1. Objectif
Inspecter chaque unité retournée, consigner son état dans la liste de contrôle et enregistrer sa destination, afin que la note et la décision de traitement soient correctes dès le premier passage. Décrit précisément comment la note est calculée, car elle est calculée et non appréciée subjectivement, et un inspecteur qui ne connaît pas la règle s'y opposera.
2. Périmètre
Couvre l'inspection des unités d'un retour déjà réceptionné, depuis le tableau de bord. La réception est traitée dans SWI-030 et l'exécution des décisions de traitement qui en découlent est couverte dans SWI-032. La configuration des règles de traitement déterminant ce qui arrive à chaque article est un travail de paramétrage qui n'est pas abordé ici.
3. Rôles et responsabilités
Équipe d'inspection : examine chaque unité, remplit la liste de contrôle de manière honnête et enregistre l'emplacement où l'unité est rangée.
Responsable des opérations : est propriétaire des règles de traitement et examine les dérogations, qui signalent que les règles sont incorrectes.
Support : consulte la note enregistrée et la liste de contrôle lorsqu'un marchand conteste une décision.
4. Quand utiliser cette procédure
Un retour a été réceptionné et ses unités doivent être traitées.
Un article a reçu une note que l'inspecteur n'attendait pas.
Tous les articles sont mis en attente et personne ne sait pourquoi.
Une unité retournée doit être rangée dans un emplacement précis, avec son numéro de lot ou sa date d'expiration conservés.
5. Concept clé : la note est calculée à partir de cinq cases à cocher, et non appréciée subjectivement
Ce que les gens supposent | Ce qui se passe réellement |
|---|---|
La note reflète l'opinion de l'inspecteur sur l'article. | Elle est dérivée de la liste de contrôle. Cocher les cases produit la note, et la seule façon d'en enregistrer une différente est une dérogation explicite accompagnée d'un motif écrit. |
Chaque case cochée dans la liste de contrôle fait baisser la note. | Seules les cases Endommagé et Composants manquants peuvent faire passer un article en dessous de B. Étiquettes attachées et Légère usure déterminent A par rapport à B, et Emballage d'origine ne distingue que A de B. |
Un article retourné sans son emballage d'origine passe en note C. | Ce n'est pas le cas. Un article sans dommage et sans élément manquant ne peut pas descendre en dessous de B, quel que soit l'état de l'emballage. |
La note D signifie que l'article est gravement endommagé. | Elle signifie que les cases Endommagé et Composants manquants sont toutes deux cochées. Il n'existe aucun curseur de gravité dans la liste de contrôle ; un article légèrement éraflé auquel il manque un accessoire reçoit donc la même note qu'un article complètement écrasé. |
L'inspecteur choisit ce qui arrive à l'article. | Les règles de traitement décident, en fonction de la note et des autres informations. L'inspecteur voit le résultat et peut y déroger, également avec un motif. |
Une inspection incorrecte peut être corrigée en inspectant à nouveau l'article. | Ce n'est pas possible. Chaque unité est inspectée une seule fois et l'écran refuse un second passage. Une erreur de décision doit être gérée au niveau du traitement. |
L'emplacement de rangement est une note pour la personne qui range l'article. | C'est l'emplacement auquel l'unité est effectivement ajoutée lors de l'exécution d'une décision de Réapprovisionnement. Laisser ce champ vide délègue la décision à un emplacement de secours. |
6. Procédure — inspecter les unités d'un retour
Ouvrez le retour et cliquez sur Inspecter les articles, ou cliquez sur Continuer vers l'inspection sur l'écran de résultat de réception. L'adresse est /dashboard/<organization-slug>/returns/<return-id>/inspect.
Vérifiez la barre de progression en haut. Les unités sont présentées une par une et la barre est le seul indicateur du nombre restant.
Scannez le code-barres de l'unité dans Vérification du SKU, ou saisissez le SKU manuellement. Cela enregistre si l'article en main correspond à l'article attendu, et les règles de traitement peuvent être configurées pour en tenir compte.
Renseignez la Liste de contrôle de l'état en examinant l'unité : Étiquettes attachées, Emballage d'origine, Légère usure, Endommagé, Composants manquants.
Lisez le panneau Note de l'état, qui se met à jour au fur et à mesure des cases cochées. S'il ne correspond pas à l'article en main, c'est la liste de contrôle qui est incorrecte, et non la note.
Ajoutez les Codes de défaut applicables. Ceux-ci sont indépendants de la note et ne la modifient pas, mais les règles de traitement peuvent être configurées pour en tenir compte.
Définissez l'Emplacement de rangement. Il est pré-rempli avec une suggestion, généralement l'emplacement habituel du SKU ou l'emplacement en contenant déjà le plus grand nombre, et il est modifiable. Ajoutez le numéro de lot et la date d'expiration le cas échéant.
Ajoutez des Notes d'inspection si des informations ne sont pas capturées par la note et les codes de défaut.
Utilisez Déroger à la note / au traitement uniquement lorsque la décision calculée est manifestement incorrecte. Un motif est obligatoire et le formulaire ne peut pas être soumis sans lui.
Soumettez l'unité et passez à la suivante. Le retour passe à En cours d'inspection dès la première unité et à En traitement une fois la dernière terminée.
6A. Comment la note est calculée
La règle s'applique dans l'ordre et s'arrête à la première ligne correspondante ; une ligne supérieure l'emporte donc toujours.
État | Note | Libellé |
|---|---|---|
Cases Endommagé et Composants manquants toutes deux cochées | D | Défectueux |
Composants endommagés ou manquants, l'un des deux | C | Acceptable / Endommagé |
Ni endommagé ni manquant, mais étiquettes retirées ou usure mineure | B | Bon |
Étiquettes présentes, sans usure, rien d'endommagé ni de manquant, emballage d'origine | A | Neuf / Comme neuf |
Étiquettes présentes, sans usure, rien d'endommagé ni de manquant, sans emballage d'origine | B | Bon |
En pratique, seules les cases Composants endommagés et Composants manquants déterminent les notes C et D. Les trois autres cases classent les articles non endommagés en A ou B.
6B. Lorsque tout se retrouve en attente
La mise en attente n'est pas un résultat que la liste de contrôle peut produire. C'est ce que retournent les règles de disposition lorsqu'aucune règle ne correspond à l'article ; une série d'articles se retrouvant tous en attente signifie presque toujours que les règles ne les couvrent pas, plutôt que le stock soit suspect.
Une organisation ne disposant d'aucune règle de disposition configurée envoie chaque unité inspectée en attente, par conception. La solution consiste à rédiger des règles couvrant les notes et les motifs qui reviennent réellement, et non à remplacer chaque article au fur et à mesure. La résorption du retard qui en résulte est traitée dans SWI-033.
7. Vérification
La barre de progression atteint le nombre total et l'écran affiche Inspection terminée.
Le retour affiche En traitement une fois que chaque unité a été inspectée, après être passée par En cours d'inspection.
La fiche Résultats d'inspection du retour répertorie chaque unité avec sa note et la disposition qui lui a été attribuée.
Une unité dont la disposition a été remplacée affiche le remplacement et son motif, et ne cite plus de règle.
L'emplacement de rangement ainsi que le lot ou la date de péremption apparaissent en regard de l'unité, prêts pour le réapprovisionnement.
Exécuter toutes les dispositions est désormais proposé sur le retour, ce qui n'était pas le cas tant que des unités n'avaient pas encore été inspectées.
8. Contraintes et mises en garde
Le retour doit afficher Reçu ou En cours d'inspection. Un retour passé à l'état En traitement ne peut plus faire l'objet d'une inspection supplémentaire.
Chaque unité est inspectée une seule fois. Il n'y a ni réinspection ni passe de correction ; une erreur découverte ultérieurement est traitée lors de la disposition ou par un ajustement d'inventaire ultérieur.
Le remplacement de la note ou de la disposition nécessite un motif, et un seul motif couvre les deux.
Remplacer la disposition détache entièrement l'unité des règles ; l'enregistrement n'indique donc plus quelle règle aurait été applicable.
Les codes de défaut ne modifient jamais la note. Ils existent pour que les règles de disposition et la file d'attente des mises en attente disposent d'un élément plus précis qu'une simple lettre.
Le lot et la date de péremption ne peuvent être saisis qu'une fois qu'un emplacement de rangement réel a été choisi. Ils ne sont reportés dans l'inventaire que via le chemin de réapprovisionnement exact, c'est-à-dire celui qu'un emplacement capturé crée.
Lorsque l'unité a été retournée en lien avec une expédition d'origine, le lot et la date de péremption sont préremplis à partir de celle-ci et identifiés comme provenant de cette expédition. Ils restent modifiables, ce qui permet de traiter les retours de canaux que nous n'avons pas expédiés.
Des frais d'inspection sont facturés par unité lorsqu'ils sont configurés, et peuvent être définis différemment selon la note.
L'inspection de la dernière unité clôture également la tâche parente du retour, ce qui rend le retour éligible à la disposition.
Lorsqu'un remboursement est configuré pour se déclencher à l'inspection, c'est la soumission de chaque unité qui l'active.
9. Exemple concret
Une marque opérant via un prestataire logistique (3PL) a constaté que chaque unité retournée se retrouvait en attente, et a demandé pourquoi l'inspection rejetait des articles en bon état.
Ce qui a été observé | Ce que cela signifiait |
|---|---|
Des articles avec une liste de contrôle vierge se retrouvaient quand même en attente. | La liste de contrôle n'en était pas la cause. Une liste vierge produit la note A, et la mise en attente n'est pas une note. |
L'organisation ne disposait d'aucune règle de disposition configurée. | C'était la cause principale. Sans règle à faire correspondre, chaque unité inspectée tombe en attente par défaut. |
Les inspecteurs avaient commencé à remplacer manuellement chaque article par Réapprovisionner. | Compréhensible, mais ce n'était pas le bon levier. Chaque remplacement représentait une décision manuelle qu'une seule règle aurait prise automatiquement, et chacun détachait l'unité des règles. |
Un article retourné dans sa boîte d'origine a reçu la note B, et non A. | La case Emballage d'origine n'avait pas été cochée. C'est la seule distinction entre A et B pour un article par ailleurs sans défaut. |
Un article coché comme endommagé et avec des pièces manquantes a obtenu la note D, alors que l'inspecteur s'attendait à C. | Cocher les deux cases correspond à la définition de D. L'une ou l'autre seule aurait donné C. |
Deux règles ont été rédigées, l'une envoyant les notes A et B vers Réapprovisionner et l'autre envoyant C et D vers Liquider, et le retard en attente a cessé de croître le jour même.
10. Documents connexes
SWI-030 — Réceptionner un retour au quai
SWI-032 — Exécuter les dispositions et réapprovisionner le stock retourné
SWI-033 — Vider la file d'attente HOLD des retours
SWI-004 — Lire l'écran d'inventaire