1. Propósito
Extrae los datos de pedidos de Shipsidekick y llévalos a una hoja de cálculo por tu cuenta, eligiendo el formato de archivo que realmente incluya el nivel de detalle que necesitas, y ten claro qué preguntas puede responder la exportación hoy mismo y cuáles aún deben consultarse en pantalla.
2. Alcance
Ejecución del informe de Pedidos, elección entre CSV y Excel, y uso de la pantalla de Pedidos para encontrar un grupo de pedidos por etiqueta o por número de pedido. La creación de las etiquetas en sí queda fuera del alcance, al igual que los otros siete informes de la misma página, aunque la regla de CSV y Excel del apartado 4 se aplica de igual forma al informe de Envíos.
3. Roles y responsabilidades
Rol | Responsabilidad |
|---|---|
Administrador de marca o cuenta | Decide para qué se usa la exportación, selecciona el rango de fechas y analiza el resultado |
Personal de operaciones | Utiliza la pantalla de Pedidos para responder preguntas al instante cuando no se necesita una exportación |
Soporte | Solo es necesario en los dos casos del apartado 8 que el producto aún no puede filtrar |
4. Concepto clave: CSV y Excel no devuelven los mismos datos
Este es el punto más útil de este documento y es la razón de la mayoría de las solicitudes para «agregar una columna de SKU» al informe.
Formato | Qué obtienes |
|---|---|
CSV | Una sola hoja. Una fila por pedido, veintiséis columnas, con una celda de Resumen de Productos al final que lista los productos como un único texto, por ejemplo: 2x Bálsamo (BALM-01); 1x Vela (CAN-04). |
Excel (XLSX) | Dos hojas. La misma hoja de Pedidos, más una hoja de Líneas de pedido con una fila por SKU en cada pedido, que incluye SKU, Nombre del Producto, Título de Variante, Cantidad, Precio Unitario, Precio Total, Número de Lote y Fecha de Vencimiento. |
CSV es la opción predeterminada y en pantalla no se indica que la opción Excel incluye una hoja adicional. Si deseas hacer tablas dinámicas por SKU, o necesitas números de lote y fechas de vencimiento, debes elegir Excel. Solicitar el CSV y luego pedir que se agreguen los SKU equivale a pedir algo que el archivo Excel ya tiene.
5. Procedimiento: ejecutar el informe de Pedidos
Ve a Informes y permanece en la pestaña Pedidos, que es la que se abre por defecto.
Establece la Fecha de inicio y la Fecha de fin. El rango incluye ambos días y se interpreta según la zona horaria de informes de tu organización, no en UTC, por lo que un día equivale a tu jornada laboral.
Deja marcada la opción Incluir organizaciones secundarias si gestionas organizaciones secundarias y deseas incluirlas todas en un solo archivo. Desmárcala si solo quieres los datos de esta organización.
En Formato de archivo elige CSV o Excel (XLSX) según lo indicado en el apartado 4. Elige Excel si no estás seguro, ya que contiene todo lo que incluye el CSV y más.
Haz clic en Generar.
El informe se genera en segundo plano y no se descarga de inmediato. Un mensaje confirma que se ha puesto en cola e indica que aparecerá en Descargas cuando esté listo.
Mantén el rango acotado. El informe tiene un límite de tiempo y un rango amplio puede superarlo y fallar; en organizaciones de alto volumen, una semana aproximadamente es el tamaño fiable. Genera varios rangos cortos y combínalos en una sola hoja de cálculo en lugar de solicitar uno largo. Consulta el apartado 8.
Los informes terminados permanecen disponibles durante siete días y luego caducan, así que descarga el archivo en lugar de depender del enlace más adelante.
6. Procedimiento: buscar un grupo de pedidos por etiqueta en pantalla
Las etiquetas aún no se pueden exportar, según el apartado 8. Para consultarlas, usa la pantalla de Pedidos.
Ve a Pedidos.
Escribe la etiqueta en el cuadro de búsqueda, con la ortografía y las mayúsculas exactamente como aparece en la etiqueta. Consulta la advertencia más abajo, ya que aquí es donde la mayoría de las personas cometen errores.
Haz clic en el icono de ojo situado encima de la tabla y activa Etiquetas. La columna está oculta hasta que lo hagas, y la configuración se recuerda solo en ese navegador, por lo que deberás activarla nuevamente en otro equipo.
Advertencia: la búsqueda de etiquetas distingue entre mayúsculas y minúsculas. Buscar una etiqueta solo devuelve resultados con esa capitalización exacta. Si una etiqueta se ha creado dos veces con distintas mayúsculas/minúsculas —lo cual ocurre fácilmente cuando las etiquetas provienen de más de un origen—, cada variante devuelve solo su propia parte y el total parece mucho menor de lo que realmente es. Un resultado sospechosamente pequeño es la señal: prueba con otras capitalizaciones antes de concluir que el etiquetado falló.
La búsqueda por número de pedido funciona de forma diferente y más conveniente. Coincide con parte del nombre e ignora las mayúsculas, por lo que escribir los primeros caracteres de un número de pedido encuentra todos los pedidos que comienzan de esa manera.
7. Verificación
El archivo aparece en Descargas con el estado que indica que está completo.
El número de filas en la hoja de Pedidos es aproximadamente el esperado para ese rango de fechas.
Si elegiste Excel, el libro tiene dos pestañas: Pedidos y Líneas de pedido.
Si las columnas de Código de barras, UPC y similares aparecen vacías, significa que esos campos no están completados en el catálogo de productos, no que la exportación los haya omitido.
En pantalla, la columna Etiquetas es visible y está poblada una vez que se activa el interruptor del icono de ojo.
Un informe que aparece como fallido, en lugar de completo, casi siempre indica que el rango de fechas era demasiado amplio. Redúcelo a la mitad y ejecútalo de nuevo.
8. Restricciones y advertencias
El informe de Pedidos filtra únicamente por fecha. No existe filtro por etiqueta, número de pedido, estado, almacén o transportista, por lo que para seleccionar un subconjunto es necesario exportar todo el rango de fechas y filtrar en la hoja de cálculo.
El informe debe completarse dentro de un límite de tiempo, y un rango de fechas amplio en una organización muy activa puede superarlo y devolver un error en lugar de simplemente tardar más. En una organización de alto volumen, un rango de 15 días en el informe de envíos se completó en unos 4 minutos; los rangos de 16 y 31 días fallaron, y una exportación en Excel falló con 13 días. Excel requiere más recursos que CSV, por lo que alcanza el límite antes.
Ese límite es lo que hace que los filtros faltantes sean problemáticos. Como el rango de fechas es el único filtro, la única forma de acceder a más datos es la misma acción que falla, y un intervalo de varios meses no es alcanzable esperando más tiempo.
Esta es una propiedad del tamaño del informe, no de su cuenta, por lo que un rango que falla una vez seguirá fallando hasta que se reduzca.
Las etiquetas no son una columna en ninguna exportación, en ninguno de los dos formatos.
La pantalla de Pedidos puede responder ambas preguntas en pantalla, pero no tiene botón de descarga, por lo que lo que se puede ver allí no se puede exportar desde allí.
El informe de Envíos tiene la misma limitación de solo fechas, por lo que el costo de envío de un grupo determinado de pedidos tampoco se puede filtrar.
La visibilidad de columnas en la pantalla de Pedidos se almacena por navegador, no por usuario, por lo que no lo sigue a otro dispositivo.
Los informes caducan después de siete días.
El filtrado del informe por número de pedido y por etiqueta está siendo gestionado con el equipo de ingeniería. Hasta que esté disponible, esas dos exportaciones deben solicitarse al soporte.
9. Ejemplo práctico
Una marca desea los pedidos del día anterior que lleven una etiqueta promocional específica y, por separado, desea el costo de envío de cada pedido cuyo número comience con un prefijo de dos letras.
Observación | Lectura |
|---|---|
La búsqueda de la etiqueta en minúsculas devolvió un único pedido | La etiqueta existe dos veces con diferente uso de mayúsculas. Casi todos los pedidos correspondían a la otra grafía. El recuento no era evidencia de un error de etiquetado, sino de una búsqueda que distingue mayúsculas de minúsculas. |
La etiqueta era visible en pantalla pero no se podía exportar | Correcto y esperado. Las etiquetas no son una columna en ninguno de los dos formatos de exportación. |
La búsqueda por prefijo de número de pedido encontró los pedidos correctos en la pantalla de Pedidos | La búsqueda por número de pedido coincide con parte de un nombre e ignora las mayúsculas. Aún no existe forma de exportar solo ese grupo. |
Se solicitó una exportación de varios meses para acceder a esos mismos pedidos | No es alcanzable. Un rango tan amplio falla en lugar de completarse lentamente, por lo que la solución es combinar rangos cortos o solicitar ayuda al soporte. |
Al CSV le faltaba una columna de SKU | El archivo Excel sí la tiene, en su hoja de Artículos de línea. El CSV nunca incluye esa hoja. |
Resolución: la pregunta sobre el SKU se respondió volviendo a generar el mismo informe en formato Excel, sin necesidad de ayuda de nadie. La exportación por etiqueta y la exportación por número de pedido se solicitaron al soporte, ya que el informe todavía no puede filtrar por ninguno de los dos criterios.