1. Tujuan
Buat catatan pemasok dan pilih pada pesanan pembelian, sehingga riwayat pesanan pembelian menampilkan siapa yang benar-benar Anda beli.
2. Ruang Lingkup
Membuat pemasok, mengisi detailnya, memilihnya pada pesanan pembelian, dan menangani pemasok placeholder yang dimiliki setiap organisasi di awal. Penerimaan stok terhadap pesanan pembelian berada di luar dokumen ini. Pengaturan pemasok pada catatan produk dibahas dalam SWI-024.
3. Peran & Tanggung Jawab
Peran | Tanggung Jawab |
|---|---|
Pembeli atau pemimpin operasional | Membuat pemasok sebelum membuat pesanan pembelian pertama terhadapnya, dan menjaga nama agar mudah dibedakan. |
Manajer akun atau admin 3PL | Menyiapkan daftar pemasok per organisasi, dan mengingat bahwa organisasi klien tidak mewarisi daftar dari induknya. |
Dukungan | Memeriksa apakah suatu organisasi masih mengajukan setiap pesanan pembelian terhadap pemasok placeholder-nya sebelum menjawab pertanyaan tentang riwayat pembelian. |
4. Kapan Anda membutuhkan ini
Dropdown pemasok pada pesanan pembelian tidak menawarkan perusahaan yang Anda beli.
Daftar pemasok Anda menampilkan satu entri dan diberi nama sesuai organisasi Anda sendiri.
Anda ingin riwayat pesanan pembelian menampilkan vendor sesungguhnya, bukan satu entri tangkap-semua.
Anda telah menambahkan organisasi kedua dan daftar pemasoknya tampak kosong dibandingkan dengan yang pertama.
Anda mencatat ketentuan pembayaran, waktu tunggu, atau nilai pesanan minimum terhadap vendor untuk pertama kalinya.
5. Konsep utama: pemasok yang Anda mulai adalah placeholder, bukan pemasok sesungguhnya
Yang diasumsikan orang | Yang sebenarnya terjadi |
|---|---|
Daftar pemasok telah disiapkan saat orientasi, jadi apa pun yang ada di dalamnya adalah yang diberikan kepada akun. | Setiap organisasi dibuat dengan tepat satu pemasok, secara otomatis diberi nama sesuai organisasi itu sendiri. Pemasok ini ada agar pesanan pembelian dapat dibuat di hari pertama. Semua yang lain Anda tambahkan sendiri. |
Dropdown yang kosong akan memberi tahu saya jika pemasok masih perlu disiapkan. | Dropdown tidak pernah kosong, karena placeholder selalu ada di dalamnya. Pengaturan pemasok terlihat selesai padahal belum dimulai. |
Pemasok dikelola dari layar pesanan pembelian, karena di situlah mereka digunakan. | Pemasok memiliki halamannya sendiri. Formulir pesanan pembelian hanya memilih dari catatan yang sudah ada, sehingga pemasok harus dibuat terlebih dahulu. |
Pemasok terbawa ke seluruh organisasi saya. | Setiap organisasi memiliki daftarnya sendiri. Pemasok yang ditambahkan ke induk tidak muncul untuk organisasi klien, dan harus dibuat secara terpisah di sana. |
Mengajukan setiap pesanan pembelian ke satu pemasok tidak berbahaya. | Riwayat pesanan pembelian adalah catatan tentang dari siapa Anda membeli dan dengan ketentuan apa. Satu pemasok yang mencakup setiap pesanan berarti riwayat tersebut tidak dapat menjawab pertanyaan tersebut di kemudian hari. |
6. Prosedur
6A. Buat pemasok
Lakukan ini sebelum Anda mulai membuat pesanan pembelian. Formulir pesanan pembelian tidak menyediakan cara untuk menambahkan pemasok, sehingga meninggalkan pesanan yang baru sebagian dibuat untuk membuat pemasok akan menghilangkan apa yang telah Anda masukkan.
Buka Suppliers dari navigasi atas. Terletak di bawah More kecuali organisasi Anda telah memindahkannya.
Klik Create Supplier di kanan atas.
Masukkan Namepemasok. Ini adalah satu-satunya detail yang benar-benar diperlukan, dan merupakan satu-satunya hal yang ditampilkan dalam dropdown pesanan pembelian, jadi buat sesuatu yang akan Anda kenali di antara yang lain.
Atur Currency. Defaultnya adalah USD, dan pilihannya adalah AUD, CAD, EUR, GBP, MXN, dan USD.
Isi informasi lain yang Anda miliki. Nama kontak, email, telepon, situs web, syarat pembayaran, waktu tunggu dalam hari, jumlah pesanan minimum, jumlah pesanan minimum, ID pajak, tarif pajak, nomor akun Anda dengan mereka, dan alamat default mereka semuanya bersifat opsional, dan semuanya dapat diedit nanti.
Klik Simpan.
6B. Pilih di pesanan pembelian
Buka Pesanan Pembelian dari navigasi atas.
Mulai pesanan pembelian baru, atau buka draf yang sudah ada.
Pilih pemasok baru di kolom Pemasok . Daftarnya diurutkan berdasarkan abjad nama dan mencakup setiap pemasok dalam organisasi yang sedang Anda gunakan.
Lanjutkan dengan gudang, item baris, dan kuantitas seperti biasa.
6C. Tangani pemasok placeholder
Pemasok yang dinamai sesuai organisasi Anda sendiri dapat diganti namanya menjadi sesuatu yang lebih berguna, yang lebih baik daripada membiarkannya berada di bagian atas daftar.
Buka Suppliers dan klik entri yang dinamai sesuai organisasi Anda.
Ubah namanya, dan isi detail apa pun yang Anda miliki.
Klik Simpan.
Pesanan pembelian yang sudah dibuat terhadapnya akan mengikuti perubahan nama secara otomatis, karena pesanan tersebut menunjuk pada rekaman bukan pada teks. Jika Anda lebih memilih untuk menonaktifkannya daripada menggunakannya kembali, perlu diketahui bahwa entri tidak dapat dihapus setelah memiliki pesanan pembelian atau produk yang terlampir, sehingga penggantian nama biasanya merupakan satu-satunya cara.
7. Verifikasi
Pemasok baru muncul dalam daftar Pemasok, dalam urutan abjad.
Membukanya menampilkan produk dan pesanan pembelian miliknya sendiri, keduanya kosong untuk pemasok yang baru saja Anda buat.
Kolom Pemasok pada pesanan pembelian baru menampilkan nama baru.
Setelah menyimpan pesanan pembelian terhadapnya, pesanan tersebut muncul di halaman pemasok itu sendiri.
Di organisasi kedua, daftar hanya menampilkan pemasok organisasi tersebut, yang mengonfirmasi bahwa daftar-daftar tersebut terpisah dan bukan karena ada yang hilang.
8. Batasan dan catatan penting
Membuat atau mengedit pemasok memerlukan izin Kelola Pemasok. Lihat Pemasok dapat melihat daftar tetapi tidak dapat mengubahnya.
Daftar pemasok bersifat per organisasi dan tidak diwarisi dari induk. Penyedia 3PL yang menyiapkan organisasi klien mulai dari placeholder klien tersebut, bukan dari daftarnya sendiri.
Pemasok yang memiliki pesanan pembelian atau produk terhubung tidak dapat dihapus. Ganti namanya.
Formulir pesanan pembelian tidak dapat membuat pemasok, sehingga urutan operasi sangat penting. Buat pemasok terlebih dahulu.
Hanya nama yang muncul di dropdown pesanan pembelian. Dua pemasok dengan nama serupa tidak dapat dibedakan pada saat pemilihan.
Mata uang diatur per pemasok dan defaultnya adalah USD, yang perlu diperiksa pada pesanan pembelian pertama daripada setelahnya.
Setiap organisasi baru secara otomatis diberikan pemasok placeholder, sehingga organisasi yang benar-benar baru tidak terlihat seperti perlu penyiapan pemasok.
9. Contoh kasus
Seorang pengecer menjalankan dua organisasi, satu untuk gudangnya sendiri dan satu untuk lokasi 3PL tempat ia mentransfer stok, dan telah membuat pesanan pembelian di keduanya selama berbulan-bulan tanpa pernah menambahkan pemasok.
Pengamatan | Pembacaan |
|---|---|
Setiap organisasi memiliki tepat satu pemasok, masing-masing dinamai sesuai organisasi itu sendiri. | Tidak ada yang ditambahkan ke kedua daftar. Kedua entri adalah placeholder yang dibuat secara otomatis bersama organisasi. |
Setiap pesanan pembelian di kedua organisasi menunjuk pada satu pemasok tersebut. | Pembelian dijalankan dengan benar. Kolom pemasok sekadar tidak membawa informasi apa pun, sehingga riwayat tidak dapat menunjukkan asal barang dari siapa. |
Pemilik akun sudah memiliki izin Kelola Pemasok di kedua organisasi. | Bukan masalah izin. Kemampuan ini telah tersedia sepanjang waktu. |
Pertanyaan muncul di layar pembelian, bukan di layar pemasok. | Pengaturan dicari di tempat yang dibutuhkan, bukan di tempat pengaturan itu berada, dan itulah inti dari kesulitannya. |
Tidak ada yang salah dikonfigurasi dalam pola ini dan tidak ada data yang perlu dikoreksi. Ganti nama setiap placeholder daripada menghapusnya, karena keduanya menyimpan riwayat pesanan pembelian. Pemasok tidak dapat ditambahkan dari layar pesanan pembelian tempat kebutuhan itu muncul, itulah mengapa langkah-langkah di bagian 6 dimulai dari tempat lain.
10. Dokumen terkait
SWI-024 — Membaca dan Mengonfigurasi Varian Utama dan Varian Tertaut