de compra, para que el historial de órdenes de compra muestre a quién realmente se le compró.
2. Alcance
Creación de un proveedor, cumplimentación de sus datos, selección en una orden de compra y gestión del proveedor de marcador de posición con el que comienza cada organización. La recepción de existencias contra una orden de compra queda fuera de este documento. La asignación de un proveedor en el registro de un producto se trata en SWI-024.
3. Roles y Responsabilidades
Rol | Responsabilidad |
|---|---|
Comprador o responsable de operaciones | Crea un proveedor antes de emitir la primera orden de compra contra él y mantiene los nombres diferenciables. |
Gestor de cuentas o administrador de 3PL | Configura la lista de proveedores por organización y recuerda que una organización cliente no hereda la del nivel superior. |
Soporte | Verifica si una organización sigue registrando todas las órdenes de compra contra su proveedor de marcador de posición antes de responder preguntas sobre el historial de compras. |
4. Cuándo necesitas esto
El desplegable de proveedor en una orden de compra no muestra la empresa a la que estás comprando.
Tu lista de proveedores muestra una sola entrada y lleva el nombre de tu propia organización.
Quieres que el historial de órdenes de compra muestre proveedores reales en lugar de uno único comodín.
Has añadido una segunda organización y su lista de proveedores parece vacía en comparación con la primera.
Estás registrando por primera vez condiciones de pago, plazos de entrega o un valor mínimo de pedido para un proveedor.
5. Concepto clave: el proveedor con el que empiezas es un marcador de posición, no un proveedor real
Lo que la gente asume | Lo que ocurre realmente |
|---|---|
La lista de proveedores se configuró durante la incorporación, por lo que lo que aparece en ella es lo que se asignó a la cuenta. | Cada organización se crea con exactamente un proveedor, nombrado automáticamente igual que la organización. Existe para que se pueda emitir una orden de compra desde el primer día. Todo lo demás lo añades tú mismo. |
Un desplegable vacío me indicaría si aún faltaba configurar proveedores. | El desplegable nunca está vacío, porque el marcador de posición siempre está en él. La configuración de proveedores parece terminada cuando en realidad no ha comenzado. |
Los proveedores se gestionan desde la pantalla de órdenes de compra, ya que es donde se utilizan. | Los proveedores tienen su propia página. El formulario de orden de compra solo selecciona entre registros que ya existen, por lo que el proveedor debe crearse primero. |
Los proveedores se comparten entre mis organizaciones. | Cada organización mantiene su propia lista. Un proveedor añadido a una organización principal no aparece en una organización cliente y debe crearse allí por separado. |
Registrar todas las órdenes de compra contra un único proveedor es inofensivo. | El historial de órdenes de compra es tu registro de a quién compraste y en qué condiciones. Un único proveedor que cubra todos los pedidos significa que ese historial no podrá responder la pregunta más adelante. |
6. Procedimiento
6A. Crear el proveedor
Haz esto antes de comenzar a crear la orden de compra. El formulario de orden de compra no ofrece ninguna forma de añadir un proveedor, por lo que abandonar una orden a medio completar para crear uno hará que pierdas lo que ya ingresaste.
Abre Proveedores desde la navegación superior. Se encuentra en Más a menos que tu organización lo haya movido.
Haz clic en Crear proveedor en la parte superior derecha.
Introduce el Nombredel proveedor. Este es el único dato que es estrictamente obligatorio, y es lo único que se muestra en el desplegable de la orden de compra, así que elige algo que puedas reconocer entre otros.
Establece la Moneda. El valor predeterminado es USD, y las opciones disponibles son AUD, CAD, EUR, GBP, MXN y USD.
Complete los demás datos que tenga disponibles. El nombre del contacto, correo electrónico, teléfono, sitio web, condiciones de pago, plazo de entrega en días, cantidad mínima de pedido, importe mínimo de pedido, ID fiscal, tasa impositiva, su número de cuenta con ellos y la dirección predeterminada son todos opcionales y pueden editarse posteriormente.
Haz clic en Guardar.
6B. Seleccionarlo en una orden de compra
Abre Órdenes de compra desde la navegación superior.
Inicie una nueva orden de compra o abra un borrador existente.
Elija el nuevo proveedor en el campo Proveedor . La lista está ordenada alfabéticamente por nombre y abarca todos los proveedores de la organización en la que se encuentra actualmente.
Continúe con el almacén, las líneas de artículos y las cantidades de la forma habitual.
6C. Gestionar el proveedor de marcador de posición
El proveedor que lleva el nombre de su propia organización puede renombrarse con algo útil, lo cual es preferible a dejarlo en la parte superior de la lista.
Abre Proveedores y haga clic en la entrada que lleva el nombre de su organización.
Cambie el nombre y complete los detalles que tenga disponibles.
Haz clic en Guardar.
Las órdenes de compra ya emitidas contra él se actualizan automáticamente con el nuevo nombre, ya que apuntan al registro y no al texto. Si prefiere retirarlo en lugar de reutilizarlo, tenga en cuenta que no puede eliminarse una vez que tiene órdenes de compra o productos asociados, por lo que cambiar el nombre suele ser la única opción.
7. Verificación
El nuevo proveedor aparece en la lista de Proveedores, en su posición alfabética correspondiente.
Al abrirlo, se muestran sus propios productos y órdenes de compra, ambos vacíos para un proveedor recién creado.
El campo Proveedor en una nueva orden de compra ofrece el nuevo nombre.
Después de guardar una orden de compra contra él, dicha orden aparece en la página propia del proveedor.
En una segunda organización, la lista muestra únicamente los proveedores de esa organización, lo que confirma que las listas son independientes y no que falten entradas.
8. Restricciones y advertencias
Crear o editar un proveedor requiere el permiso Gestionar proveedores. Ver proveedores permite visualizar la lista, pero no modificarla.
Las listas de proveedores son por organización y no se heredan de una organización principal. Un 3PL que configure una organización de cliente comienza desde el marcador de posición de ese cliente, no desde su propia lista.
Un proveedor que tenga órdenes de compra o productos vinculados no puede eliminarse. En su lugar, cámbielo de nombre.
El formulario de orden de compra no permite crear un proveedor, por lo que el orden de las operaciones es importante. Cree primero el proveedor.
En el menú desplegable de la orden de compra solo aparece el nombre. Dos proveedores con nombres similares son indistinguibles en el momento de seleccionarlos.
La moneda se establece por proveedor y tiene USD como valor predeterminado, lo cual conviene verificar en la primera orden de compra y no después de emitirla.
Cada nueva organización recibe automáticamente el proveedor de marcador de posición, por lo que una organización recién creada nunca parece necesitar configuración de proveedores.
9. Ejemplo práctico
Un minorista gestiona dos organizaciones: una para su propio almacén y otra para la ubicación del 3PL al que transfiere inventario, y lleva meses emitiendo órdenes de compra en ambas sin que se haya añadido ningún proveedor.
Observación | Lectura |
|---|---|
Cada organización tiene exactamente un proveedor, cada uno con el nombre de la propia organización. | Ninguna de las listas ha recibido nuevas entradas. Ambas corresponden al marcador de posición creado automáticamente con la organización. |
Todas las órdenes de compra en ambas organizaciones apuntan a ese único proveedor. | Las compras se están gestionando correctamente. El campo de proveedor simplemente no aporta información, por lo que el historial no permite identificar el origen de cada artículo. |
El propietario de la cuenta ya tiene el permiso Gestionar proveedores en ambas organizaciones. | No es un problema de permisos. La funcionalidad ha estado disponible todo el tiempo. |
La necesidad surge en las pantallas de compras y no en las de proveedores. | La configuración se busca donde se necesita y no donde está ubicada, que es precisamente toda la dificultad. |
En este escenario no hay nada mal configurado ni datos que corregir. Cambie el nombre de cada marcador de posición en lugar de eliminarlo, ya que ambos tienen historial de órdenes de compra. No es posible añadir un proveedor desde la pantalla de órdenes de compra donde surge la necesidad, razón por la que el procedimiento de la sección 6 comienza en otro lugar.
10. Documentos relacionados
SWI-024 — Leer y configurar variantes principales y vinculadas