Pengantar
Dompet berfungsi sebagai mekanisme pembayaran di muka di mana dana disetorkan terlebih dahulu dan secara otomatis dikurangi saat tim Anda menyelesaikan aktivitas gudang—menerima inventaris, menyimpan barang, mengambil item, mengemas pesanan, dan mengirimkan paket. Ini menghilangkan kebutuhan akan penundaan penagihan manual dan memastikan penagihan yang akurat yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dilakukan.
Cara Kerja Dompet
Ketika Anda menyetorkan dana ke dompet Anda, dana tersebut tersedia untuk menanggung biaya layanan 3PL. Saat tim gudang Anda menyelesaikan aktivitas, sistem penagihan secara otomatis menghitung biaya berdasarkan tarif yang dikonfigurasi dan memotongnya dari saldo dompet Anda. Ini terjadi secara mulus di latar belakang, dengan semua transaksi dicatat untuk visibilitas audit yang lengkap.
Dompet beroperasi berdasarkan siklus penagihan, dengan perhitungan penipisan dana yang dilakukan secara otomatis selama proses penagihan malam hari. Ini memastikan saldo Anda selalu mencerminkan kondisi terkini akun Anda.
Untuk Administrator 3PL
Mengakses Dompet Digital
Dompet digital dikelola melalui dasbor admin 3PL dalam subsistem penagihan ShipSidekick. Dari menu utama Anda, navigasikan ke bagian manajemen penagihan dan dompet untuk melihat semua dompet dalam organisasi Anda, mengelola akun pelanggan, dan mengonfigurasi pengaturan dompet.
Mengelola Saldo Dompet
Menyetorkan Dana
Sebagai admin 3PL, Anda dapat menyetorkan dana ke dompet pelanggan melalui berbagai metode pembayaran:
Integrasi Stripe: Proses setoran langsung melalui Stripe untuk ketersediaan dana segera
Transfer Bank: Konfigurasikan opsi transfer bank jika organisasi Anda telah menyiapkannya
Dana biasanya tersedia segera setelah pemrosesan pembayaran berhasil, memungkinkan pelanggan untuk melanjutkan operasi tanpa gangguan.
Mengatur Ambang Batas Isi Ulang Otomatis
Untuk mencegah gangguan layanan akibat saldo dompet yang tidak mencukupi, Anda dapat mengonfigurasi ambang batas isi ulang otomatis untuk setiap akun pelanggan. Ketika saldo dompet turun di bawah ambang batas yang dikonfigurasi, sistem dapat secara otomatis memicu permintaan isi ulang atau memberi tahu Anda untuk mengisi ulang akun secara manual.
Pendekatan proaktif ini memastikan pelanggan tidak pernah mengalami penundaan akibat saldo yang habis.
Melihat Aktivitas dan Laporan Dompet
Buku Besar Transaksi
Akses buku besar transaksi terperinci untuk dompet pelanggan mana pun untuk melihat:
Semua setoran dan penambahan dana
Biaya layanan dan potongan
Tanggal dan jumlah setiap transaksi
Riwayat saldo berjalan
Laporan Dompet
Ekspor laporan dompet komprehensif untuk keperluan akuntansi, rekonsiliasi, dan pelaporan pelanggan. Laporan ini memberikan jejak audit lengkap dari semua aktivitas dompet selama periode tertentu.
Integrasi Log Aktivitas
Semua transaksi dompet secara otomatis dicatat dalam katalog aktivitas ShipSidekick, memberikan jejak audit komprehensif yang terintegrasi dengan catatan penagihan dan operasional Anda yang lebih luas.
Mengonfigurasi Kebijakan Pengeluaran Dompet
Anda dapat menetapkan kebijakan pengeluaran dompet di tingkat organisasi, termasuk:
Batas Pengeluaran Per Pelanggan: Tetapkan batas pengeluaran harian atau bulanan maksimum untuk akun pelanggan individual
Pembatasan Pengeluaran: Tentukan layanan mana yang dapat dibebankan ke dompet
Peringatan Saldo: Konfigurasikan notifikasi ketika saldo mencapai ambang batas kritis
Kebijakan ini membantu Anda mempertahankan kendali atas pengeluaran pelanggan sambil memastikan operasi berjalan lancar.
Cuplikan Dompet dan Siklus Penagihan
Saldo dompet adalah cuplikan tidak dapat diubah yang terikat pada periode penagihan tertentu. Ini berarti bahwa setelah siklus penagihan ditutup, saldo dompet untuk periode tersebut dikunci dan disimpan untuk keperluan audit. Cuplikan dompet historis disimpan tanpa batas waktu, memungkinkan Anda meninjau periode penagihan sebelumnya dan merekonsiliasi akun dengan akurasi penuh.
Merekonsiliasi Pembayaran Dompet dan Faktur Klien
Saat merekonsiliasi aktivitas dompet dengan faktur klien, ikuti praktik terbaik berikut:
Perlakukan Faktur sebagai "Dibayar" Saat Diterbitkan: Akui pendapatan saat faktur dibuat, bukan saat pembayaran diterima
Perlakukan Penarikan Tunai sebagai Uang Muka: Lihat penarikan dana dompet sebagai uang muka atau deposito terhadap faktur mendatang, karena Anda biasanya akan menerima pembayaran dompet sebelum faktur ditutup
Pantau Pelaporan Terpadu: Gunakan model penagihan terpadu dan laporan penarikan untuk melacak hubungan antara setoran dompet dan jumlah tagihan
Model penagihan terpadu yang baru dan laporan penarikan yang lebih jelas akan segera hadir untuk membuat proses rekonsiliasi ini menjadi lebih mudah.
Kontrol Akses Berbasis Peran
Sebagai admin 3PL, Anda memiliki akses baca-tulis penuh ke:
Semua pengaturan dan konfigurasi dompet
Pengisian ulang dan setoran dompet pelanggan
Manajemen kebijakan pengeluaran
Pelaporan terperinci dan riwayat transaksi
Ekspor laporan dompet
Kontrol akses diterapkan melalui sistem izin ShipSidekick, memastikan hanya administrator yang berwenang yang dapat membuat perubahan pada pengaturan dompet.
Untuk Pengguna Pelanggan 3PL
Mengakses Dompet Anda
Saldo dompet dan riwayat transaksi Anda dapat diakses melalui dasbor pengguna pelanggan Anda di ShipSidekick. Anda dapat melihat saldo terkini kapan saja untuk mengetahui berapa banyak kredit prabayar yang tersedia untuk layanan.
Melihat Saldo dan Riwayat Transaksi Anda
Tampilan Saldo Real-Time
Saldo dompet Anda saat ini ditampilkan secara jelas di dasbor Anda, diperbarui secara real time seiring layanan diberikan dan biaya diterapkan. Ini memberi Anda visibilitas langsung atas dana yang tersedia.
Riwayat Transaksi
Akses riwayat transaksi hanya-baca yang difilter ke akun pelanggan Anda, menampilkan:
Semua setoran dan penambahan dana
Biaya layanan dan potongan
Tanggal dan jumlah setiap transaksi
Saldo berjalan dari waktu ke waktu
Riwayat terperinci ini membantu Anda memahami bagaimana dana Anda digunakan dan memverifikasi bahwa biaya sesuai dengan penggunaan layanan yang diharapkan.
Meminta Pengisian Ulang Dompet
Saat saldo Anda menipis, Anda dapat meminta pengisian ulang melalui alur layanan mandiri di dasbor Anda. Permintaan Anda akan langsung diteruskan ke administrator 3PL Anda, yang dapat memproses setoran dengan cepat.
Untuk meminta pengisian ulang:
Navigasi ke bagian dompet di dasbor
Klik opsi untuk meminta dana tambahan
Tentukan jumlah yang Anda butuhkan
Kirimkan permintaan Anda
Administrator Anda akan menerima notifikasi permintaan Anda dan dapat memprosesnya segera, biasanya membuat dana tersedia dalam beberapa menit.
Peringatan dan Notifikasi Saldo
Anda akan menerima notifikasi saat saldo dompet Anda turun di bawah ambang batas yang dikonfigurasi. Peringatan ini membantu Anda merencanakan lebih awal dan meminta pengisian ulang sebelum saldo Anda menjadi sangat rendah.
Notifikasi dikirim sesuai jadwal yang dikonfigurasi oleh organisasi Anda dan dapat disampaikan melalui saluran komunikasi pilihan Anda.
Memahami Biaya Layanan
Saldo dompet Anda berkurang secara otomatis seiring penyedia 3PL Anda menyelesaikan layanan atas nama Anda. Biaya umum meliputi:
Penerimaan: Biaya untuk pemrosesan inventaris masuk
Penyimpanan: Biaya berdasarkan volume kubik inventaris yang disimpan
Pengambilan: Biaya per item yang diambil untuk pesanan
Pengemasan: Biaya per pesanan yang dikemas
Pengiriman: Biaya berdasarkan tarif operator dan tingkat layanan
Semua biaya dihitung berdasarkan tarif yang dikonfigurasi oleh penyedia 3PL Anda dan diterapkan secara otomatis seiring pekerjaan diselesaikan.
Kontrol Akses Berbasis Peran
Sebagai pengguna pelanggan 3PL, Anda memiliki akses hanya-baca ke:
Saldo dompet Anda saat ini
Riwayat transaksi Anda (difilter hanya ke akun Anda)
Peringatan dan notifikasi saldo
Permintaan pengisian ulang layanan mandiri
Anda tidak dapat mengubah pengaturan dompet atau melihat informasi dompet pelanggan lain.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pertanyaan Umum tentang Dompet
T: Seberapa sering saldo dompet saya diperbarui?
J: Saldo dompet Anda diperbarui secara real time seiring layanan diberikan. Sistem penagihan secara otomatis menghitung biaya berdasarkan aktivitas gudang yang telah selesai dan langsung memotongnya dari saldo Anda. Rekonsiliasi terperinci dilakukan selama proses penagihan malam hari pada pukul 04.00 UTC dan 05.00 UTC.
T: Apa yang terjadi jika saldo dompet saya tidak mencukupi untuk menanggung suatu transaksi?
J: Jika saldo dompet Anda terlalu rendah untuk menanggung biaya layanan, sistem akan menandai pesanan tersebut untuk ditinjau secara manual atau menangguhkannya hingga dompet diisi ulang, tergantung pada pengaturan organisasi Anda. Administrator Anda akan mendapat notifikasi dan dapat memproses pengisian ulang atau menyesuaikan pesanan sesuai kebutuhan.
T: Bisakah saya memiliki lebih dari satu dompet?
J: Tidak, organisasi Anda beroperasi dengan satu dompet per siklus penagihan. Namun, snapshot historis dompet disimpan untuk keperluan audit, sehingga Anda dapat meninjau periode penagihan sebelumnya.
T: Bagaimana saldo dompet dihitung lintas siklus penagihan?
J: Saldo dompet merupakan snapshot yang tidak dapat diubah dan terikat pada periode penagihan tertentu. Setelah satu siklus penagihan ditutup, saldo periode tersebut dikunci dan disimpan untuk keperluan audit. Saldo dompet baru dimulai pada siklus penagihan berikutnya.
Untuk Administrator 3PL
T: Bagaimana cara menyiapkan pengisian ulang otomatis untuk akun pelanggan?
J: Buka pengaturan dompet untuk setiap akun pelanggan dan konfigurasikan ambang batas pengisian ulang otomatis. Ketika saldo turun di bawah jumlah yang Anda tentukan, sistem dapat memicu permintaan pengisian ulang otomatis atau memberi tahu Anda untuk mengisi ulang akun secara manual.
T: Bisakah saya menetapkan batas pengeluaran untuk pelanggan tertentu?
J: Ya. Anda dapat mengonfigurasi batas pengeluaran per pelanggan sebagai bagian dari kebijakan pengeluaran dompet di tingkat organisasi. Batas ini dapat ditetapkan secara harian, bulanan, atau berdasarkan periode kustom sesuai kebutuhan bisnis Anda.
T: Bagaimana cara mengekspor laporan dompet untuk keperluan akuntansi?
J: Akses bagian pelaporan dompet untuk akun pelanggan mana pun dan pilih opsi untuk mengekspor laporan. Anda dapat menentukan rentang tanggal dan mengunduh laporan lengkap yang menampilkan semua setoran, biaya, dan riwayat saldo.
T: Metode pembayaran apa saja yang didukung untuk setoran dompet?
J: ShipSidekick mendukung integrasi Stripe untuk setoran langsung, serta transfer bank jika organisasi Anda telah mengonfigurasi opsi ini. Hubungi administrator akun Anda untuk memastikan metode mana yang tersedia untuk pengaturan Anda.
Untuk Pengguna Pelanggan 3PL
T: Bagaimana cara mengajukan permintaan pengisian ulang dompet?
J: Buka bagian dompet di dasbor dan klik opsi untuk meminta dana tambahan. Tentukan jumlah yang Anda butuhkan dan kirimkan permintaan Anda. Administrator Anda akan menerima permintaan tersebut dan dapat memprosesnya dengan cepat, biasanya dana tersedia dalam hitungan menit.
T: Apakah saya akan mendapat notifikasi ketika saldo saya hampir habis?
J: Ya. Anda akan menerima notifikasi ketika saldo dompet Anda turun di bawah ambang batas yang dikonfigurasi. Peringatan ini membantu Anda merencanakan lebih awal dan mengajukan pengisian ulang sebelum saldo menjadi sangat rendah.
T: Bisakah saya melihat rincian biaya yang dikenakan kepada saya?
J: Ya. Riwayat transaksi Anda menampilkan semua biaya yang diterapkan ke akun Anda, dan Anda dapat melihat log aktivitas terperinci untuk memahami layanan mana yang menghasilkan setiap biaya. Jika Anda membutuhkan informasi lebih rinci, hubungi administrator 3PL Anda.
T: Berapa lama permintaan pengisian ulang diproses?
J: Permintaan pengisian ulang biasanya diproses dalam hitungan menit setelah pengiriman. Jangka waktu pastinya bergantung pada ketersediaan administrator dan metode pembayaran yang digunakan. Anda akan menerima notifikasi setelah dana ditambahkan.
Panduan Pemecahan Masalah
Masalah Saldo Dompet
Masalah: Saldo dompet saya tampaknya tidak sesuai atau tidak cocok dengan yang saya harapkan.
Solusi:
Tinjau riwayat transaksi Anda untuk mengidentifikasi semua biaya dan setoran terbaru
Verifikasi bahwa semua biaya sesuai dengan layanan yang benar-benar Anda terima
Periksa bahwa setoran telah sepenuhnya diproses dan diterapkan ke akun Anda
Jika ketidaksesuaian berlanjut, hubungi administrator 3PL Anda dengan menyertakan tanggal dan jumlah transaksi yang spesifik
Administrator Anda dapat meninjau log aktivitas terperinci dan catatan penagihan untuk mengidentifikasi masalah apa pun
Masalah: Saldo saya turun secara tak terduga.
Solusi:
Periksa riwayat transaksi Anda untuk biaya-biaya terbaru
Verifikasi bahwa biaya sesuai dengan aktivitas gudang yang telah selesai (penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, pengiriman)
Konfirmasi bahwa tarif yang diterapkan sesuai dengan harga yang telah disepakati
Jika Anda yakin ada biaya yang tidak benar, segera hubungi administrator 3PL Anda dengan menyertakan detail transaksi
Administrator Anda dapat meninjau biaya tersebut dan melakukan penyesuaian jika diperlukan
Masalah Setoran dan Pengisian Ulang
Masalah: Permintaan pengisian ulang saya belum diproses.
Solusi:
Verifikasi bahwa Anda telah berhasil mengirimkan permintaan (Anda seharusnya melihat konfirmasi di dasbor Anda)
Periksa email Anda untuk notifikasi dari administrator 3PL Anda
Jika sudah lebih dari beberapa jam berlalu, hubungi administrator Anda secara langsung untuk mengonfirmasi penerimaan
Administrator Anda mungkin perlu memverifikasi informasi metode pembayaran sebelum memproses
Masalah: Saya mencoba melakukan setoran tetapi dana tidak muncul di dompet saya.
Solusi:
Periksa riwayat transaksi Anda untuk melihat apakah setoran telah tercatat
Verifikasi bahwa pembayaran telah berhasil diproses melalui metode pembayaran Anda (periksa akun bank atau Stripe Anda)
Jika pembayaran telah diproses tetapi dana tidak muncul di dompet Anda, segera hubungi administrator 3PL Anda
Administrator Anda dapat menyelidiki pemrosesan pembayaran dan menerapkan dana secara manual jika diperlukan
Tunggu 5-10 menit agar sistem dapat sepenuhnya memproses dan menampilkan setoran
Masalah Notifikasi dan Peringatan
Masalah: Saya tidak menerima notifikasi peringatan saldo.
Solusi:
Periksa pengaturan notifikasi di dasbor Anda untuk memastikan peringatan telah diaktifkan
Verifikasi bahwa informasi kontak Anda (email, telepon, dll.) sudah benar dan terkini
Periksa folder spam atau sampah email Anda jika notifikasi sedang difilter
Hubungi administrator 3PL Anda untuk memastikan bahwa ambang batas peringatan saldo telah dikonfigurasi untuk akun Anda
Administrator Anda dapat memicu notifikasi uji coba secara manual untuk memverifikasi bahwa sistem berfungsi dengan baik
Masalah: Saya menerima terlalu banyak notifikasi.
Solusi:
Hubungi administrator 3PL Anda untuk menyesuaikan ambang batas peringatan saldo Anda
Minta agar notifikasi dikirim lebih jarang (misalnya, hanya saat saldo turun di bawah level kritis)
Administrator Anda dapat mengonfigurasi frekuensi notifikasi dan metode pengiriman sesuai preferensi Anda
Masalah Biaya Layanan
Masalah: Saya dikenakan biaya untuk layanan yang tidak saya terima.
Solusi:
Tinjau riwayat transaksi dan log aktivitas Anda untuk mengidentifikasi biaya yang dimaksud
Verifikasi tanggal dan jumlah biaya tersebut
Hubungi administrator 3PL Anda dengan detail transaksi tersebut
Administrator Anda dapat meninjau log aktivitas gudang untuk memastikan apakah layanan benar-benar telah diselesaikan
Jika biaya tersebut tidak tepat, administrator Anda dapat menerbitkan kredit atau penyesuaian pada akun Anda
Masalah: Biaya tampak lebih tinggi dari yang diharapkan berdasarkan tarif yang telah disepakati.
Solusi:
Tinjau tarif yang dikonfigurasi bersama administrator 3PL Anda untuk memastikan struktur harga
Periksa riwayat transaksi Anda untuk memahami layanan mana yang menghasilkan setiap biaya
Verifikasi bahwa volume layanan (inventaris yang diterima, barang yang dipilih, pesanan yang dikemas, dll.) sesuai dengan ekspektasi Anda
Minta rincian biaya secara lengkap dari administrator Anda
Jika tarif telah berubah, konfirmasikan harga baru dan tanggal berlakunya dengan administrator Anda
Masalah Akses dan Izin
Masalah: Saya tidak dapat melihat saldo dompet atau riwayat transaksi saya.
Solusi:
Verifikasi bahwa Anda masuk dengan akun pengguna yang benar
Pastikan bahwa peran pengguna Anda telah dikonfigurasi dengan izin akses dompet
Pastikan Anda menavigasi ke bagian yang benar di dasbor (bagian penagihan atau dompet)
Hubungi administrator 3PL Anda untuk memastikan bahwa akses dompet telah diaktifkan untuk akun pengguna Anda
Administrator Anda mungkin perlu memperbarui izin Anda atau mengatur ulang akses Anda
Masalah: Saya melihat informasi dompet milik pelanggan lain.
Solusi:
Hal ini seharusnya tidak terjadi—informasi dompet pelanggan diisolasi berdasarkan akun
Jika Anda melihat data milik pelanggan lain, ini merupakan masalah izin
Segera hubungi administrator 3PL Anda untuk melaporkan masalah ini
Administrator Anda dapat meninjau izin akses Anda dan memperbaiki kesalahan konfigurasi apa pun
Jangan membagikan atau menggunakan informasi dari akun pelanggan lain
Mendapatkan Bantuan
Jika Anda mengalami masalah yang tidak tercakup dalam panduan ini, hubungi administrator 3PL Anda secara langsung. Mereka memiliki akses ke catatan penagihan terperinci, log aktivitas, dan informasi konfigurasi sistem yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah terkait dompet dengan cepat.
Untuk masalah teknis atau kesalahan sistem, administrator Anda dapat mengeskalasi ke dukungan ShipSidekick dengan menyertakan pesan kesalahan spesifik, ID transaksi, dan tanggal guna mempercepat penyelesaian.