1. Objectif
Créer une fiche fournisseur et la sélectionner sur un bon de commande, afin que l'historique des bons de commande indique auprès de qui vous avez réellement effectué vos achats.
2. Périmètre
Création d'un fournisseur, renseignement de ses informations, sélection sur un bon de commande et gestion du fournisseur de substitution dont dispose chaque organisation à sa création. La réception de stock sur un bon de commande est hors périmètre de ce document. La définition d'un fournisseur sur une fiche produit est traitée dans SWI-024.
3. Rôles et responsabilités
Rôle | Responsabilité |
|---|---|
Acheteur ou responsable des opérations | Crée un fournisseur avant d'émettre le premier bon de commande associé, et veille à ce que les noms soient facilement distinguables. |
Responsable de compte ou administrateur 3PL | Configure la liste des fournisseurs par organisation, et garde à l'esprit qu'une organisation cliente n'hérite pas de celle de l'organisation parente. |
Support | Vérifie si une organisation enregistre encore tous ses bons de commande sur son fournisseur de substitution avant de répondre aux questions relatives à l'historique des achats. |
4. Cas d'utilisation
La liste déroulante des fournisseurs sur un bon de commande ne propose pas l'entreprise auprès de laquelle vous effectuez vos achats.
Votre liste de fournisseurs n'affiche qu'une seule entrée, portant le nom de votre propre organisation.
Vous souhaitez que l'historique des bons de commande affiche les fournisseurs réels plutôt qu'un unique fourre-tout.
Vous avez ajouté une deuxième organisation et sa liste de fournisseurs semble vide par rapport à la première.
Vous enregistrez pour la première fois des conditions de paiement, des délais de livraison ou une valeur de commande minimale pour un fournisseur.
5. Concept clé : le fournisseur de départ est un substitut, pas un vrai fournisseur
Ce que les utilisateurs supposent | Ce qui se passe réellement |
|---|---|
La liste des fournisseurs a été configurée lors de l'intégration, donc ce qu'elle contient correspond à ce qui a été fourni au compte. | Chaque organisation est créée avec exactement un fournisseur, nommé automatiquement d'après l'organisation elle-même. Il existe pour permettre l'émission d'un bon de commande dès le premier jour. Tout ce que vous ajoutez par la suite est de votre initiative. |
Une liste déroulante vide m'indiquerait si les fournisseurs doivent encore être configurés. | La liste déroulante n'est jamais vide, car le fournisseur de substitution y figure en permanence. La configuration des fournisseurs semble terminée alors qu'elle n'a pas commencé. |
Les fournisseurs sont gérés depuis l'écran des bons de commande, puisque c'est là qu'ils sont utilisés. | Les fournisseurs disposent de leur propre page. Le formulaire de bon de commande ne sélectionne que parmi les enregistrements déjà existants ; le fournisseur doit donc être créé au préalable. |
Les fournisseurs sont partagés entre mes organisations. | Chaque organisation gère sa propre liste. Un fournisseur ajouté à une organisation parente n'apparaît pas pour une organisation cliente et doit y être créé séparément. |
Associer tous les bons de commande à un seul fournisseur est sans conséquence. | L'historique des bons de commande constitue votre trace de vos achats et des conditions associées. Si un seul fournisseur couvre toutes les commandes, cet historique ne pourra pas répondre à la question ultérieurement. |
6. Procédure
6A. Créer le fournisseur
Effectuez cette étape avant de commencer à créer le bon de commande. Le formulaire de bon de commande ne permet pas d'ajouter un fournisseur ; quitter un bon de commande partiellement renseigné pour en créer un entraîne la perte des informations saisies.
Ouvrez Fournisseurs depuis la navigation principale. Cette option se trouve sous Plus sauf si votre organisation l'a déplacée.
Cliquez sur Créer un fournisseur en haut à droite.
Saisissez le Nomdu fournisseur. Il s'agit du seul champ véritablement obligatoire, et c'est la seule information affichée dans la liste déroulante des bons de commande ; choisissez donc un nom que vous reconnaîtrez parmi d'autres.
Définissez la Devise. Par défaut, la devise est USD ; les options disponibles sont AUD, CAD, EUR, GBP, MXN et USD.
Renseignez toutes les informations dont vous disposez. Le nom du contact, l'adresse e-mail, le téléphone, le site web, les conditions de paiement, le délai de livraison en jours, la quantité minimale de commande, le montant minimal de commande, le numéro d'identification fiscale, le taux de taxe, votre numéro de compte chez ce fournisseur et son adresse par défaut sont tous facultatifs et modifiables ultérieurement.
Cliquez sur Enregistrer.
6B. Le sélectionner dans un bon de commande
Ouvrez Bons de commande depuis la navigation principale.
Créez un nouveau bon de commande ou ouvrez un brouillon existant.
Choisissez le nouveau fournisseur dans le champ Fournisseur . La liste est classée par ordre alphabétique et inclut tous les fournisseurs de l'organisation dans laquelle vous vous trouvez actuellement.
Poursuivez avec l'entrepôt, les lignes d'articles et les quantités comme d'habitude.
6C. Gérer le fournisseur de substitution
Le fournisseur portant le nom de votre propre organisation peut être renommé en quelque chose d'utile, ce qui est préférable à le laisser en tête de liste.
Ouvrez Fournisseurs et cliquez sur l'entrée portant le nom de votre organisation.
Modifiez le nom et renseignez les informations dont vous disposez.
Cliquez sur Enregistrer.
Les bons de commande déjà émis contre ce fournisseur suivent automatiquement le renommage, car ils pointent vers l'enregistrement et non vers le texte. Si vous préférez le mettre hors service plutôt que le réutiliser, notez qu'il ne peut pas être supprimé une fois qu'il est associé à des bons de commande ou à des produits ; le renommage est donc généralement la seule option.
7. Vérification
Le nouveau fournisseur apparaît dans la liste des fournisseurs, à sa position alphabétique.
En l'ouvrant, on accède à ses propres produits et bons de commande, tous deux vides pour un fournisseur qui vient d'être créé.
Le champ Fournisseur d'un nouveau bon de commande propose le nouveau nom.
Après l'enregistrement d'un bon de commande associé à ce fournisseur, la commande apparaît sur la page du fournisseur.
Dans une deuxième organisation, la liste n'affiche que les fournisseurs de cette organisation, ce qui confirme que les listes sont distinctes et non absentes.
8. Contraintes et mises en garde
La création ou la modification d'un fournisseur nécessite la permission Gérer les fournisseurs. L'autorisation Afficher les fournisseurs permet de consulter la liste sans la modifier.
Les listes de fournisseurs sont propres à chaque organisation et ne sont pas héritées d'une organisation parente. Un prestataire logistique (3PL) qui configure une organisation cliente repart du fournisseur de substitution de ce client, et non de sa propre liste.
Un fournisseur associé à des bons de commande ou à des produits liés ne peut pas être supprimé. Renommez-le à la place.
Le formulaire de bon de commande ne permet pas de créer un fournisseur ; l'ordre des opérations est donc important. Créez d'abord le fournisseur.
Seul le nom apparaît dans la liste déroulante des bons de commande. Deux fournisseurs aux noms similaires sont impossibles à distinguer au moment de la sélection.
La devise est définie par fournisseur et est USD par défaut ; il convient de le vérifier dès le premier bon de commande plutôt qu'après.
Chaque nouvelle organisation reçoit automatiquement le fournisseur de substitution, de sorte qu'une organisation toute nouvelle ne semble jamais nécessiter de configuration de fournisseur.
9. Exemple concret
Un détaillant gère deux organisations — l'une pour son propre entrepôt, l'autre pour le site de son prestataire logistique (3PL) vers lequel il transfère des stocks — et émet des bons de commande dans les deux depuis des mois, sans qu'aucun fournisseur n'ait jamais été ajouté.
Observation | Lecture |
|---|---|
Chaque organisation ne possède qu'un seul fournisseur, chacun portant le nom de l'organisation elle-même. | Aucune des deux listes n'a été complétée. Les deux entrées sont les fournisseurs de substitution créés automatiquement à la création de l'organisation. |
Chaque bon de commande dans les deux organisations pointe vers ce fournisseur unique. | Les achats sont gérés correctement. Le champ fournisseur ne contient simplement aucune information, ce qui empêche l'historique d'indiquer l'origine des approvisionnements. |
Le propriétaire du compte dispose déjà de la permission Gérer les fournisseurs dans les deux organisations. | Il ne s'agit pas d'un problème de permissions. La fonctionnalité était disponible depuis le début. |
La question se pose sur les écrans d'achat plutôt que sur les écrans des fournisseurs. | Le paramètre est recherché là où il est nécessaire plutôt que là où il se trouve, et c'est toute la difficulté. |
Rien n'est mal configuré dans ce cas et aucune donnée ne nécessite de correction. Renommez chaque fournisseur de substitution plutôt que de le supprimer, car les deux conservent un historique de bons de commande. Un fournisseur ne peut pas être ajouté depuis l'écran des bons de commande où le besoin se manifeste, ce qui explique pourquoi le parcours décrit à la section 6 commence ailleurs.
10. Documents connexes
SWI-024 — Lire et configurer les variantes principales et liées