1. Propósito
Crear un registro de proveedor y seleccionarlo en una orden de compra, de modo que el historial de órdenes de compra muestre a quién se le compró realmente.
2. Alcance
Crear un proveedor, completar sus datos, seleccionarlo en una orden de compra y gestionar el proveedor de marcador de posición con el que comienza cada organización. La recepción de inventario contra una orden de compra queda fuera de este documento. La configuración de un proveedor en un registro de producto se trata en SWI-024.
3. Roles y Responsabilidades
Rol | Responsabilidad |
|---|---|
Comprador o responsable de operaciones | Crea un proveedor antes de emitir la primera orden de compra contra él, y mantiene los nombres diferenciables. |
Gestor de cuenta o administrador 3PL | Configura la lista de proveedores por organización, y recuerda que una organización cliente no hereda la del elemento principal. |
Soporte | Verifica si una organización sigue registrando todas las órdenes de compra contra su proveedor de marcador de posición antes de responder preguntas sobre el historial de compras. |
4. Cuándo se necesita esto
El menú desplegable de proveedores en una orden de compra no muestra la empresa a la que se le está comprando.
La lista de proveedores muestra una sola entrada y tiene el nombre de su propia organización.
Se desea que el historial de órdenes de compra muestre proveedores reales en lugar de un único comodín.
Se ha añadido una segunda organización y su lista de proveedores parece vacía en comparación con la primera.
Se están registrando por primera vez condiciones de pago, plazos de entrega o un valor mínimo de pedido para un proveedor.
5. Concepto clave: el proveedor con el que se empieza es un marcador de posición, no un proveedor real
Lo que la gente supone | Lo que ocurre realmente |
|---|---|
La lista de proveedores se configuró durante la incorporación, por lo que lo que contiene es lo que se le asignó a la cuenta. | Cada organización se crea con exactamente un proveedor, que recibe automáticamente el nombre de la propia organización. Existe para que pueda emitirse una orden de compra desde el primer día. Todo lo demás debe añadirse manualmente. |
Un menú desplegable vacío me indicaría si los proveedores aún necesitan configurarse. | El menú desplegable nunca está vacío, porque el marcador de posición siempre está en él. La configuración de proveedores parece completada cuando en realidad no ha comenzado. |
Los proveedores se gestionan desde la pantalla de órdenes de compra, ya que ahí es donde se utilizan. | Los proveedores tienen su propia página. El formulario de orden de compra solo permite seleccionar entre registros que ya existen, por lo que el proveedor debe crearse primero. |
Los proveedores se comparten entre mis organizaciones. | Cada organización mantiene su propia lista. Un proveedor añadido a un elemento principal no aparece para una organización cliente, y debe crearse allí por separado. |
Registrar todas las órdenes de compra contra un solo proveedor es inofensivo. | El historial de órdenes de compra es el registro de a quién se le compró y en qué condiciones. Si un único proveedor cubre todos los pedidos, ese historial no podrá responder la pregunta posteriormente. |
6. Procedimiento
6A. Crear el proveedor
Haga esto antes de comenzar a crear la orden de compra. El formulario de orden de compra no ofrece ninguna forma de añadir un proveedor, por lo que si se abandona un pedido parcialmente creado para crear uno, se perderá lo ingresado.
Abrir Proveedores desde la navegación superior. Se encuentra en Más a menos que su organización lo haya movido.
Haga clic en Crear Proveedor en la parte superior derecha.
Ingrese el Nombredel proveedor. Este es el único dato que es verdaderamente obligatorio, y es lo único que se muestra en el menú desplegable de la orden de compra, así que asegúrese de que sea algo que pueda reconocer entre otros.
Configure la Moneda. El valor predeterminado es USD y las opciones disponibles son AUD, CAD, EUR, GBP, MXN y USD.
Complete la información que tenga a mano. El nombre de contacto, el correo electrónico, el teléfono, el sitio web, los términos de pago, el plazo de entrega en días, la cantidad mínima de pedido, el importe mínimo de pedido, el número de identificación fiscal, la tasa impositiva, su número de cuenta con ellos y la dirección predeterminada son todos opcionales y editables posteriormente.
Haga clic en Guardar.
6B. Seleccionarlo en una orden de compra
Abrir Órdenes de compra desde la navegación superior.
Inicie una nueva orden de compra o abra un borrador existente.
Elija el nuevo proveedor en el campo Proveedor . La lista está en orden alfabético por nombre e incluye todos los proveedores de la organización en la que se encuentra actualmente.
Continúe con el almacén, las líneas de artículos y las cantidades como de costumbre.
6C. Gestionar el marcador de posición
Al proveedor que lleva el nombre de su propia organización se le puede asignar un nombre más útil, lo cual es preferible a dejarlo en la parte superior de la lista.
Abrir Proveedores y haga clic en la entrada que lleva el nombre de su organización.
Cambie el nombre y complete los detalles que tenga disponibles.
Haga clic en Guardar.
Las órdenes de compra ya emitidas contra este proveedor se actualizan automáticamente con el nuevo nombre, ya que apuntan al registro y no al texto. Si prefiere retirarlo en lugar de reutilizarlo, tenga en cuenta que no puede eliminarse una vez que tiene órdenes de compra o productos asociados, por lo que cambiar el nombre suele ser la única opción.
7. Verificación
El nuevo proveedor aparece en la lista de Proveedores en la posición alfabética correspondiente.
Al abrirlo se muestran sus propios productos y órdenes de compra, ambos vacíos para un proveedor recién creado.
El campo Proveedor en una nueva orden de compra ofrece el nuevo nombre.
Tras guardar una orden de compra asociada a él, dicha orden aparece en la página propia del proveedor.
En una segunda organización, la lista muestra únicamente los proveedores de esa organización, lo que confirma que las listas son independientes y no que falten entradas.
8. Restricciones y advertencias
Para crear o editar un proveedor se necesita el permiso Gestionar proveedores. Ver proveedores permite consultar la lista, pero no modificarla.
Las listas de proveedores son por organización y no se heredan de una organización principal. Un 3PL que configure una organización cliente parte del marcador de posición de ese cliente, no de su propia lista.
Un proveedor que tenga órdenes de compra o productos vinculados no puede eliminarse. En su lugar, cámbiele el nombre.
El formulario de órdenes de compra no permite crear un proveedor, por lo que el orden de las operaciones es importante. Cree primero el proveedor.
En el menú desplegable de la orden de compra solo aparece el nombre. Dos proveedores con nombres similares son indistinguibles en el momento de seleccionarlos.
La moneda se configura por proveedor y tiene USD como valor predeterminado; conviene verificarlo en la primera orden de compra y no después de emitirla.
Cada nueva organización recibe automáticamente el proveedor de marcador de posición, por lo que una organización recién creada nunca da la impresión de requerir configuración de proveedores.
9. Ejemplo práctico
Un minorista gestiona dos organizaciones, una para su propio almacén y otra para la ubicación del 3PL al que transfiere existencias, y lleva meses emitiendo órdenes de compra en ambas sin que se haya añadido ningún proveedor.
Observación | Lectura |
|---|---|
Cada organización tiene exactamente un proveedor, cada uno con el nombre de la organización correspondiente. | Ninguna de las listas ha recibido incorporaciones. Ambas entradas son el marcador de posición creado automáticamente con la organización. |
Todas las órdenes de compra de ambas organizaciones apuntan a ese único proveedor. | Las compras se están gestionando correctamente. El campo de proveedor simplemente no contiene información, por lo que el historial no puede mostrar el origen de ningún artículo. |
El propietario de la cuenta ya tiene el permiso Gestionar proveedores en ambas organizaciones. | No es un problema de permisos. La funcionalidad ha estado disponible en todo momento. |
La necesidad surge en las pantallas de compras y no en las pantallas de proveedores. | Se está buscando la configuración donde se necesita y no donde se encuentra, que es precisamente toda la dificultad. |
En este patrón no hay nada mal configurado ni datos que corregir. Cambie el nombre de cada marcador de posición en lugar de eliminarlo, ya que ambos acumulan historial de órdenes de compra. No es posible añadir un proveedor desde la pantalla de órdenes de compra donde surge la necesidad, razón por la cual la ruta descrita en la sección 6 comienza en otro lugar.