1. Objectif
Expliquer comment charger des codes-barres et d'autres identifiants de produits sur des SKU déjà existants, en un seul import, à l'aide du CSV Produits. Couvre la colonne dans laquelle un GTIN doit être placé, comment construire le fichier à partir de votre propre catalogue, et ce qui se passe lorsqu'un identifiant est déjà utilisé.
2. Périmètre
Couvre l'attribution d'identifiants à des produits existants via l'import du CSV Produits. L'import des bundles et de leurs composants est traité dans SWI-013. La lecture et la configuration des variantes primaires et liées sont traitées dans SWI-024. La création manuelle de produits n'est pas couverte ici.
3. Rôles et responsabilités
Responsable de la marque ou du catalogue : fournit les identifiants et détermine quel code appartient à quel SKU.
Responsable des opérations : effectue l'import et résout les lignes rejetées par celui-ci.
Support : vérifie quels identifiants sont déjà renseignés avant le lancement de l'opération.
4. Quand en avez-vous besoin
Des codes-barres sont introduits dans un catalogue qui a été constitué sans eux.
La lecture scan pour l'emballage, ou toute étape de numérisation, nécessite des codes sur des SKU qui n'en ont pas.
Un canal de vente au détail ou une marketplace a émis des GTIN qui doivent être associés à des SKU existants.
Un fournisseur a modifié le code d'un produit et un lot de SKU doit être mis à jour simultanément.
5. Concept clé : GTIN est une famille de codes, et barcode est l'endroit où il est placé
Ce que les utilisateurs supposent | Ce qui se passe réellement |
|---|---|
Il existe un champ GTIN à renseigner. | Il n'existe pas de champ appelé GTIN. Un GTIN est placé dans la colonne barcode , qui correspond au code lu par le scanner. UPC et EAN sont simplement des formats GTIN, et chacun dispose de sa propre colonne si vous souhaitez également y stocker la valeur séparément. |
Un import nécessite que toutes les colonnes soient renseignées. | Seule la colonne sku est obligatoire pour mettre à jour un produit existant. Un fichier contenant deux colonnes, sku et barcode, constitue un import complet et valide. |
Une cellule vide efface la valeur existante. | Les cellules vides sont ignorées. Tout ce que vous laissez vide conserve la valeur qu'il avait déjà. |
Un import remplace le catalogue. | Les lignes sont associées par SKU et mises à jour sur place. Un SKU qui n'existe pas encore est traité comme un nouveau produit, et c'est seulement dans ce cas qu'il doit avoir un nom. |
Un SKU ne peut porter qu'un seul code. | Un SKU porte un code-barres principal ainsi qu'un nombre illimité d' alias de codes-barres, où sont regroupés les anciens codes, les codes secondaires, ainsi que les codes fournisseur ou carton pour le même article. |
Plusieurs codes pour un SKU signifie plusieurs lignes. | C'est l'inverse. Les alias forment une liste dans une seule cellule, donc plusieurs codes pour un SKU correspondent à une seule ligne avec les codes séparés par des points-virgules. Une ligne par code écraserait les précédentes tout au long du fichier. |
L'import des alias remplace ceux déjà existants. | Les alias sont ajoutés à ceux que le SKU possède déjà, et les doublons sont supprimés. C'est ce qui permet d'importer en plusieurs lots et de relancer un fichier après l'avoir corrigé en toute sécurité. |
6. Procédure — exporter, renseigner les identifiants, importer
Ouvrez Produits depuis le menu du tableau de bord.
Cliquez sur Actions, puis sur Exporter tous les produits. Le fichier téléchargé utilise exactement les mêmes colonnes que celles attendues lors de l'import, de sorte que vos SKU sont déjà renseignés et qu'aucune information ne doit être saisie deux fois.
Ouvrez le fichier et formatez la colonne sku en Texte avant toute autre action, afin que tout SKU commençant par un zéro le conserve.
Renseignez la colonne barcode en regard de chaque SKU. Utilisez également les colonnes upc, ean, isbn ou asin si vous souhaitez stocker ces valeurs séparément.
Placez les anciens codes ou codes secondaires associés au même SKU dans barcode aliases, séparés par des points-virgules.
Supprimez toutes les colonnes à l'exception de sku et des colonnes d'identifiants que vous avez renseignées. Cette étape est facultative et facilite la vérification du fichier.
Enregistrez au format CSV.
De retour sur la page Produits, cliquez sur Actions, puis sur Importer des produits.
Sélectionnez le fichier et importez-le.
Si vous préférez partir d'un fichier vide plutôt que de votre catalogue, la fenêtre d'import dispose d'un bouton Télécharger le modèle CSV qui vous fournit les mêmes colonnes avec des lignes d'exemple.
6A. Associer plusieurs codes à un seul SKU
C'est le cas courant lorsque les cartons, les caisses ou les propres étiquettes d'un fournisseur portent chacun leur propre code, mais que tous correspondent au même article que vous détenez. Une liste de codes arrive généralement à raison d'un code par ligne et doit être restructurée avant de pouvoir être importée.
Le fichier requiert une ligne par SKU cible, et non une ligne par code. Placez le SKU dans la colonne sku, et chaque code qui lui appartient dans la colonne barcode_aliases de cette même ligne, séparés par des points-virgules et sans espaces. Une ligne peut contenir autant de codes que nécessaire.
Omettez entièrement la colonne barcode du fichier dans ce cas. Cette colonne ne contient qu'un seul code ; une liste de codes ne peut donc pas y figurer, et son inclusion risque d'écraser le code avec lequel le SKU est déjà scanné.
Les alias étant ajoutés plutôt que remplacés, un grand mapping peut être réparti sur plusieurs imports, une ligne de produits à la fois, et un fichier peut être corrigé et réimporté sans annuler ce qui a déjà été chargé.
7. Vérification
L'import indique le nombre de lignes traitées et liste celles qu'il n'a pas pu traiter.
Ouvrez deux ou trois des SKUs que vous avez mis à jour et confirmez que le code-barres apparaît désormais sur la variante.
Scannez l'un des nouveaux codes sur un poste de conditionnement ou avec un terminal portable et confirmez qu'il trouve le bon produit.
Si une ligne a été rejetée, le message indique le SKU concerné et la raison, afin qu'elle puisse être corrigée et réimportée séparément.
8. Contraintes et mises en garde
Vous devez disposer d'un accès complet aux Produits pour que l'option d'import apparaisse. Les utilisateurs en lecture seule ne la verront pas.
Un identifiant ne peut appartenir qu'à un seul produit à la fois. Si un code est déjà associé à un autre SKU, la ligne est rejetée et le SKU qui le détient est indiqué, de sorte que le conflit doit être résolu avant que le code puisse être déplacé.
Le rejet d'une ligne n'affecte que celle-ci. Toutes les autres lignes du fichier sont traitées normalement ; il n'est donc jamais nécessaire de réimporter l'intégralité d'un fichier.
Les cellules vides n'effacent jamais une valeur, et l'import d'alias ne supprime jamais ceux déjà enregistrés. La suppression d'un identifiant doit être effectuée directement sur le produit.
Les tableurs suppriment les zéros de début de toute colonne lue comme un nombre, ce qui corrompt silencieusement les SKUs et les codes-barres. Formatez ces colonnes en Texte avant d'enregistrer, ou modifiez le fichier dans un éditeur de texte brut. Les GTINs sont particulièrement exposés à ce problème, car beaucoup commencent par un zéro.
Les alias sont stockés sans espaces superflus et en majuscules ; ainsi, les codes ne différant que par des espaces ou la casse sont considérés comme identiques et fusionnés en un seul.
Les SKUs sont recherchés sans tenir compte de la casse ; un SKU saisi dans une casse différente de celle enregistrée dans le catalogue permet donc de retrouver le produit correspondant.
Lorsqu'un système d'entrepôt alimente le catalogue, il fournit son propre GTIN dans le champ barcode, et une synchronisation ultérieure peut écraser ce que vous avez importé. Les alias ne sont pas alimentés par cette synchronisation, ce qui constitue une raison supplémentaire de conserver les codes mappés dans la colonne des alias.
9. Exemple concret
Une marque de prêt-à-porter achetant des vêtements bruts en grande quantité les reçoit dans des cartons dont les étiquettes portent chacune leur propre code pour un style, une couleur et une taille spécifiques, tandis que la marque commercialise les articles sous un seul SKU par taille. Des centaines de codes de cartons doivent correspondre à une douzaine de SKUs de tailles.
Observation | Interprétation |
|---|---|
Des centaines de codes de cartons, mais seulement une douzaine de SKUs pour les réceptionner. | Environ trente codes par taille ; le mapping est donc de type plusieurs-vers-un et doit figurer dans la colonne des alias plutôt que dans la colonne barcode. |
La liste fournie contient un code par ligne. | Elle doit être pivotée pour obtenir une ligne par SKU, avec les codes de chaque taille joints par des points-virgules, avant de pouvoir être importée. |
La moitié des SKUs portent déjà un code-barres et l'autre moitié non. | Charger les codes de cartons en tant qu'alias laisse les codes existants intacts, ce que la colonne barcode ne ferait pas. |
Aucun des SKUs ne possède encore d'alias. | Rien ne peut être écrasé ; l'import peut donc être effectué par lots, une ligne de produits à la fois. |
La tâche se résume à restructurer la liste d'un code par ligne à une ligne par SKU, puis à effectuer un unique import. Scanner n'importe quelle étiquette de carton à la réception fait alors apparaître la bonne taille, ce qui est l'objectif de l'opération : l'entrepôt scanne ce qui est imprimé sur le carton devant lui, et non ce que la marque appelle l'article.
10. Documents connexes
SWI-013 — Importer des lots de produits depuis un CSV
SWI-024 — Lire et configurer les variantes principales et liées