Enviar un pedido con un transportista con el que Shipsidekick no se integra

1. Propósito

Completar un pedido que se envía con un transportista con el que Ship Side Kick no se integra — LTL, carga completa, un transportista de palés o el camión propio del cliente — y registrarlo contra el pedido, sin comprar por error una etiqueta de paquetería.

2. Alcance

Registro del envío y cierre del pedido una vez que la mercancía sale con un transportista no integrado. Contratar el flete con el transportista y conectar un transportista de paquetería integrado a una organización quedan fuera del alcance; para esto último, consulte SWI-006.

3. Roles y responsabilidades

4. Cuándo necesita esto

Utilice esta instrucción cuando un pedido salga con algo distinto a un transportista de paquetería conectado. Las señales habituales:

• El pedido es de tamaño palé, o el cliente ha organizado su propio transportista, y la tarea de envío muestra una tarifa de paquetería pequeña para él.

• El pedido muestra un transportista de paquetería que usted no eligió, en todos los pedidos de ese cliente.

• El campo Método de envío muestra el nombre de un transportista que usted reconoce, pero la tarifa junto a él proviene de un transportista completamente diferente.

No hay ningún problema. Ship Side Kick selecciona una tarifa de las cuentas de transportista que la organización tiene activas, y un transportista para el que no puede calcular tarifas nunca puede ganar esa selección.

5. Concepto clave: un método de envío no es un transportista

Este es el malentendido más frecuente sobre este tema, y cometerlo puede costar una tarde entera.

Un método de envío no puede incorporar un transportista. Crear uno con el nombre de su transportista de carga no hace que ese transportista esté disponible, ni impide que el pedido seleccione un transportista de paquetería.

Peor aún, un método de envío sin ninguna cuenta de transportista asociada no filtra nada en absoluto. El pedido coincide con él por nombre — por lo que el campo Método de envío mostrará el nombre que escribió — y luego compara tarifas entre todos los transportistas que tiene la organización y toma el más económico. El resultado es un pedido que parece tener configurado su transportista, pero que lleva una tarifa de uno completamente distinto.

Ship Side Kick se integra con transportistas de paquetería. Los transportistas de carga y LTL no pueden conectarse como cuentas de transportista, por lo que para esos envíos nunca habrá una tarifa que seleccionar, y la solución es registrar el envío en lugar de configurar un transportista.

6. Procedimiento: registrar el envío

Contrate el flete con su transportista primero y tenga a mano el número de referencia del transportista. El número concreto depende de cómo se mueva la carga:

El Conocimiento de Embarque (BOL) es el documento de envío y acompaña a ambos tipos. No es el número de referencia: adjúntelo como archivo en el paso 6 y escriba el número PRO o de precinto en el campo del paso 4.

A continuación:

1. Abra el pedido en Ship Side Kick.

2. Desplácese hasta Cargas de etiquetas.

3. Haga clic en Agregar etiqueta.

4. En Código de seguimiento, introduzca el número PRO para un envío LTL, o el número de precinto para un camión completo. Este campo es el que realiza la función: consulte la sección 9.

5. Deje Transportista sin seleccionar. La lista contiene únicamente los transportistas para los que Ship Side Kick puede generar enlaces de seguimiento, por lo que un transportista de carga no estará disponible. El registro guardado indicará Transportista no listado, lo cual es correcto.

6. Adjunte el BOL en Archivo de etiqueta para que el documento quede almacenado junto al pedido. Esto es opcional, pero muy recomendable: es la única copia que permanece vinculada al registro.

7. Opcionalmente, introduzca el coste del flete en Coste de envío.

8. Haga clic en Guardar.

9. Envíe la tarea como lo haría normalmente.

7. Procedimiento — eliminar un método de envío que hace referencia a un transportista no integrado

Si alguien ya ha creado un método de envío con el nombre del transportista de carga, elimínelo. No tiene ningún efecto en la selección de tarifas y dejarlo en su lugar hace que los pedidos futuros parezcan configurados cuando en realidad no lo están.

1. Vaya a Cuentas de transportista.

2. Abra Opciones de envío.

3. Busque la opción con el nombre del transportista y elimínela.

8. Verificación

• La tarifa de paquete desaparece de la tarea de envío y es reemplazada por el número de seguimiento que ingresó. Esta es la señal de que la carga se registró correctamente.

• Enviar la tarea cierra el pedido sin adquirir una etiqueta de paquete.

• No aparece ningún cargo de envío por una etiqueta que nunca fue adquirida.

• El pedido lleva el número PRO o de precinto, de modo que el envío puede rastrearse posteriormente, con el BOL adjunto junto a él.

9. Restricciones y advertencias

• No utilice Cumplir pedido manualmente para estos envíos. Cierra el pedido sin número de seguimiento, y un pedido cerrado de esa manera no genera facturación por el trabajo de almacén realizado. El cargo no es recuperable posteriormente. La ruta de carga descrita en la sección 6 factura con normalidad. Este es el error más costoso que puede cometerse en este procedimiento.

• La carga acepta un código de seguimiento o un archivo. Ingrese siempre el código de seguimiento. Adjuntar únicamente un archivo deja el pedido sin referencia, y es el código de seguimiento el que suprime la tarifa de paquete.

• Una etiqueta cargada se adjunta al pedido completo, no a un paquete individual. En un pedido que se envía en más de una entrega, la primera carga se interpretará como que cubre el resto, así que cargue solo cuando el pedido completo se despache de una sola vez.

• Si el pedido provino de una tienda conectada, dicha tienda generalmente requiere tanto un código de seguimiento como un transportista identificado para mostrar el envío como cumplido. Un transportista de carga no puede ser identificado de ese modo, por lo que la tienda puede mostrar el cumplimiento sin transportista. Informe al equipo de la tienda del cliente a qué corresponde el número.

• Este procedimiento registra un envío; no lo reserva. El flete ya debe estar coordinado con el transportista.

10. Ejemplo práctico

Una organización cliente bajo una empresa matriz 3PL reportó que todos los pedidos seleccionaban FedEx como transportista. El pedido en cuestión era de 286 unidades de una válvula de equilibrio de presión transportadas en un palet, y debía salir con un transportista de carga LTL.

Resolución: este envío se realizó como LTL, por lo que el número PRO se registró contra el pedido según la sección 6, y el pedido salió con el transportista de carga sin adquirir ninguna etiqueta de FedEx. El método de envío con el nombre de ese transportista fue eliminado según la sección 7. El mismo procedimiento se aplica a todos los envíos de carga y en palet de todos los clientes de la organización matriz.

11. Documentos relacionados

• SWI-006 — Publicar una cuenta de transportista en organizaciones subordinadas