1. Tujuan
Periksa setiap unit yang dikembalikan, catat kondisinya pada daftar periksa, dan rekam tujuan pengirimannya, agar nilai dan disposisi diperoleh dengan benar sejak pertama kali. Menjelaskan secara tepat bagaimana nilai dihitung, karena nilai dihitung bukan dinilai secara subjektif, dan inspektor yang tidak mengetahui aturannya akan kesulitan.
2. Ruang Lingkup
Mencakup pemeriksaan unit pada pengembalian yang telah diterima, dari dasbor. Penerimaan dibahas dalam SWI-030 dan pelaksanaan disposisi yang dihasilkan dibahas dalam SWI-032. Pembangunan aturan disposisi yang menentukan apa yang terjadi pada setiap item adalah pekerjaan konfigurasi dan tidak dibahas di sini.
3. Peran & Tanggung Jawab
Tim inspeksi: memeriksa setiap unit, mengisi daftar periksa dengan jujur, dan mencatat lokasi penempatan unit.
Pemimpin operasional: bertanggung jawab atas aturan disposisi, dan meninjau penggantian nilai, yang merupakan sinyal bahwa aturan tersebut salah.
Dukungan: membaca nilai dan daftar periksa yang tercatat ketika merchant menyengketakan suatu hasil.
4. Kapan Anda Membutuhkan Ini
Suatu pengembalian telah diterima dan unit-unitnya perlu diproses.
Sebuah item mendapat nilai yang tidak diharapkan oleh inspektor.
Semua item terus berada dalam status ditahan dan tidak ada yang tahu alasannya.
Sebuah unit yang dikembalikan perlu ditempatkan kembali ke tempat penyimpanan tertentu, dengan lot atau tanggal kedaluwarsanya ikut disertakan.
5. Konsep Utama: Nilai Dihitung dari Lima Kotak Centang, Bukan Dinilai Secara Subjektif
Apa yang diasumsikan orang | Apa yang sebenarnya terjadi |
|---|---|
Nilai adalah pendapat inspektor tentang item tersebut. | Nilai diturunkan dari daftar periksa. Mencentang kotak-kotak menghasilkan nilai, dan satu-satunya cara untuk mencatat nilai yang berbeda adalah penggantian eksplisit yang disertai alasan tertulis. |
Setiap kotak pada daftar periksa menurunkan nilai. | Hanya Rusak dan Komponen Hilang yang dapat menurunkan item di bawah B. Tag Terpasang dan Keausan Ringan menentukan A versus B, dan Kemasan Asli hanya menentukan A versus B. |
Item yang dikembalikan tanpa kemasan aslinya turun ke nilai C. | Tidak demikian. Item yang tidak rusak dan tidak ada yang hilang tidak dapat turun di bawah B, apa pun kondisi kemasannya. |
Nilai D berarti item tersebut sangat rusak. | Artinya Rusak dan Komponen Hilang keduanya dicentang. Tidak ada skala tingkat keparahan di mana pun pada daftar periksa, sehingga item yang sedikit tergores namun kehilangan satu aksesori mendapat nilai yang sama dengan item yang hancur total. |
Inspektor memilih apa yang terjadi pada item tersebut. | Aturan disposisi yang memilih, berdasarkan nilai dan detail lainnya. Inspektor melihat hasilnya dan dapat mengganti keputusan tersebut, sekali lagi dengan alasan. |
Inspeksi yang salah dapat diperbaiki dengan memeriksa item kembali. | Tidak bisa. Setiap unit diperiksa satu kali dan layar menolak pemeriksaan kedua. Keputusan yang salah harus ditangani pada tahap disposisi. |
Lokasi penyimpanan adalah catatan bagi siapa pun yang menempatkan item tersebut. | Ini adalah tempat penyimpanan yang benar-benar ditambahkan unit tersebut ketika disposisi Restock dijalankan. Membiarkannya kosong menyerahkan keputusan tersebut kepada mekanisme cadangan. |
6. Prosedur — Periksa Unit pada Suatu Pengembalian
Buka pengembalian dan klik Inspect Items, atau klik Continue to Inspect pada layar hasil penerimaan. Alamatnya adalah /dashboard/<organization-slug>/returns/<return-id>/inspect.
Periksa bilah kemajuan di bagian atas. Unit ditampilkan satu per satu dan bilah tersebut adalah satu-satunya indikasi berapa banyak yang tersisa.
Pindai kode batang unit ke SKU Verification, atau ketik SKU-nya. Ini mencatat apakah item di tangan Anda sesuai dengan item yang diharapkan, dan aturan disposisi dapat ditulis untuk menggunakannya sebagai acuan.
Isi Daftar Periksa Kondisi sesuai dengan unit: Tags Attached, Original Packaging, Minor Wear, Damaged, Missing Components.
Baca panel Condition Grade, yang diperbarui saat Anda mencentang. Jika hasilnya tidak sesuai dengan item di tangan Anda, daftar periksalah yang salah, bukan nilainya.
Tambahkan Defect Codes yang berlaku. Ini terpisah dari nilai dan tidak mengubahnya, tetapi aturan disposisi dapat ditulis berdasarkan kode-kode tersebut.
Tetapkan lokasi Put-away. Lokasi ini sudah terisi otomatis dengan saran, biasanya tempat penyimpanan utama SKU atau tempat penyimpanan yang sudah memiliki stok terbanyak, dan dapat diedit. Tambahkan nomor lot dan tanggal kedaluwarsa jika produk menggunakannya.
Tambahkan Catatan inspeksi jika ada hal yang tidak tercakup oleh nilai dan kode cacat.
Gunakan Override Grade / Disposition hanya jika hasil yang dihitung benar-benar salah. Alasan wajib diisi dan formulir tidak dapat dikirim tanpa alasan tersebut.
Kirim unit dan lanjutkan ke unit berikutnya. Status pengembalian berubah menjadi Inspecting pada unit pertama dan menjadi Processing setelah unit terakhir selesai.
6A. Cara Nilai Dihitung
Aturan berjalan secara berurutan dan berhenti pada baris pertama yang cocok, sehingga baris yang lebih tinggi selalu menang.
Kondisi | Nilai | Label |
|---|---|---|
Rusak dan Komponen Hilang keduanya dicentang | D | Cacat |
Komponen Rusak atau Hilang, salah satu dari keduanya | C | Dapat Diterima / Rusak |
Tidak rusak maupun hilang, tetapi label telah dilepas atau terdapat keausan ringan | B | Baik |
Label terpasang, tidak ada keausan, tidak ada yang rusak atau hilang, kemasan asli | A | Baru / Seperti Baru |
Label terpasang, tidak ada keausan, tidak ada yang rusak atau hilang, tanpa kemasan asli | B | Baik |
Secara praktis, hanya Komponen Rusak dan Komponen Hilang yang menjadi dua kotak penentu grade C dan D. Tiga kotak lainnya mengelompokkan barang yang tidak rusak ke dalam grade A atau B.
6B. Ketika semua item keluar dalam status ditahan
Status ditahan bukan sesuatu yang dapat dihasilkan oleh daftar periksa. Status ini adalah hasil yang dikembalikan oleh aturan disposisi ketika tidak ada aturan yang cocok dengan item tersebut, sehingga serangkaian item yang semuanya berstatus ditahan hampir selalu berarti aturan tidak mencakup item-item tersebut, bukan bahwa stok tersebut mencurigakan.
Organisasi yang sama sekali tidak memiliki aturan disposisi yang dikonfigurasi akan mengirimkan setiap unit yang diinspeksi ke status ditahan, sesuai rancangan sistem. Solusinya adalah membuat aturan yang mencakup grade dan alasan yang benar-benar muncul, bukan mengesampingkan setiap item secara satu per satu. Penanganan backlog yang dihasilkan dibahas dalam SWI-033.
7. Verifikasi
Bilah kemajuan mencapai jumlah penuh dan layar menampilkan Inspeksi Selesai.
Status retur berubah menjadi Memproses setelah setiap unit telah diinspeksi, setelah melalui tahap Sedang Diinspeksi.
Kartu Hasil Inspeksi pada retur mencantumkan setiap unit beserta gradenya dan disposisi yang diberikan.
Unit yang dikesampingkan menampilkan pengesampingan dan alasannya, dan tidak lagi mengacu pada suatu aturan.
Lokasi penempatan serta lot atau kedaluwarsa apa pun ditampilkan terhadap unit, siap untuk diisi kembali ke stok.
Eksekusi Semua Disposisi kini tersedia pada retur, yang sebelumnya tidak tersedia selama masih ada unit yang belum diinspeksi.
8. Batasan dan catatan penting
Status retur harus Diterima atau Sedang Diinspeksi. Retur yang telah beralih ke status Memproses tidak dapat diinspeksi lebih lanjut.
Setiap unit diinspeksi satu kali. Tidak ada inspeksi ulang maupun tahap koreksi, sehingga kesalahan yang ditemukan setelahnya ditangani pada tahap disposisi atau dengan menyesuaikan inventaris di kemudian hari.
Pengesampingan atas grade maupun disposisi memerlukan alasan, dan satu alasan mencakup keduanya.
Mengesampingkan disposisi memutus unit dari aturan sepenuhnya, sehingga catatan tidak lagi menampilkan aturan mana yang seharusnya berlaku.
Kode cacat tidak pernah mengubah grade. Kode ini ada agar aturan disposisi dan antrean tahan memiliki sesuatu yang lebih spesifik daripada sekadar huruf untuk digunakan.
Lot dan kedaluwarsa hanya dapat dimasukkan setelah lokasi penempatan yang nyata telah dipilih. Keduanya hanya dibawa ke inventaris melalui jalur restock yang tepat, yaitu jalur yang dibuat oleh lokasi yang tercatat.
Ketika unit dikembalikan berdasarkan pengiriman asli, lot dan kedaluwarsa diisi otomatis dari pengiriman tersebut dan ditandai sebagai berasal dari pengiriman itu. Keduanya tetap dapat diedit, itulah yang membuat retur dari saluran yang tidak kami kirimkan tetap dapat diproses.
Biaya inspeksi dikenakan per unit apabila telah dikonfigurasi, dan dapat diatur berbeda berdasarkan grade.
Menginspeksi unit terakhir juga menutup tugas induk retur, yang menjadikan retur tersebut memenuhi syarat untuk disposisi.
Apabila pengembalian dana dikonfigurasi untuk dipicu saat inspeksi, pengiriman setiap unit adalah yang memicunya.
9. Contoh kasus nyata
Sebuah merek yang beroperasi melalui 3PL mendapati bahwa setiap unit yang dikembalikan selalu masuk ke status ditahan, dan mempertanyakan mengapa inspeksi menolak stok yang layak.
Yang diamati | Artinya |
|---|---|
Item dengan daftar periksa yang bersih tetap masuk ke status ditahan. | Daftar periksa bukan penyebabnya. Daftar periksa yang bersih menghasilkan grade A, dan ditahan bukan merupakan grade. |
Organisasi tidak memiliki aturan disposisi yang dikonfigurasi. | Inilah akar penyebabnya. Tanpa aturan yang cocok, setiap unit yang diinspeksi jatuh ke status ditahan. |
Para inspektor mulai mengesampingkan setiap item ke Restock. | Dapat dimaklumi, namun ini adalah langkah yang keliru. Setiap pengesampingan adalah keputusan manual yang seharusnya dapat dibuat secara otomatis oleh satu aturan, dan setiap pengesampingan memutus unit dari aturan tersebut. |
Sebuah item yang dikembalikan dalam kotak aslinya mendapat grade B, bukan A. | Kotak Kemasan Asli dibiarkan tidak dicentang. Kotak itulah satu-satunya pembeda antara A dan B pada item yang sebaliknya bersih. |
Satu item yang dicentang sebagai rusak dan hilang komponen menghasilkan grade D, padahal inspektor mengharapkan C. | Kedua kotak yang dicentang bersamaan adalah definisi dari D. Salah satu saja akan menghasilkan C. |
Dua aturan dibuat: satu mengirim grade A dan B ke Restock, dan satu lagi mengirim grade C dan D ke Likuidasi, dan backlog status ditahan berhenti bertambah pada hari yang sama.
10. Dokumen terkait
SWI-030 — Terima Retur di Dok
SWI-032 — Jalankan Disposisi dan Restok Stok yang Dikembalikan
SWI-033 — Bersihkan Antrean HOLD Pengembalian
SWI-004 — Baca Layar Inventaris