Introduction
Le portefeuille fonctionne comme un mécanisme de prépaiement dans lequel des fonds sont déposés à l'avance et automatiquement déduits au fur et à mesure que votre équipe effectue des activités d'entrepôt — réception des stocks, stockage des marchandises, prélèvement des articles, emballage des commandes et expédition des colis. Cela élimine les délais liés à la facturation manuelle et garantit une facturation précise directement liée aux travaux réalisés.
Fonctionnement du portefeuille
Lorsque vous déposez des fonds dans votre portefeuille, ceux-ci deviennent disponibles pour couvrir les coûts des services 3PL. Au fur et à mesure que votre équipe d'entrepôt effectue des activités, le système de facturation calcule automatiquement les frais en fonction de vos tarifs configurés et les déduit de votre solde de portefeuille. Cela se produit de façon transparente en arrière-plan, toutes les transactions étant enregistrées pour une visibilité d'audit complète.
Le portefeuille fonctionne sur la base de cycles de facturation, le calcul de l'épuisement des fonds étant effectué automatiquement lors des processus de facturation nocturnes. Cela garantit que votre solde reflète toujours l'état le plus actuel de votre compte.
Pour les administrateurs 3PL
Accès au portefeuille numérique
Le portefeuille numérique est géré via le tableau de bord d'administration 3PL dans le sous-système de facturation de ShipSidekick. Depuis votre menu principal, accédez à votre section de gestion de la facturation et du portefeuille pour consulter tous les portefeuilles de votre organisation, gérer les comptes clients et configurer les paramètres du portefeuille.
Gestion des soldes du portefeuille
Dépôt de fonds
En tant qu'administrateur 3PL, vous pouvez déposer des fonds dans les portefeuilles clients via plusieurs modes de paiement :
Intégration Stripe: Traitez les dépôts directement via Stripe pour une disponibilité immédiate des fonds
Virement bancaire: Configurez les options de virement bancaire si votre organisation a activé cette fonctionnalité
Les fonds sont généralement disponibles immédiatement après le traitement réussi du paiement, permettant aux clients de poursuivre leurs opérations sans interruption.
Configuration des seuils de recharge automatique
Pour éviter les interruptions de service dues à un solde de portefeuille insuffisant, vous pouvez configurer des seuils de recharge automatique pour chaque compte client. Lorsqu'un solde de portefeuille tombe en dessous du seuil configuré, le système peut déclencher automatiquement une demande de recharge ou vous alerter pour que vous renflouiez manuellement le compte.
Cette approche proactive garantit que les clients ne subissent jamais de retards dus à des soldes épuisés.
Consultation de l'activité et des rapports du portefeuille
Grands livres de transactions
Accédez aux grands livres de transactions détaillés pour tout portefeuille client afin de consulter :
Tous les dépôts et ajouts de fonds
Frais de service et déductions
Dates et montants de chaque transaction
Historique du solde courant
Relevés de portefeuille
Exportez des relevés de portefeuille complets à des fins de comptabilité, de rapprochement et de reporting client. Ces relevés fournissent une piste d'audit complète de toute l'activité du portefeuille sur une période définie.
Intégration du journal d'activité
Toutes les transactions du portefeuille sont automatiquement enregistrées dans le catalogue d'activités de ShipSidekick, fournissant des pistes d'audit complètes qui s'intègrent à vos enregistrements de facturation et d'exploitation plus larges.
Configuration des politiques de dépenses du portefeuille
Vous pouvez établir des politiques de dépenses du portefeuille au niveau de l'organisation, notamment :
Limites de dépenses par client: Définissez des limites de dépenses journalières ou mensuelles maximales pour les comptes clients individuels
Restrictions de dépenses: Définissez les services pouvant être facturés sur le portefeuille
Alertes de solde: Configurez des notifications lorsque les soldes atteignent des seuils critiques
Ces politiques vous aident à maintenir le contrôle des dépenses des clients tout en assurant la continuité des opérations.
Instantanés du portefeuille et cycles de facturation
Les soldes du portefeuille sont des instantanés immuables liés à des périodes de facturation spécifiques. Cela signifie qu'une fois un cycle de facturation clôturé, le solde du portefeuille pour cette période est verrouillé et conservé à des fins d'audit. Les instantanés historiques du portefeuille sont conservés indéfiniment, vous permettant de consulter les périodes de facturation passées et de rapprocher les comptes avec une précision totale.
Rapprochement des paiements du portefeuille et des factures clients
Lors du rapprochement de l'activité du portefeuille avec les factures clients, suivez ces bonnes pratiques :
Considérer les factures comme « payées » à leur émission: Comptabilisez le chiffre d'affaires au moment de la génération de la facture, et non à la réception du paiement
Considérer les retraits d'espèces comme des avances: Considérez les retraits de fonds du portefeuille comme des avances ou des acomptes sur les factures futures, car vous recevrez généralement les paiements du portefeuille avant la clôture des factures
Surveiller les rapports unifiés: Utilisez le modèle de facturation unifié et les rapports de retraits pour suivre la relation entre les dépôts du portefeuille et les montants des factures
Un nouveau modèle de facturation unifié et des rapports de retraits plus clairs seront bientôt disponibles pour faciliter encore davantage ce processus de rapprochement.
Contrôle d'accès basé sur les rôles
En tant qu'administrateur 3PL, vous disposez d'un accès complet en lecture-écriture à :
Tous les paramètres et configurations du portefeuille
Les recharges et dépôts du portefeuille client
La gestion des politiques de dépenses
Les rapports détaillés et l'historique des transactions
Les exports de relevés de portefeuille
Le contrôle d'accès est appliqué via le système de permissions de ShipSidekick, garantissant que seuls les administrateurs autorisés peuvent apporter des modifications aux paramètres du portefeuille.
Pour les utilisateurs clients 3PL
Accéder à votre portefeuille
Le solde de votre portefeuille et l'historique de vos transactions sont accessibles depuis votre tableau de bord utilisateur client dans ShipSidekick. Vous pouvez consulter votre solde actuel à tout moment pour connaître le montant du crédit prépayé disponible pour les services.
Consulter votre solde et l'historique de vos transactions
Affichage du solde en temps réel
Votre solde de portefeuille actuel est affiché en évidence dans votre tableau de bord, mis à jour en temps réel au fur et à mesure que les services sont rendus et que les frais sont appliqués. Cela vous offre une visibilité immédiate sur vos fonds disponibles.
Historique des transactions
Accédez à un historique des transactions en lecture seule filtré sur votre compte client, affichant :
Tous les dépôts et ajouts de fonds
Frais de service et déductions
Dates et montants de chaque transaction
Solde courant dans le temps
Cet historique détaillé vous permet de comprendre comment vos fonds sont consommés et de vérifier que les frais correspondent à votre utilisation prévue des services.
Demander une recharge du portefeuille
Lorsque votre solde est faible, vous pouvez demander une recharge via un flux en libre-service depuis votre tableau de bord. Votre demande est transmise directement à votre administrateur 3PL, qui peut traiter le dépôt rapidement.
Pour demander une recharge :
Accédez à la section portefeuille de votre tableau de bord
Cliquez sur l'option pour demander des fonds supplémentaires
Indiquez le montant dont vous avez besoin
Soumettez votre demande
Votre administrateur recevra une notification de votre demande et pourra la traiter immédiatement, les fonds étant généralement disponibles en quelques minutes.
Alertes et notifications de solde
Vous recevrez des notifications lorsque le solde de votre portefeuille descend en dessous des seuils configurés. Ces alertes vous aident à anticiper et à demander des recharges avant que votre solde ne devienne dangereusement bas.
Les notifications sont envoyées conformément au calendrier configuré par votre organisation et peuvent être transmises via vos canaux de communication préférés.
Comprendre les frais de service
Le solde de votre portefeuille diminue automatiquement au fur et à mesure que votre prestataire 3PL effectue des services en votre nom. Les frais courants comprennent :
Réception: Frais liés au traitement des stocks entrants
Stockage: Frais basés sur le volume en pieds cubes du stock entreposé
Préparation: Frais par article prélevé pour les commandes
Emballage: Frais par commande emballée
Expédition: Frais basés sur les tarifs des transporteurs et les niveaux de service
Tous les frais sont calculés sur la base des tarifs configurés par votre prestataire 3PL et appliqués automatiquement au fur et à mesure de l'exécution des travaux.
Contrôle d'accès basé sur les rôles
En tant qu'utilisateur client 3PL, vous disposez d'un accès en lecture seule à :
Votre solde de portefeuille actuel
Votre historique de transactions (filtré sur votre compte uniquement)
Les alertes et notifications de solde
Les demandes de recharge en libre-service
Vous ne pouvez pas modifier les paramètres du portefeuille ni consulter les informations de portefeuille d'autres clients.
Foire Aux Questions
Questions générales sur le portefeuille
Q : À quelle fréquence le solde de mon portefeuille est-il mis à jour ?
R : Le solde de votre portefeuille est mis à jour en temps réel au fur et à mesure que les services sont rendus. Le système de facturation calcule automatiquement les frais en fonction des activités d'entrepôt effectuées et les déduit immédiatement de votre solde. Un rapprochement détaillé est effectué lors des processus de facturation nocturnes à 4 h 00 UTC et 5 h 00 UTC.
Q : Que se passe-t-il si le solde de mon portefeuille est insuffisant pour couvrir une transaction ?
R : Si le solde de votre portefeuille est trop bas pour couvrir des frais de service, le système signale la commande pour un examen manuel ou la met en attente d'un rechargement du portefeuille, selon les paramètres de votre organisation. Votre administrateur en sera informé et pourra soit effectuer un rechargement, soit ajuster la commande selon les besoins.
Q : Puis-je avoir plusieurs portefeuilles ?
R : Non, votre organisation dispose d'un seul portefeuille par cycle de facturation. Cependant, des instantanés historiques du portefeuille sont conservés à des fins d'audit, vous permettant de consulter les périodes de facturation passées.
Q : Comment les soldes des portefeuilles sont-ils calculés d'un cycle de facturation à l'autre ?
R : Les soldes des portefeuilles sont des instantanés immuables liés à des périodes de facturation spécifiques. Une fois un cycle de facturation clôturé, le solde de cette période est verrouillé et conservé à des fins d'audit. Un nouveau solde de portefeuille commence avec le cycle de facturation suivant.
Pour les administrateurs 3PL
Q : Comment configurer des rechargements automatiques pour les comptes clients ?
R : Accédez aux paramètres du portefeuille pour chaque compte client et configurez les seuils de rechargement automatique. Lorsque le solde descend en dessous du montant que vous avez défini, le système peut déclencher une demande de rechargement automatique ou vous alerter pour que vous rechargiez manuellement le compte.
Q : Puis-je définir des limites de dépenses pour des clients individuels ?
R : Oui. Vous pouvez configurer des limites de dépenses par client dans le cadre des politiques de dépenses du portefeuille au niveau de votre organisation. Ces limites peuvent être définies sur une base quotidienne, mensuelle ou personnalisée selon vos besoins professionnels.
Q : Comment exporter des relevés de portefeuille à des fins comptables ?
R : Accédez à la section de rapports du portefeuille pour n'importe quel compte client et sélectionnez l'option d'exportation des relevés. Vous pouvez spécifier la plage de dates et télécharger un relevé complet affichant tous les dépôts, les frais et l'historique des soldes.
Q : Quels modes de paiement sont acceptés pour les dépôts sur le portefeuille ?
R : ShipSidekick prend en charge l'intégration Stripe pour les dépôts immédiats, ainsi que les virements bancaires si votre organisation a configuré cette option. Contactez l'administrateur de votre compte pour confirmer les méthodes disponibles pour votre configuration.
Pour les utilisateurs clients 3PL
Q : Comment demander un rechargement de mon portefeuille ?
R : Accédez à la section portefeuille de votre tableau de bord et cliquez sur l'option pour demander des fonds supplémentaires. Indiquez le montant dont vous avez besoin et soumettez votre demande. Votre administrateur recevra la demande et pourra la traiter rapidement, les fonds étant généralement disponibles en quelques minutes.
Q : Serai-je notifié lorsque mon solde est faible ?
R : Oui. Vous recevrez des notifications lorsque le solde de votre portefeuille descend en dessous des seuils configurés. Ces alertes vous aident à anticiper et à demander des rechargements avant que votre solde ne devienne dangereusement bas.
Q : Puis-je voir le détail de ce qui m'est facturé ?
R : Oui. Votre historique de transactions affiche tous les frais appliqués à votre compte, et vous pouvez consulter votre journal d'activité détaillé pour comprendre quels services ont généré chaque frais. Si vous avez besoin d'informations plus détaillées, contactez votre administrateur 3PL.
Q : Combien de temps faut-il pour qu'une demande de rechargement soit traitée ?
R : Les demandes de rechargement sont généralement traitées en quelques minutes après leur soumission. Le délai exact dépend de la disponibilité de votre administrateur et du mode de paiement utilisé. Vous recevrez une notification une fois que vos fonds auront été ajoutés.
Guide de dépannage
Problèmes de solde du portefeuille
Problème : Le solde de mon portefeuille semble incorrect ou ne correspond pas à mes attentes.
Solution :
Consultez votre historique de transactions pour identifier tous les frais et dépôts récents
Vérifiez que tous les frais correspondent aux services que vous avez réellement reçus
Assurez-vous que les dépôts ont été entièrement traités et appliqués à votre compte
Si des écarts persistent, contactez votre administrateur 3PL en précisant les dates et montants des transactions concernées
Votre administrateur peut consulter le journal d'activité détaillé et les enregistrements de facturation pour identifier les éventuels problèmes
Problème : Mon solde a chuté de manière inattendue.
Solution :
Consultez votre historique de transactions pour identifier les frais récents
Vérifiez que les frais correspondent aux activités d'entrepôt effectuées (réception, stockage, prélèvement, emballage, expédition)
Confirmez que les tarifs appliqués correspondent aux prix convenus
Si vous pensez qu'un frais est incorrect, contactez immédiatement votre administrateur 3PL en lui fournissant les détails de la transaction
Votre administrateur peut examiner le frais et effectuer les ajustements nécessaires
Problèmes de dépôt et de rechargement
Problème : Ma demande de rechargement n'a pas été traitée.
Solution :
Vérifiez que vous avez soumis la demande avec succès (une confirmation doit apparaître dans votre tableau de bord)
Consultez votre messagerie pour les notifications de votre administrateur 3PL
Si plusieurs heures se sont écoulées, contactez directement votre administrateur pour confirmer la réception de la demande
Votre administrateur peut avoir besoin de vérifier les informations relatives au mode de paiement avant de procéder au traitement
Problème : J'ai effectué un dépôt, mais les fonds n'apparaissent pas dans mon portefeuille.
Solution :
Consultez votre historique de transactions pour vérifier si le dépôt a été enregistré
Vérifiez que le paiement a bien été traité via votre mode de paiement (consultez votre compte bancaire ou Stripe)
Si le paiement a été traité mais que les fonds n'apparaissent pas dans votre portefeuille, contactez immédiatement votre administrateur 3PL
Votre administrateur peut examiner le traitement du paiement et appliquer manuellement les fonds si nécessaire
Accordez 5 à 10 minutes au système pour traiter et afficher complètement le dépôt
Problèmes de notifications et d'alertes
Problème : je ne reçois pas les notifications d'alerte de solde.
Solution :
Vérifiez vos paramètres de notification dans votre tableau de bord pour vous assurer que les alertes sont activées
Vérifiez que vos coordonnées (e-mail, téléphone, etc.) sont correctes et à jour
Vérifiez votre dossier de courrier indésirable ou spam au cas où les notifications seraient filtrées
Contactez votre administrateur 3PL pour confirmer que les seuils d'alerte de solde sont configurés pour votre compte
Votre administrateur peut déclencher manuellement une notification de test pour vérifier que le système fonctionne
Problème : je reçois trop de notifications.
Solution :
Contactez votre administrateur 3PL pour ajuster vos seuils d'alerte de solde
Demandez que les notifications soient envoyées moins fréquemment (par exemple, uniquement lorsque le solde tombe en dessous d'un niveau critique)
Votre administrateur peut configurer la fréquence des notifications et les modes de livraison selon vos préférences
Problèmes de frais de service
Problème : j'ai été facturé pour un service que je n'ai pas reçu.
Solution :
Consultez votre historique de transactions et votre journal d'activité pour identifier le frais en question
Vérifiez la date et le montant du frais
Contactez votre administrateur 3PL en lui fournissant les détails de la transaction
Votre administrateur peut consulter les journaux d'activité de l'entrepôt pour confirmer si le service a bien été effectué
Si le frais est incorrect, votre administrateur peut émettre un avoir ou un ajustement sur votre compte
Problème : les frais semblent plus élevés que prévu par rapport aux tarifs convenus.
Solution :
Vérifiez vos tarifs configurés avec votre administrateur 3PL pour confirmer la structure tarifaire
Consultez votre historique de transactions pour comprendre quels services ont généré chaque frais
Vérifiez que le volume de services (stocks reçus, articles prélevés, commandes emballées, etc.) correspond à vos attentes
Demandez à votre administrateur un relevé détaillé des frais
Si les tarifs ont changé, confirmez les nouveaux prix et la date d'entrée en vigueur avec votre administrateur
Problèmes d'accès et de permissions
Problème : je ne peux pas voir le solde de mon portefeuille ni mon historique de transactions.
Solution :
Vérifiez que vous êtes connecté avec le bon compte utilisateur
Vérifiez que votre rôle utilisateur a été configuré avec les permissions d'accès au portefeuille
Assurez-vous de naviguer vers la bonne section du tableau de bord (section facturation ou portefeuille)
Contactez votre administrateur 3PL pour confirmer que l'accès au portefeuille a été activé pour votre compte utilisateur
Votre administrateur devra peut-être mettre à jour vos permissions ou réinitialiser votre accès
Problème : je vois les informations de portefeuille d'autres clients.
Solution :
Cela ne devrait pas se produire — les informations de portefeuille des clients sont isolées par compte
Si vous voyez les données d'autres clients, il s'agit d'un problème de permissions
Contactez immédiatement votre administrateur 3PL pour signaler le problème
Votre administrateur peut examiner vos permissions d'accès et corriger toute erreur de configuration
Ne partagez pas et n'utilisez pas les informations provenant d'autres comptes clients
Obtenir de l'aide
Si vous rencontrez des problèmes non couverts dans ce guide, contactez directement votre administrateur 3PL. Il dispose d'un accès aux enregistrements de facturation détaillés, aux journaux d'activité et aux informations de configuration système nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes liés au portefeuille.
Pour les problèmes techniques ou les erreurs système, votre administrateur peut escalader la demande auprès du support ShipSidekick en fournissant les messages d'erreur spécifiques, les identifiants de transaction et les dates afin d'accélérer la résolution.