Introducción
La billetera funciona como un mecanismo de prepago en el que los fondos se depositan por adelantado y se deducen automáticamente a medida que su equipo completa las actividades del almacén: recepción de inventario, almacenamiento de mercancías, recolección de artículos, empaque de pedidos y envío de paquetes. Esto elimina la necesidad de retrasos en la facturación manual y garantiza una facturación precisa vinculada directamente al trabajo realizado.
Cómo funciona la billetera
Cuando deposita fondos en su billetera, estos quedan disponibles para cubrir los costos de los servicios 3PL. A medida que su equipo de almacén completa las actividades, el sistema de facturación calcula automáticamente los cargos en función de las tarifas configuradas y los deduce del saldo de su billetera. Esto ocurre de forma transparente en segundo plano, con todas las transacciones registradas para una auditoría completa.
La billetera opera en base a ciclos de facturación, con el agotamiento de fondos calculado automáticamente durante los procesos de facturación nocturnos. Esto garantiza que su saldo siempre refleje el estado más actual de su cuenta.
Para administradores 3PL
Acceso a la billetera digital
La billetera digital se gestiona a través del panel de administración 3PL dentro del subsistema de facturación de ShipSidekick. Desde el menú principal, navegue a la sección de gestión de facturación y billetera para ver todas las billeteras de su organización, gestionar cuentas de clientes y configurar los ajustes de la billetera.
Gestión de saldos de billetera
Depósito de fondos
Como administrador 3PL, puede depositar fondos en las billeteras de los clientes mediante múltiples métodos de pago:
Integración con Stripe: Procese depósitos directamente a través de Stripe para disponibilidad inmediata de fondos
Transferencia bancaria: Configure opciones de transferencia bancaria si su organización tiene esta función habilitada
Los fondos suelen estar disponibles de inmediato tras un procesamiento de pago exitoso, lo que permite a los clientes continuar sus operaciones sin interrupciones.
Configuración de umbrales de recarga automática
Para evitar interrupciones del servicio por saldo insuficiente en la billetera, puede configurar umbrales de recarga automática para cada cuenta de cliente. Cuando el saldo de una billetera cae por debajo del umbral configurado, el sistema puede activar automáticamente una solicitud de recarga o alertarle para que reponga la cuenta de forma manual.
Este enfoque proactivo garantiza que los clientes nunca experimenten retrasos por saldos agotados.
Visualización de actividad e informes de billetera
Libros de transacciones
Acceda a libros de transacciones detallados de cualquier billetera de cliente para ver:
Todos los depósitos y adiciones de fondos
Cargos por servicios y deducciones
Fechas e importes de cada transacción
Historial de saldo acumulado
Estados de cuenta de billetera
Exporte estados de cuenta completos de la billetera para fines contables, de conciliación y de informes a clientes. Estos estados proporcionan un registro de auditoría completo de toda la actividad de la billetera durante un período específico.
Integración del registro de actividad
Todas las transacciones de la billetera se registran automáticamente en el catálogo de actividades de ShipSidekick, proporcionando registros de auditoría completos que se integran con sus registros de facturación y operaciones generales.
Configuración de políticas de gasto de billetera
Puede establecer políticas de gasto de billetera a nivel organizacional, incluyendo:
Límites de gasto por cliente: Establezca límites de gasto diarios o mensuales máximos para cuentas de clientes individuales
Restricciones de gasto: Defina qué servicios pueden cargarse a la billetera
Alertas de saldo: Configure notificaciones cuando los saldos alcancen umbrales críticos
Estas políticas le ayudan a mantener el control sobre el gasto de los clientes mientras garantizan la continuidad de las operaciones.
Instantáneas de billetera y ciclos de facturación
Los saldos de la billetera son instantáneas inmutables vinculadas a períodos de facturación específicos. Esto significa que una vez que un ciclo de facturación se cierra, el saldo de la billetera para ese período queda bloqueado y se conserva con fines de auditoría. Las instantáneas históricas de la billetera se mantienen indefinidamente, lo que le permite revisar períodos de facturación anteriores y conciliar cuentas con total precisión.
Conciliación de pagos de billetera y facturas de clientes
Al conciliar la actividad de la billetera con las facturas de los clientes, siga estas prácticas recomendadas:
Tratar las facturas como «pagadas» al emitirse: Reconozca los ingresos cuando se genera una factura, no cuando se recibe el pago
Tratar los retiros de efectivo como anticipos: Considere los retiros de fondos de la billetera como anticipos o depósitos contra facturas futuras, ya que normalmente recibirá los pagos de la billetera antes de que se cierren las facturas
Supervisar los informes unificados: Utilice el modelo de facturación unificado y los informes de retiros para rastrear la relación entre los depósitos en la billetera y los montos de las facturas
Próximamente habrá un nuevo modelo de facturación unificado e informes de retiros más claros para facilitar aún más este proceso de conciliación.
Control de Acceso Basado en Roles
Como administrador de un 3PL, tiene acceso completo de lectura y escritura a:
Todas las configuraciones y ajustes de la billetera
Recargas y depósitos en la billetera de clientes
Gestión de políticas de gasto
Informes detallados e historial de transacciones
Exportaciones de estados de cuenta de la billetera
El control de acceso se aplica a través del sistema de permisos de ShipSidekick, garantizando que solo los administradores autorizados puedan realizar cambios en la configuración de la billetera.
Para usuarios clientes de 3PL
Acceso a su billetera
El saldo de su billetera y el historial de transacciones son accesibles desde su panel de usuario cliente en ShipSidekick. Puede ver su saldo actual en cualquier momento para saber cuánto crédito prepagado tiene disponible para los servicios.
Visualización de su saldo e historial de transacciones
Visualización del saldo en tiempo real
Su saldo actual de la billetera se muestra de forma destacada en su panel, actualizado en tiempo real a medida que se prestan servicios y se aplican cargos. Esto le proporciona visibilidad inmediata sobre los fondos disponibles.
Historial de transacciones
Acceda a un historial de transacciones de solo lectura filtrado a su cuenta de cliente, que muestra:
Todos los depósitos y adiciones de fondos
Cargos por servicios y deducciones
Fechas e importes de cada transacción
Saldo acumulado a lo largo del tiempo
Este historial detallado le ayuda a comprender cómo se están consumiendo sus fondos y a verificar que los cargos coincidan con el uso esperado de los servicios.
Solicitud de recargas en la billetera
Cuando su saldo esté bajo, puede solicitar una recarga a través de un flujo de autoservicio en su panel. Su solicitud se dirige directamente a su administrador de 3PL, quien puede procesar el depósito rápidamente.
Para solicitar una recarga:
Navegue a la sección de su billetera en el panel
Haga clic en la opción para solicitar fondos adicionales
Especifique el monto que necesita
Envíe su solicitud
Su administrador recibirá una notificación de su solicitud y podrá procesarla de inmediato, poniendo los fondos disponibles generalmente en cuestión de minutos.
Alertas y notificaciones de saldo
Recibirá notificaciones cuando el saldo de su billetera caiga por debajo de los umbrales configurados. Estas alertas le ayudan a planificar con anticipación y solicitar recargas antes de que su saldo llegue a un nivel crítico.
Las notificaciones se envían de acuerdo con el calendario configurado por su organización y pueden entregarse a través de sus canales de comunicación preferidos.
Comprensión de los cargos por servicios
El saldo de su billetera disminuye automáticamente a medida que su proveedor 3PL completa los servicios en su nombre. Los cargos más comunes incluyen:
Recepción: Cargos por el procesamiento de inventario entrante
Almacenamiento: Cargos basados en los pies cúbicos de inventario almacenado
Picking: Cargos por artículo recogido para los pedidos
Embalaje: Cargos por pedido empaquetado
Envío: Cargos basados en las tarifas del transportista y los niveles de servicio
Todos los cargos se calculan en función de las tarifas configuradas por su proveedor 3PL y se aplican automáticamente a medida que se completa el trabajo.
Control de Acceso Basado en Roles
Como usuario cliente de un 3PL, tiene acceso de solo lectura a:
Su saldo actual de la billetera
Su historial de transacciones (filtrado únicamente a su cuenta)
Alertas y notificaciones de saldo
Solicitudes de recarga de autoservicio
No puede modificar la configuración de la billetera ni ver la información de la billetera de otros clientes.
Preguntas frecuentes
Preguntas generales sobre la billetera
P: ¿Con qué frecuencia se actualiza el saldo de mi billetera?
R: El saldo de su billetera se actualiza en tiempo real a medida que se prestan los servicios. El sistema de facturación calcula automáticamente los cargos en función de las actividades de almacén completadas y los deduce de su saldo de inmediato. La conciliación detallada se realiza durante los procesos de facturación nocturnos a las 4:00 AM UTC y 5:00 AM UTC.
P: ¿Qué ocurre si el saldo de mi billetera es insuficiente para cubrir una transacción?
R: Si el saldo de su billetera es demasiado bajo para cubrir un cargo por servicio, el sistema marca el pedido para revisión manual o lo retiene en espera de una recarga, según la configuración de su organización. Su administrador recibirá una notificación y podrá realizar una recarga o ajustar el pedido según sea necesario.
P: ¿Puedo tener varias billeteras?
R: No, su organización opera con una sola billetera por ciclo de facturación. Sin embargo, se conservan instantáneas históricas de la billetera con fines de auditoría, lo que le permite revisar períodos de facturación anteriores.
P: ¿Cómo se calculan los saldos de la billetera entre ciclos de facturación?
R: Los saldos de la billetera son instantáneas inmutables vinculadas a períodos de facturación específicos. Una vez que se cierra un ciclo de facturación, el saldo de ese período queda bloqueado y se conserva con fines de auditoría. Un nuevo saldo de billetera comienza con el siguiente ciclo de facturación.
Para administradores 3PL
P: ¿Cómo configuro recargas automáticas para las cuentas de clientes?
R: Vaya a la configuración de la billetera de cada cuenta de cliente y configure los umbrales de recarga automática. Cuando el saldo cae por debajo del monto especificado, el sistema puede activar una solicitud de recarga automática o alertarle para que reponga la cuenta manualmente.
P: ¿Puedo establecer límites de gasto para clientes individuales?
R: Sí. Puede configurar límites de gasto por cliente como parte de las políticas de gasto de billetera a nivel de organización. Estos límites pueden establecerse de forma diaria, mensual o personalizada según las necesidades de su negocio.
P: ¿Cómo exporto estados de cuenta de la billetera para fines contables?
R: Acceda a la sección de informes de la billetera de cualquier cuenta de cliente y seleccione la opción para exportar estados de cuenta. Puede especificar el rango de fechas y descargar un estado de cuenta completo que muestra todos los depósitos, cargos e historial de saldo.
P: ¿Qué métodos de pago se admiten para los depósitos en la billetera?
R: ShipSidekick admite la integración con Stripe para depósitos inmediatos, y transferencia bancaria si su organización ha configurado esta opción. Comuníquese con el administrador de su cuenta para confirmar qué métodos están disponibles para su configuración.
Para usuarios clientes de 3PL
P: ¿Cómo solicito una recarga de billetera?
R: Vaya a la sección de billetera en el panel de control y haga clic en la opción para solicitar fondos adicionales. Especifique el monto que necesita y envíe su solicitud. Su administrador recibirá la solicitud y podrá procesarla rápidamente; los fondos suelen estar disponibles en cuestión de minutos.
P: ¿Recibiré una notificación cuando mi saldo esté por agotarse?
R: Sí. Recibirá notificaciones cuando el saldo de su billetera caiga por debajo de los umbrales configurados. Estas alertas le ayudan a planificar con anticipación y solicitar recargas antes de que su saldo llegue a un nivel crítico.
P: ¿Puedo ver un desglose de los cargos que se me aplican?
R: Sí. Su historial de transacciones muestra todos los cargos aplicados a su cuenta, y puede consultar el registro detallado de actividad para entender qué servicios generaron cada cargo. Si necesita información más detallada, comuníquese con su administrador de 3PL.
P: ¿Cuánto tiempo tarda en procesarse una solicitud de recarga?
R: Las solicitudes de recarga se procesan generalmente en cuestión de minutos tras su envío. El plazo exacto depende de la disponibilidad de su administrador y del método de pago utilizado. Recibirá una notificación una vez que los fondos hayan sido añadidos.
Guía de solución de problemas
Problemas con el saldo de la billetera
Problema: El saldo de mi billetera parece incorrecto o no coincide con mis expectativas.
Solución:
Revise su historial de transacciones para identificar todos los cargos y depósitos recientes
Verifique que todos los cargos correspondan a servicios que realmente recibió
Compruebe que los depósitos hayan sido completamente procesados y aplicados a su cuenta
Si las discrepancias persisten, comuníquese con su administrador de 3PL indicando las fechas y montos de transacciones específicas
Su administrador puede revisar el registro detallado de actividad y los registros de facturación para identificar cualquier problema
Problema: Mi saldo disminuyó de forma inesperada.
Solución:
Revise su historial de transacciones para verificar los cargos recientes
Verifique que los cargos correspondan a actividades de almacén completadas (recepción, almacenamiento, picking, empaque, envío)
Confirme que las tarifas aplicadas coincidan con los precios acordados
Si considera que un cargo es incorrecto, comuníquese de inmediato con su administrador de 3PL proporcionando los detalles de la transacción
Su administrador puede revisar el cargo y realizar los ajustes necesarios
Problemas con depósitos y recargas
Problema: Mi solicitud de recarga no ha sido procesada.
Solución:
Verifique que haya enviado la solicitud correctamente (debería ver una confirmación en su panel de control)
Revise su correo electrónico para ver si hay notificaciones de su administrador de 3PL
Si han pasado más de unas pocas horas, comuníquese directamente con su administrador para confirmar la recepción
Es posible que su administrador necesite verificar la información del método de pago antes de procesar la solicitud
Problema: Intenté realizar un depósito, pero los fondos no aparecieron en mi billetera.
Solución:
Revise su historial de transacciones para verificar si el depósito fue registrado
Verifique que el pago haya sido procesado correctamente a través de su método de pago (consulte su cuenta bancaria o de Stripe)
Si el pago fue procesado pero los fondos no aparecieron en su billetera, comuníquese de inmediato con su administrador de 3PL
Su administrador puede investigar el procesamiento del pago y aplicar los fondos manualmente si es necesario
Espere de 5 a 10 minutos para que el sistema procese y muestre el depósito correctamente
Problemas con notificaciones y alertas
Problema: No estoy recibiendo notificaciones de alerta de saldo.
Solución:
Verifique la configuración de notificaciones en su panel para asegurarse de que las alertas estén habilitadas
Confirme que su información de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.) sea correcta y esté actualizada
Revise la carpeta de spam o correo no deseado en caso de que las notificaciones estén siendo filtradas
Comuníquese con su administrador de 3PL para confirmar que los umbrales de alerta de saldo estén configurados para su cuenta
Su administrador puede activar manualmente una notificación de prueba para verificar que el sistema funcione correctamente
Problema: Estoy recibiendo demasiadas notificaciones.
Solución:
Comuníquese con su administrador de 3PL para ajustar los umbrales de alerta de saldo
Solicite que las notificaciones se envíen con menor frecuencia (por ejemplo, solo cuando el saldo caiga por debajo de un nivel crítico)
Su administrador puede configurar la frecuencia de las notificaciones y los métodos de entrega según sus preferencias
Problemas con cargos por servicio
Problema: Me cobraron por un servicio que no recibí.
Solución:
Revise su historial de transacciones y el registro de actividad para identificar el cargo específico
Verifique la fecha y el monto del cargo
Comuníquese con su administrador de 3PL con los detalles de la transacción
Su administrador puede revisar los registros de actividad del almacén para confirmar si el servicio fue completado
Si el cargo es incorrecto, su administrador puede emitir un crédito o un ajuste en su cuenta
Problema: Los cargos parecen más altos de lo esperado según las tarifas acordadas.
Solución:
Revise las tarifas configuradas con su administrador de 3PL para confirmar la estructura de precios
Consulte su historial de transacciones para entender qué servicios generaron cada cargo
Verifique que el volumen de servicios (inventario recibido, artículos seleccionados, pedidos empacados, etc.) coincida con sus expectativas
Solicite a su administrador un desglose detallado de los cargos
Si las tarifas han cambiado, confirme los nuevos precios y la fecha de vigencia con su administrador
Problemas de acceso y permisos
Problema: No puedo ver el saldo de mi billetera ni el historial de transacciones.
Solución:
Verifique que haya iniciado sesión con la cuenta de usuario correcta
Confirme que su rol de usuario esté configurado con permisos de acceso a la billetera
Asegúrese de estar navegando a la sección correcta del panel (sección de facturación o billetera)
Comuníquese con su administrador de 3PL para confirmar que el acceso a la billetera esté habilitado para su cuenta de usuario
Es posible que su administrador deba actualizar sus permisos o restablecer su acceso
Problema: Estoy viendo información de la billetera de otros clientes.
Solución:
Esto no debería ocurrir: la información de la billetera de cada cliente está aislada por cuenta
Si está viendo datos de otros clientes, se trata de un problema de permisos
Comuníquese de inmediato con su administrador de 3PL para informar el problema
Su administrador puede revisar sus permisos de acceso y corregir cualquier error de configuración
No comparta ni utilice información de cuentas de otros clientes
Obtener ayuda
Si encuentra problemas que no están contemplados en esta guía, comuníquese directamente con su administrador de 3PL. Ellos tienen acceso a registros de facturación detallados, registros de actividad e información de configuración del sistema necesaria para resolver rápidamente los problemas relacionados con la billetera.
Para problemas técnicos o errores del sistema, su administrador puede escalar el caso al soporte de ShipSidekick con mensajes de error específicos, IDs de transacción y fechas para agilizar la resolución.