1. Propósito
Extraiga los datos de pedidos de Ship Side Kick a una hoja de cálculo por su cuenta, elija el formato de archivo que realmente contenga el nivel de detalle que necesita y sepa qué preguntas puede responder hoy el exportado y cuáles todavía deben consultarse en pantalla.
2. Alcance
Ejecutar el informe de Pedidos, elegir entre CSV y Excel, y utilizar la pantalla de Pedidos para encontrar un grupo de pedidos por etiqueta o por número de pedido. La creación de las propias etiquetas queda fuera del alcance. También lo están los otros siete informes de la misma página, aunque la regla de CSV y Excel del apartado 4 se aplica igualmente al informe de Envíos.
3. Roles y responsabilidades
Rol | Responsabilidad |
|---|---|
Administrador de marca o cuenta | Decide el propósito del exportado, selecciona el intervalo de fechas y analiza el resultado |
Personal de operaciones | Utiliza la pantalla de Pedidos para responder una consulta en el momento cuando no se necesita exportar |
Soporte | Solo es necesario en los dos casos del apartado 8 que el producto aún no puede filtrar |
4. Concepto clave: CSV y Excel no devuelven los mismos datos
Este es el punto más útil de este documento y es la razón de la mayoría de las solicitudes para «añadir una columna de SKU» al informe.
Formato | Qué se obtiene |
|---|---|
CSV | Una sola hoja. Una fila por pedido, veintiséis columnas, que termina con una celda de Resumen de productos donde los productos aparecen como un único texto, por ejemplo: 2x Balm (BALM-01); 1x Candle (CAN-04). |
Excel (XLSX) | Dos hojas. La misma hoja de Pedidos, más una hoja de Líneas de artículos con una fila por SKU en cada pedido, que incluye SKU, Nombre del producto, Título de variante, Cantidad, Precio unitario, Precio extendido, Número de lote y Vencimiento. |
El CSV es la opción predeterminada y nada en pantalla indica que la opción de Excel contiene una hoja adicional. Si desea dinamizar por SKU, o necesita números de lote y fechas de vencimiento, debe elegir Excel. Solicitar el CSV y luego pedir que se añadan SKUs es pedir algo que el archivo Excel ya contiene.
5. Procedimiento: ejecutar el informe de Pedidos
Vaya a Informes y permanezca en la pestaña Pedidos, que es la que se abre por defecto.
Establezca la Fecha de inicio y la Fecha de fin. El intervalo incluye ambos días y se interpreta según la zona horaria de informes de su organización, no UTC; por lo tanto, un día aquí significa su jornada laboral.
Deje marcada la opción Incluir organizaciones secundarias si gestiona organizaciones secundarias y desea incluirlas todas en un solo archivo. Desmarque la opción para esta organización únicamente.
En Formato de archivo, elija CSV o Excel (XLSX) siguiendo las indicaciones del apartado 4. Elija Excel si no está seguro, ya que contiene todo lo que incluye el CSV y más.
Haga clic en Generar.
El informe se genera en segundo plano en lugar de descargarse inmediatamente. Un mensaje confirma que se ha puesto en cola e indica que aparecerá en Descargas cuando esté listo.
Mantenga el intervalo acotado. El informe tiene un límite de tiempo y un intervalo amplio puede superarlo y fallar; por lo tanto, en una organización de alto volumen, aproximadamente una semana es el tamaño fiable. Solicite varios intervalos cortos y combínelos en una sola hoja de cálculo en lugar de pedir uno largo. Consulte el apartado 8.
Los informes finalizados permanecen disponibles durante siete días y luego caducan, así que descargue el archivo en lugar de depender del enlace más adelante.
6. Procedimiento: buscar un grupo de pedidos por etiqueta en pantalla
Las etiquetas aún no se pueden exportar, según el apartado 8. Para consultarlas, utilice la pantalla de Pedidos.
Vaya a Pedidos.
Escriba la etiqueta en el cuadro de búsqueda, con la ortografía y las mayúsculas exactamente iguales a las de la etiqueta. Consulte la advertencia a continuación, ya que es donde la mayoría de las personas comete errores.
Haga clic en el icono de ojo sobre la tabla y active Etiquetas. La columna permanece oculta hasta que lo haga, y la configuración se guarda solo en ese navegador, por lo que deberá activarla nuevamente en otro equipo.
Advertencia: la búsqueda de etiquetas distingue entre mayúsculas y minúsculas. La búsqueda de una etiqueta coincide únicamente con esa capitalización exacta. Si una etiqueta se ha creado dos veces con diferente capitalización, lo que ocurre fácilmente cuando las etiquetas provienen de más de un lugar, cada variante devuelve solo su propia porción y el total parece mucho menor de lo que realmente es. Un resultado sospechosamente pequeño es la señal: pruebe otras capitalizaciones antes de concluir que el etiquetado falló.
La búsqueda por número de pedido funciona de manera diferente y más conveniente. Coincide con parte de un nombre e ignora las mayúsculas, por lo que escribir los primeros caracteres de un número de pedido encuentra todos los pedidos que comienzan así.
7. Verificación
El archivo aparece en Descargas con el estado que indica que está completo.
El número de filas en la hoja de Pedidos se encuentra en el rango esperado para ese intervalo de fechas.
Si eligió Excel, el libro tiene dos pestañas: Pedidos y Líneas de artículos.
Si las columnas de Código de barras, UPC y similares aparecen vacías, significa que esos campos no están completados en el catálogo de productos, no que el exportado los haya omitido.
En pantalla, la columna Etiquetas es visible y está poblada una vez que se activa el interruptor del icono de ojo.
Un informe que aparece como fallido, en lugar de completo, casi siempre significa que el intervalo de fechas era demasiado amplio. Redúzcalo a la mitad y ejecútelo de nuevo.
8. Restricciones y advertencias
El informe de Pedidos filtra solo por fecha. No existe filtro por etiqueta, número de pedido, estado, almacén ni transportista, por lo que seleccionar un subconjunto implica exportar el intervalo de fechas completo y filtrar en la hoja de cálculo.
El informe debe completarse dentro de un límite de tiempo, y un intervalo de fechas amplio en una organización con mucho tráfico puede superarlo y devolver un fallo en lugar de simplemente tardar más. Según lo medido en una organización de alto volumen, un intervalo de envíos de 15 días se completó en aproximadamente 4 minutos; los de 16 días y 31 días fallaron, y un exportado en Excel falló con 13 días. Excel es más pesado que CSV, por lo que alcanza el límite antes.
Ese límite es lo que hace que los filtros faltantes resulten problemáticos. Dado que el intervalo de fechas es el único filtro disponible, la única forma de acceder a más datos es la misma acción que falla, y un fragmento de varios meses no es alcanzable esperando más tiempo.
Esta es una propiedad del tamaño del informe, no de su cuenta, por lo que un intervalo que falla una vez seguirá fallando hasta que se reduzca.
Las etiquetas no son una columna en ninguna exportación, en ninguno de los dos formatos.
La pantalla de Pedidos puede responder ambas preguntas en pantalla, pero no tiene botón de descarga, por lo que lo que se puede ver allí no se puede exportar desde allí.
El informe de Envíos tiene la misma limitación de solo fechas, por lo que el costo de envío de un grupo específico de pedidos tampoco puede filtrarse.
La visibilidad de las columnas en la pantalla de Pedidos se almacena por navegador, no por usuario, por lo que no le sigue a otro dispositivo.
Los informes vencen después de siete días.
El filtrado del informe por número de pedido y por etiqueta está siendo gestionado con el equipo de ingeniería. Hasta que esté disponible, esas dos exportaciones deben solicitarse al soporte.
9. Ejemplo práctico
Una marca quiere los pedidos del día anterior que lleven una etiqueta promocional específica y, por separado, quiere el costo de envío de cada pedido cuyo número comience con un prefijo de dos letras.
Observación | Lectura |
|---|---|
La búsqueda de la etiqueta en minúsculas devolvió un único pedido | La etiqueta existe dos veces con diferente capitalización. Casi todos los pedidos estaban asociados a la otra variante ortográfica. El recuento no era evidencia de un error de etiquetado, sino de una búsqueda que distingue entre mayúsculas y minúsculas. |
La etiqueta era visible en pantalla pero no se podía exportar | Correcto y esperado. Las etiquetas no son una columna en ninguno de los dos formatos de exportación. |
La búsqueda por prefijo de número de pedido encontró los pedidos correctos en la pantalla de Pedidos | La búsqueda por número de pedido coincide con parte de un nombre e ignora las mayúsculas y minúsculas. Aún no existe forma de exportar únicamente ese grupo. |
Se solicitó una exportación de varios meses para acceder a esos mismos pedidos | No es alcanzable. Un intervalo tan amplio falla en lugar de completarse lentamente, por lo que la solución es combinar intervalos cortos o realizar una solicitud al soporte. |
Al CSV le faltaba una columna de SKU | El archivo Excel sí la tiene, en su hoja Artículos de línea. El CSV nunca incluye esa hoja. |
Resolución: la pregunta sobre el SKU se respondió volviendo a ejecutar el mismo informe en formato Excel, sin necesidad de ayuda de nadie. La exportación por etiqueta y la exportación por número de pedido se solicitaron al soporte, ya que el informe aún no puede filtrar por ninguno de los dos criterios.
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