1. Propósito
Inspeccionar cada unidad devuelta, registrar su estado en la lista de verificación e indicar su destino, de modo que la calificación y la disposición sean correctas desde el primer momento. Establece con precisión cómo se calcula la calificación, ya que se calcula en lugar de estimarse, y un inspector que desconozca la regla la cuestionará.
2. Alcance
Abarca la inspección de las unidades de una devolución que ya ha sido recibida, desde el panel de control. La recepción se trata en SWI-030 y la ejecución de las disposiciones resultantes se trata en SWI-032. La configuración de las reglas de disposición que determinan qué ocurre con cada artículo es una tarea de configuración y no se aborda aquí.
3. Roles y responsabilidades
Equipo de inspección: examina cada unidad, completa la lista de verificación con honestidad e indica el destino de la unidad.
Responsable de operaciones: gestiona las reglas de disposición y revisa las anulaciones, que son la señal de que las reglas son incorrectas.
Soporte: consulta la calificación registrada y la lista de verificación cuando un comerciante impugna un resultado.
4. Cuándo se necesita este procedimiento
Se ha recibido una devolución y es necesario procesar sus unidades.
Un artículo ha recibido una calificación que el inspector no esperaba.
Todo queda en espera y nadie sabe por qué.
Una unidad devuelta debe ir a una ubicación específica, con su lote o fecha de vencimiento transferidos.
5. Concepto clave: la calificación se calcula a partir de cinco casillas de verificación, no se estima
Lo que se suele asumir | Lo que ocurre realmente |
|---|---|
La calificación es la opinión del inspector sobre el artículo. | Se deriva de la lista de verificación. Marcar las casillas produce la calificación, y la única forma de registrar una diferente es mediante una anulación explícita que incluya un motivo por escrito. |
Cada casilla marcada en la lista de verificación reduce la calificación. | Solo Dañado y Componentes faltantes pueden bajar un artículo por debajo de B. Etiquetas adjuntas y Desgaste menor determinan A frente a B, y Embalaje original solo distingue entre A y B. |
Un artículo devuelto sin su embalaje original baja a C. | No es así. Un artículo sin daños y sin componentes faltantes no puede bajar de B, independientemente del estado del embalaje. |
La calificación D significa que el artículo está muy dañado. | Significa que tanto Dañado como Componentes faltantes están marcados. No existe ningún indicador de gravedad en la lista de verificación, por lo que un artículo levemente rayado al que le falta un accesorio recibe la misma calificación que uno completamente destruido. |
El inspector decide qué ocurre con el artículo. | Las reglas de disposición deciden, a partir de la calificación y demás detalles. El inspector ve el resultado y puede anularlo, igualmente con un motivo. |
Una inspección incorrecta puede corregirse inspeccionando el artículo de nuevo. | No es posible. Cada unidad se inspecciona una sola vez y el sistema no permite una segunda inspección. Una decisión incorrecta debe gestionarse en la disposición. |
La ubicación de almacenamiento es una nota para quien coloca el artículo. | Es la ubicación a la que se añade la unidad cuando se ejecuta una disposición de Reposición. Dejarla vacía delega esa decisión en un mecanismo de respaldo. |
6. Procedimiento: inspeccionar las unidades de una devolución
Abra la devolución y haga clic en Inspeccionar artículos, o haga clic en Continuar con la inspección en la pantalla de resultado de recepción. La dirección es /dashboard/<organization-slug>/returns/<return-id>/inspect.
Compruebe la barra de progreso en la parte superior. Las unidades se presentan de una en una y la barra es el único indicador de cuántas quedan.
Escanee el código de barras de la unidad en Verificación de SKU, o escriba el SKU. Esto registra si el artículo en sus manos coincide con el artículo esperado, y las reglas de disposición pueden configurarse para tenerlo en cuenta.
Revise la Lista de verificación de estado con la unidad en mano: Etiquetas adjuntas, Embalaje original, Desgaste menor, Dañado, Componentes faltantes.
Lea el panel Calificación de estado, que se actualiza al marcar casillas. Si no coincide con el artículo que tiene en mano, la lista de verificación es incorrecta, no la calificación.
Agregue los Códigos de defecto que correspondan. Estos son independientes de la calificación y no la modifican, pero las reglas de disposición pueden configurarse en función de ellos.
Establezca la Ubicación de almacenamiento. Aparece prellenada con una sugerencia, generalmente la ubicación habitual del SKU o la que ya contiene más unidades del mismo, y es editable. Añada el número de lote y la fecha de vencimiento cuando el producto los requiera.
Agregue Notas de inspección si hay información que la calificación y los códigos de defecto no recogen.
Use Anular calificación/disposición solo cuando el resultado calculado sea genuinamente incorrecto. Se requiere un motivo y el formulario no se enviará sin él.
Envíe la unidad y continúe con la siguiente. La devolución pasa a En inspección con la primera unidad y a En proceso una vez completada la última.
6A. Cómo se calcula la calificación
La regla se aplica en orden y se detiene en la primera línea que coincide, por lo que una línea superior siempre tiene prioridad.
Condición | Calificación | Etiqueta |
|---|---|---|
Dañado y Componentes faltantes ambos marcados | D | Defectuoso |
Componentes dañados o faltantes, uno de los dos | C | Aceptable / Dañado |
Sin daños ni faltantes, pero etiquetas retiradas o desgaste menor | B | Bueno |
Etiquetas puestas, sin desgaste, nada dañado ni faltante, embalaje original | A | Nuevo / Como nuevo |
Etiquetas puestas, sin desgaste, nada dañado ni faltante, sin embalaje original | B | Bueno |
La lectura práctica es que Componentes dañados y Componentes faltantes son las únicas dos casillas que determinan C y D. Las otras tres clasifican los artículos sin daños en A o B.
6B. Cuando todo queda en espera
La espera no es algo que la lista de verificación pueda producir. Es lo que devuelven las reglas de disposición cuando ninguna regla coincide con el artículo, por lo que una serie de artículos que quedan todos en espera casi siempre significa que las reglas no los cubren, y no que el stock sea sospechoso.
Una organización sin reglas de disposición configuradas envía cada unidad inspeccionada a espera, por diseño. La solución es redactar reglas que cubran los grados y motivos que realmente se reciben, no anular cada artículo a medida que aparece. La gestión del backlog resultante se describe en SWI-033.
7. Verificación
La barra de progreso alcanza el recuento total y la pantalla muestra Inspección completa.
La devolución muestra Procesando una vez que todas las unidades han sido inspeccionadas, tras haber pasado por Inspeccionando.
La tarjeta Resultados de inspección de la devolución lista cada unidad con su grado y la disposición asignada.
Una unidad anulada muestra la anulación y su motivo, y ya no cita ninguna regla.
La ubicación de almacenamiento y el lote o caducidad, si los hubiera, aparecen junto a la unidad, listos para la reposición.
Ejecutar todas las disposiciones está disponible ahora en la devolución, opción que no se ofrecía mientras quedaban unidades sin inspeccionar.
8. Restricciones y advertencias
La devolución debe mostrar Recibido o Inspeccionando. Una devolución que ya ha avanzado a Procesando no puede inspeccionarse más.
Cada unidad se inspecciona una sola vez. No existe reinspección ni paso de corrección, por lo que un error detectado posteriormente se gestiona en la disposición o ajustando el inventario más adelante.
Anular el grado o la disposición requiere un motivo, y un único motivo cubre ambos.
Anular la disposición desvincula la unidad de las reglas por completo, por lo que el registro ya no indica qué regla se habría aplicado.
Los códigos de defecto nunca modifican el grado. Existen para que las reglas de disposición y la cola de espera dispongan de algo más específico que una letra con la que trabajar.
El lote y la caducidad solo pueden introducirse una vez que se ha seleccionado una ubicación de almacenamiento real. Se trasladan al inventario únicamente por la ruta de reposición exacta, que es la ruta que crea una ubicación capturada.
Cuando la unidad fue devuelta contra un envío original, el lote y la caducidad se rellenan previamente a partir de él y se marcan como procedentes de dicho envío. Permanecen editables, lo que hace viable las devoluciones de canales desde los que no se realizó el envío.
Se cobra una tarifa de inspección por unidad cuando está configurada, y puede establecerse de forma diferente según el grado.
Inspeccionar la última unidad también cierra la tarea principal de la devolución, lo que hace que la devolución sea elegible para disposición.
Cuando un reembolso está configurado para activarse en la inspección, es el envío de cada unidad lo que lo dispara.
9. Ejemplo práctico
Una marca que opera a través de un 3PL detectó que cada unidad devuelta llegaba en espera y preguntó por qué la inspección rechazaba el stock en buen estado.
Lo que se observó | Lo que significaba |
|---|---|
Los artículos con una lista de verificación limpia seguían quedando en espera. | La lista de verificación no era la causa. Una lista limpia produce el grado A, y la espera no es un grado. |
La organización no tenía reglas de disposición configuradas. | Esta era la causa completa. Sin ninguna regla que coincida, cada unidad inspeccionada cae en espera. |
Los inspectores habían comenzado a anular cada artículo a Reposición. | Comprensible, pero era el mecanismo equivocado. Cada anulación era una decisión manual que una sola regla habría tomado automáticamente, y cada una desvinculaba la unidad de las reglas. |
Un artículo devuelto en su caja original recibió el grado B, no A. | La casilla Embalaje original había quedado sin marcar. Esa casilla es lo único que separa A de B en un artículo que de otro modo está limpio. |
Un artículo marcado como dañado y con piezas faltantes obtuvo D, y el inspector esperaba C. | Ambas casillas marcadas a la vez es la definición de D. Cualquiera de ellas por separado habría dado C. |
Se redactaron dos reglas, una que enviaba los grados A y B a Reposición y otra que enviaba C y D a Liquidación, y el backlog de espera dejó de crecer ese mismo día.
10. Documentos relacionados
SWI-030 — Recibir una devolución en el muelle
SWI-032 — Ejecutar disposiciones y reponer el inventario devuelto
SWI-033 — Vaciar la cola de ESPERA de devoluciones
SWI-004 — Leer la pantalla de inventario