Crear, Recibir y Cerrar una Orden de Compra

1. Propósito

Llevar una orden de compra desde su creación hasta su cierre, y describir con precisión qué hace cada estado y cada acción sobre la documentación y el stock, de modo que nadie tenga que adivinar si el inventario está a punto de moverse. Cubre los siete estados, qué está disponible en cada uno y la acción que puede duplicar silenciosamente una entrega.

2. Alcance

Cubre la creación de una orden de compra, la incorporación de líneas, el avance por los estados, la recepción desde el panel de control, el rechazo de mercancía y el cierre, junto con las restricciones para editar y eliminar una orden. La creación del registro de proveedor en sí se trata en SWI-025. La recepción con el escáner de mano sigue las mismas reglas, pero no se detalla aquí. La corrección del stock una vez recibido se realiza en la pantalla de Inventario y se describe en SWI-004.

3. Roles y Responsabilidades

• Comprador o responsable de operaciones: crea la orden de compra, la confirma y decide cuándo se cierra.

• Equipo de recepción: cuenta la entrega e introduce las cantidades aceptadas y rechazadas.

• Soporte: verifica lo que ya se ha recepcionado contra una orden de compra antes de que alguien vuelva a recepcionar contra ella.

4. Cuándo necesita esto

• Se está comprando stock y es necesario registrarlo antes de que llegue.

• Se creó una orden de compra pero los artículos no aparecen como Entrante.

• Ha llegado una entrega y es necesario registrarla contra una orden de compra.

• Parte de una entrega llegó dañada o incompleta y debe registrarse como rechazada.

• Una orden de compra fue reemplazada o duplicada y no está claro contra cuál se registró la mercancía.

• Una orden de compra está finalizada en el almacén pero sigue apareciendo como Parcialmente Recibida.

• El botón Eliminar está desactivado y no está claro por qué ni qué hacer en su lugar.

• Una orden de compra se marcó como finalizada y nunca apareció el stock.

5. Concepto clave: el estado y el stock son dos cosas distintas

6. El ciclo de vida de los estados

Existen siete estados. La ruta normal es Borrador, Abierta, Confirmada, Parcialmente Recibida, Recibida, y ninguno cambia por sí solo; cada paso es un botón que alguien pulsa.

Hay dos aspectos en esa tabla que merecen leerse dos veces. Confirmado es la puerta de entrada: nada figura como Entrante y nada puede recibirse hasta que se pulsa, razón por la cual un pedido de compra que permanece en Abierto parece no haber hecho nada. Y la misma acción de cierre tiene dos etiquetas distintas según el punto en que se encuentre: Marcar como completado en Confirmado y Marcar como recibido en Parcialmente recibido. Ambas hacen exactamente lo mismo y ninguna añade stock.

7. Procedimiento: crear un pedido de compra

1. Abra Productos, luego Pedidos de compra, y haga clic en Crear nuevo pedido.

2. Elija el Proveedor y el Almacén. Estos dos son los únicos campos obligatorios; el pedido de compra no se guardará sin ellos. La incorporación del registro del proveedor se describe en SWI-025.

3. Complete el resto de los datos disponibles. La fecha de llegada prevista, las condiciones de pago, el transportista, el número de seguimiento, el número de referencia, una nota al proveedor y las etiquetas son todos opcionales.

4. Añada cualquier coste que recaiga sobre el pedido y no sobre la mercancía, en el apartado de ajustes: flete, aranceles aduaneros, descuento, comisión por transacción en moneda extranjera, seguro, cargo por urgencia, recargo y otros.

5. Guarde. El pedido de compra pasa al estado Borrador y su número se genera automáticamente.

Introduzca el número de referencia si el proveedor utiliza uno. Es el campo que aparece en la lista de pedidos de compra y el que permite detectar duplicados antes de que alguien reciba mercancía contra el documento equivocado. La sección 12 describe lo que ocurre cuando nadie lo comprueba.

8. Procedimiento: añadir las líneas

Las líneas solo pueden añadirse o modificarse mientras el pedido de compra esté en estado Borrador o Abierto. Existen dos métodos y se comportan de forma diferente.

Uno a la vez. Haga clic en Añadir producto al pedido de compra y realice una búsqueda. La búsqueda coincide con el SKU, el nombre del producto, el título de la variante, el código de barras y cualquier alias de SKU, por lo que un producto cuyo código no sea el esperado puede encontrarse igualmente por nombre. Si el código de un proveedor no devuelve resultados, busque por nombre del producto y luego enseñe ese código al catálogo según SWI-036.

En bloque desde una hoja de cálculo. Haga clic en Cargar líneas, luego en Descargar plantilla CSV. Las columnas son sku, quantity, unit_of_measure, unit_price, tax_rate y subtotal; solo sku y quantity son obligatorias, y subtotal se calcula automáticamente si se deja en blanco. Cargue el archivo y el resultado indica cuántas filas se procesaron correctamente y cuántas no, ofreciendo las filas rechazadas como un archivo de errores descargable con el número de fila y el motivo del rechazo.

La carga coincide únicamente por la columna sku. Los alias de SKU no se consultan aquí aunque el cuadro de búsqueda sí los tiene en cuenta, por lo que un archivo elaborado con los códigos propios del proveedor debe traducirse antes de cargarse. Una fila rechazada solo afecta a sí misma; el resto del archivo se procesa igualmente.

Una vez que las líneas sean correctas, pulse Establecer estado en Abierto y luego Confirmar pedido. La confirmación es lo que hace que la mercancía cuente como Entrante y lo que hace posible la recepción, y bloquea las líneas.

9. Procedimiento: recibir una entrega

1. Abra Productos y luego Pedidos de compra desde el menú del panel.

2. Abra el pedido de compra. Debe estar en estado Confirmado o Parcialmente recibido. Un pedido de compra en estado Borrador o Abierto no puede recibirse; confírmelo primero.

3. Revise la sección Albaranes antes de hacer cualquier otra cosa. Muestra lo que ya se ha registrado como recibido contra este pedido de compra.

4. Haga clic en Iniciar recepción, o en Continuar recepción si parte de la entrega ya está registrada.

5. Establezca la Ubicación del almacén en Recepción masiva si toda la entrega va a una misma ubicación. Las líneas individuales pueden seguir apuntando a otra ubicación.

6. Introduzca la cantidad aceptada en cada línea, o pulse Recibir todo para rellenar cada línea con su saldo pendiente y ajuste a partir de ahí.

7. Introduzca una cantidad rechazada en cualquier línea donde la mercancía haya sido rehusada, esté dañada o sea deficiente.

8. Añada una nota y una foto de la entrega si hay algo que registrar.

9. Haga clic en Enviar. Las unidades aceptadas pasan a la ubicación en ese momento y el pedido de compra pasa a Parcialmente recibido.

9A. Cierre de un pedido de compra

El envío de un albarán de recepción siempre deja el pedido de compra en estado Parcialmente recibido, incluso cuando todas las líneas se han recibido en su totalidad. Nada lo cierra automáticamente.

Abra el pedido de compra y haga clic en Marcar como recibido para finalizarlo. Esto solo cambia el estado, por lo que es seguro en un pedido de compra con líneas pendientes; es la acción correcta cuando una entrega es incompleta y el saldo restante nunca llegará.

Cancelar pedido cumple la misma función para un pedido de compra que se va a abandonar en lugar de completar. Ninguna de las dos acciones mueve stock.

9B. Cuando la mercancía se registró en el pedido de compra incorrecto

Esto ocurre cuando un pedido de compra es reemplazado por un segundo que contiene las mismas líneas, y la entrega se registra contra el primero. El stock es correcto, pero la documentación apunta al documento equivocado.

No pulse Recibir todo en el segundo pedido de compra. Sus líneas muestran el saldo pendiente completo porque no se ha registrado ninguna recepción contra él, y al enviar se registraría la entrega completa por segunda vez.

En su lugar, use Marcar como recibido en el segundo pedido de compra. Las líneas duplicadas permanecen sin recibir en él, lo cual es correcto, y la cantidad pendiente desaparece de Entrante.

10. Verificación

• El pedido de compra guardado tiene un número generado automáticamente y aparece como Borrador.

• El número de líneas y el total coinciden con la documentación del proveedor antes de pulsar Confirmar pedido, ya que ninguno de los dos puede modificarse después.

• Tras confirmar, la cantidad pedida aparece en la columna Entrante del Inventario para esos SKU.

• La sección Recepciones del pedido de compra muestra la recepción, con las cantidades aceptadas y rechazadas y la ubicación.

• La pantalla de Inventario muestra las unidades aceptadas en la ubicación en la que se recibieron, y nada más.

• Las unidades rechazadas aparecen en la recepción y en ningún lugar del inventario.

• Un pedido de compra cerrado aparece como Recibido, y su cantidad pendiente ya no figura en la columna Entrante del Inventario.

• Entrante puede tardar un momento en actualizarse tras un cambio de estado. Se ajusta en el siguiente recálculo del inventario para esos artículos, no en el instante en que cambia el estado.

11. Limitaciones y consideraciones

• Se necesita acceso completo a Pedidos de compra para crear, recibir, confirmar o cerrar uno.

• El proveedor y el almacén son los únicos campos obligatorios para guardar. Todo lo demás puede añadirse después, mientras el pedido de compra permanezca en Borrador o Abierto.

• Los números de pedido de compra se generan en secuencia y no pueden introducirse manualmente. El número propio del proveedor se indica en el campo de número de referencia.

• Las líneas solo pueden añadirse, modificarse o eliminarse en estado Borrador y Abierto. Al confirmar, quedan bloqueadas.

• Un pedido de compra solo puede editarse mientras aparezca como Borrador o Abierto. Una vez confirmado, las líneas, cantidades y precios quedan bloqueados.

• La única forma de volver a un pedido de compra editable es Cancelar pedido seguido de Reabrir pedido, lo que lo devuelve al estado Abierto. Todo lo que ya se haya recibido contra él permanece recibido.

• Eliminar solo está disponible en estado Borrador y Abierto. Aparece desactivado en cualquier otro estado, sin ninguna explicación.

• Eliminar un pedido de compra lo archiva. Nunca elimina el stock que ya se ha recibido, y el registro de recepción se conserva.

• Se cobra una tarifa de recepción por cada recepción, cuando está configurada. Registrar la misma entrega dos veces cobra dos veces.

• Las cantidades rechazadas cierran el saldo de una línea de la misma forma que las aceptadas, por lo que una línea rechazada en su totalidad no volverá a ofrecerse en Recibir todo.

• Solo los pedidos de compra Confirmados y Parcialmente recibidos cuentan para Entrante. Un pedido de compra que permanece en estado Abierto no contribuye en nada.

• Cuando un pedido de compra proviene de un sistema externo, ese sistema realiza el seguimiento de lo recibido en cada recepción y puede cerrar el pedido de compra según sus propios criterios.

• Solicitud denegada no ofrece ninguna acción. Un pedido de compra que llega a este estado no puede avanzar desde esta pantalla.

12. Ejemplo práctico

Un pedido de compra es reemplazado por un segundo que contiene las mismas líneas más un artículo adicional, y el primero se cancela. La entrega se registra entonces contra el pedido de compra cancelado en lugar de contra su sustituto. Esta es la forma más habitual en que la documentación y el stock acaban apuntando a documentos distintos.

El stock no necesita ninguna corrección aquí. Lo que necesita corrección es la documentación, y la acción segura es Marcar como recibido en ambos, con un nuevo pedido de compra creado para lo que genuinamente siga pendiente.