Descripción general
La gestión de pedidos en ShipSidekick es un componente central de su plataforma logística unificada que consolida los flujos de trabajo de procesamiento, cumplimiento y finalización de pedidos. El sistema se integra con Shopify, transportistas y sus operaciones internas de almacén para crear un proceso fluido desde el pedido hasta el envío.
Comprender el ciclo de vida de un pedido
Creación y sincronización de pedidos
Los pedidos ingresan a ShipSidekick a través de la integración con sus canales de ventas, principalmente Shopify. El sistema mantiene una sincronización continua para garantizar que sus pedidos estén siempre actualizados:
Sincronización diaria: ShipSidekick ejecuta una verificación exhaustiva de pedidos faltantes todos los días a las 5:05 AM UTC para capturar cualquier pedido que pueda haberse omitido durante la sincronización regular
Monitoreo en tiempo real: La sincronización de verificación rápida se ejecuta cada 15 minutos para detectar cambios rápidos en los pedidos
Seguimiento del estado de cumplimiento: Un monitor dedicado de órdenes de cumplimiento se ejecuta cada 15 minutos para detectar cambios de estado de cumplimiento en sus canales de ventas
Este enfoque de sincronización de múltiples capas garantiza que los pedidos sincronizados desde Shopify se capturen de manera confiable, incluso en las raras circunstancias en que puedan producirse retrasos.
Estado del pedido y estados de cumplimiento
A medida que los pedidos avanzan por su proceso de cumplimiento, pasan por estados diferenciados:
Confirmado: Pedidos listos para el procesamiento en el almacén
En progreso: Pedidos que se están preparando y empacando actualmente
Completado/Recibido: Pedidos que han sido cumplidos y enviados
Cada transición de estado se registra automáticamente en el registro de actividad, lo que proporciona un historial de auditoría completo del recorrido de cada pedido por su almacén.
Gestión de pedidos en su almacén
Estaciones de empaque: el corazón del cumplimiento
Una estación de empaque es un espacio de trabajo dedicado donde los miembros de su equipo de almacén empaquetan los pedidos de los clientes y generan las etiquetas de envío. Representa la última parada en el proceso de cumplimiento antes de que los pedidos salgan de sus instalaciones.
Una estación de empaque bien organizada incluye todo lo que un empacador necesita al alcance de la mano:
Cajas y materiales de embalaje
Cinta adhesiva y suministros de sellado
Básculas para una medición precisa del peso
Impresoras de etiquetas para etiquetas de envío
Una computadora o tableta con el sistema de gestión de almacén de ShipSidekick
Con ShipSidekick WMS, su estación de empaque se convierte en una operación optimizada donde los empacadores pueden:
Procesar pedidos rápidamente desde una sola interfaz
Calcular tarifas de envío automáticamente
Imprimir etiquetas de envío bajo demanda
Actualizar el estado de los pedidos en todos sus canales de ventas simultáneamente
Procesamiento de pedidos en la estación de empaque
Cuando los pedidos llegan a su estación de empaque, ShipSidekick proporciona a los empacadores toda la información y las herramientas necesarias:
Detalles del pedido: Información completa del cliente, artículos a enviar e instrucciones especiales
Cálculo automático de tarifas: Las tarifas de envío se calculan automáticamente en función de sus cuentas de transportista y el peso del paquete
Generación de etiquetas: Las etiquetas de envío se imprimen directamente desde la interfaz de la estación de empaque
Actualizaciones de estado: El estado de cumplimiento del pedido se actualiza automáticamente en Shopify y otros canales de ventas conectados
Inventario y asignación de pedidos
Ubicaciones del almacén y vinculación del inventario
Cada espacio físico donde almacena un producto necesita un identificador único en ShipSidekick. Las ubicaciones funcionan como direcciones para su inventario, indicándole a usted y a su equipo exactamente dónde se encuentra cada artículo.
El cumplimiento de pedidos depende de los cálculos de niveles de inventario en tiempo real. ShipSidekick mantiene:
Seguimiento de inventario preciso: Niveles de stock actuales en cada ubicación de almacén
Asignación automática: Los pedidos se asignan al inventario disponible a medida que avanzan por la cola de confirmados
Visibilidad entre almacenes: Consulte los niveles de inventario en todas sus instalaciones desde un único sistema
Sin un sistema de ubicación adecuado, básicamente estará almacenando productos al azar y confiando en poder encontrarlos cuando lleguen los pedidos. La gestión de ubicaciones de ShipSidekick garantiza que cada producto tenga un lugar designado, lo que hace que el seguimiento del inventario sea preciso y la preparación de pedidos, eficiente.
Operaciones con múltiples almacenes
Si opera varios centros de fulfillment, ShipSidekick le permite gestionarlos todos desde un único sistema:
Entidades de almacén independientes: Cada almacén opera de forma independiente con sus propias ubicaciones, inventario y operaciones
Transferencias de inventario: Mueva inventario entre almacenes según sea necesario
Visibilidad unificada: Supervise los niveles de inventario y el cumplimiento de pedidos en todas las instalaciones simultáneamente
Configuración independiente: Gestione las configuraciones de ubicación de forma separada para cada sitio de almacén
Esta flexibilidad permite a las empresas crecer desde una única ubicación hasta una red de fulfillment distribuida.
Configuración de envíos y mejores prácticas
Conexión de sus transportistas
La base de un envío eficiente es tener sus cuentas de transportista correctamente conectadas a ShipSidekick. Antes de comenzar a enviar pedidos:
Vaya a Integraciones y conexiones desde el menú principal
Seleccione los transportistas que utiliza (USPS, UPS, FedEx, DHL u operadores regionales)
Complete el proceso de conexión introduciendo las credenciales de su cuenta de transportista
Una vez conectado, ShipSidekick automáticamente:
Calcula tarifas de envío en tiempo real para cada pedido
Fija las tarifas en el momento de creación del pedido mediante tablas de tarifas en caché (instantáneas inmutables de las tarifas por servicio × peso × zona para cada cuenta de transportista)
Evita fluctuaciones de tarifas durante el fulfillment
Aplica el método de envío correcto según su configuración
Asignación de métodos de envío
Los pedidos deben asignarse correctamente a sus métodos de envío configurados. Si los pedidos muestran un método de envío diferente al que el cliente seleccionó al finalizar la compra:
Verifique sus asignaciones: Confirme que la asignación de métodos de envío esté correctamente configurada entre su canal de ventas y ShipSidekick
Actualice los pedidos: Si la configuración del transportista se modificó después de que se realizaron los pedidos, actualícelos para aplicar las nuevas asignaciones
El momento importa: Es posible que los pedidos importados antes de que se activaran las cuentas de transportista deban actualizarse una vez que los transportistas estén conectados
Gestión de problemas comunes con pedidos
Pedidos que aparecen como enviados en ShipSidekick pero no cumplidos en Shopify
En ocasiones, problemas de sincronización entre ShipSidekick y Shopify pueden hacer que los pedidos aparezcan como enviados en ShipSidekick mientras permanecen sin cumplir en Shopify. Aunque el sistema cuenta con monitores para detectar estos casos, circunstancias poco frecuentes pueden ocasionar retrasos.
Si encuentra este problema:
Contacte con soporte de inmediato si detecta pedidos con números de seguimiento que no están cumplidos en Shopify
Esto afecta a sus métricas de envío y a la experiencia del cliente
El equipo de soporte puede investigar el estado de sincronización y corregir manualmente el estado de cumplimiento si es necesario
Pedidos de cambio de Shopify que no se sincronizan después de reabrirlos
Si reabre un pedido de cambio en Shopify y este no se sincroniza correctamente con ShipSidekick:
Forzar reapertura el pedido en ShipSidekick
Resincronizar el pedido (no solo actualizar) para obtener los datos más recientes de Shopify
El pedido de cambio estará entonces disponible en la cola de confirmados para su empaquetado y envío
La distinción entre actualizar y resincronizar es importante: resincronizar obtiene datos nuevos de Shopify, mientras que actualizar renueva la vista local.
Órdenes de compra bloqueadas en estado Completado/Recibido
Si una orden de compra está bloqueada en estado completado o recibido y necesita recibir artículos:
Cancelar la OC en ShipSidekick
Reabrirla para devolverla al estado confirmado
Luego puede procesar la recepción de artículos de manera normal
Modificaciones de pedidos y solicitudes especiales
Actualización de números de pedido
Los números de pedido no pueden modificarse a través de la interfaz de usuario de ShipSidekick. Si necesita cambiar un número de pedido:
Contacte con soporte con los detalles del pedido
El equipo de soporte puede actualizar manualmente el número de pedido por su parte
Proporcione el número de pedido actual y el número de pedido correcto que necesita
Agregar el mismo SKU varias veces con diferentes números de lote o fechas de vencimiento
Algunas cuentas admiten un manejo especial para agregar el mismo SKU varias veces en una sola orden de compra con diferentes números de lote o fechas de vencimiento. Esta no es una función estándar para todas las cuentas.
Contacte con soporte para confirmar si su cuenta admite este manejo especial
El equipo de soporte puede asesorar sobre el mejor enfoque para su configuración específica
Registro de actividad y auditorías
Cada cambio de estado de pedido y operación se registra automáticamente a través del sistema de registro de actividad de ShipSidekick. Esto proporciona:
Registros de auditoría completos: Realice un seguimiento de cada acción realizada en un pedido
Documentación de cumplimiento normativo: Mantenga registros para requisitos regulatorios
Soporte para depuración: Revise los cambios históricos para solucionar problemas
Responsabilidad: Vea quién realizó los cambios y cuándo
Acceda a los registros de actividad directamente desde cualquier pedido para revisar su historial completo.
Notificaciones y gestión de tareas
Notificaciones de estado de pedido
Las transiciones de estado de pedido activan notificaciones automáticamente. ShipSidekick admite cadencias de notificación configuradas según sus preferencias:
Notificaciones por hora
Notificaciones diarias
Notificaciones semanales
Notificaciones mensuales
Configure las preferencias de notificación para mantenerse informado sobre el progreso de los pedidos sin sobrecarga de información.
Asignación de tareas y picking/packing
Los pedidos generan automáticamente tareas de picking y packing que fluyen a través de la asignación de tareas. Estas tareas se distribuyen a su equipo de almacén cada 10 minutos, garantizando:
Flujo de trabajo eficiente: Las tareas se asignan según la capacidad actual del almacén y la ubicación
Actualizaciones en tiempo real: Los nuevos pedidos generan tareas de inmediato al ser confirmados
Coordinación del equipo: Todos los miembros del equipo ven sus tareas asignadas en tiempo real
Obtener ayuda con problemas de pedidos
Si encuentra problemas de gestión de pedidos que no están cubiertos en esta guía:
Contacte con soporte a través del sistema de chat en ShipSidekick
Proporcione números de pedido específicos y detalles sobre el problema
Incluya cualquier mensaje de error o comportamiento inesperado que esté observando
El soporte puede investigar problemas de sincronización, corregir manualmente los estados de cumplimiento y ayudar con solicitudes especiales
Para problemas que requieren intervención manual —como cambios en el número de pedido, órdenes de compra bloqueadas o problemas de sincronización entre ShipSidekick y Shopify— el soporte cuenta con las herramientas y el acceso necesarios para resolverlos rápidamente.