Cómo Funcionan las Devoluciones en ShipSideKick
El Recorrido de una Devolución
Cada devolución sigue un camino predecible a través de tu almacén. Comprender este flujo ayuda a tu equipo a saber qué esperar en cada etapa:
Solicitud — Un cliente o comerciante inicia una solicitud de devolución.
Aprobación o Rechazo — Tu equipo revisa la devolución y la aprueba (generando trabajo en el almacén) o la rechaza con un motivo.
En Tránsito — El cliente envía los artículos de vuelta a tu almacén.
Recepción — El personal del almacén escanea los artículos a medida que llegan al muelle.
Inspección — Cada unidad es calificada y evaluada según su estado.
Disposición — Se toma una decisión sobre qué sucederá con cada artículo (reposición, reacondicionamiento, liquidación, donación o descarte).
Ejecución — Se lleva a cabo la disposición (el inventario se mueve, los artículos se marcan, etc.).
Finalización — Todos los artículos son procesados y la devolución se cierra.
El sistema mueve automáticamente las devoluciones a través de los cambios de estado a medida que tu equipo completa el trabajo, por lo que las actualizaciones manuales de estado rara vez son necesarias. Esto mantiene tus datos precisos y a tu equipo enfocado en el trabajo físico.
Configuración de Devoluciones
Habilitar Devoluciones para tu Organización
La funcionalidad de devoluciones está integrada en ShipSideKick y es accesible desde la navegación principal. Si no ves la sección de Devoluciones en tu panel de control, contacta con soporte para asegurarte de que la función esté habilitada para tu organización.
Configurar los Ajustes de Devoluciones
Antes de que tu equipo comience a procesar devoluciones, establece estos ajustes clave:
Período de Solicitud de Devolución — Establece el plazo dentro del cual los clientes pueden solicitar devoluciones (normalmente 30 días desde el envío).
Transportistas de Envío de Devoluciones — Configura qué transportistas utilizarás para las etiquetas de devolución. ShipSideKick se integra con EasyPost para generar etiquetas de devolución prepagadas usando tus tarifas negociadas con los transportistas.
Códigos de Defecto — Define las etiquetas de defecto estandarizadas que utilizarán tus inspectores (por ejemplo: «arañazo», «abolladura», «mancha», «botón faltante», «cremallera rota»). Estas te ayudan a rastrear patrones de daño frecuentes y a mantener la coherencia en las decisiones de disposición.
Reglas de Disposición — Decide qué calificaciones activan automáticamente qué disposiciones. Por ejemplo, los artículos con Grado A podrían disponer automáticamente a Reposición, mientras que los artículos con Grado D disponen automáticamente a Descarte.
Integración con Shopify (Si Aplica)
Si utilizas Shopify, puedes habilitar la sincronización automática de devoluciones para que las devoluciones creadas en Shopify fluyan automáticamente a ShipSideKick. Consulta la sección de Integración con Shopify a continuación para más detalles.
Creación de Devoluciones
Hay tres formas principales en que una orden de devolución puede ingresar a ShipSideKick:
1. Creación Manual
Un operador de almacén o comerciante crea una devolución directamente en ShipSideKick. Esto es ideal para devoluciones iniciadas por teléfono, correo electrónico o solicitudes en persona.
Pasos:
Navega a la sección de Devoluciones en tu panel de control.
Haz clic en Create Return o New Return Order.
Ingresa la información del cliente y selecciona el pedido original (si aplica).
Especifica qué artículos y cantidades se están devolviendo.
Agregue notas o instrucciones especiales.
Haz clic en Crear. El sistema genera un número de RMA (Autorización de Devolución de Mercancía) para el seguimiento.
La devolución se encuentra ahora en la cola de aprobación.
2. Importación automática desde Shopify u otra plataforma de comercio electrónico
Si tiene habilitada la integración con Shopify, las devoluciones creadas en Shopify aparecen automáticamente en su cola de ShipSideKick. La devolución está lista para que su equipo la revise y apruebe.
Qué sucede:
El cliente crea una solicitud de devolución en Shopify.
ShipSideKick sincroniza la devolución automáticamente.
La devolución aparece en su panel de Devoluciones con todos los detalles del pedido y los artículos ya completados.
Su equipo la aprueba o la rechaza.
Nota sobre la sincronización con Shopify: En ocasiones pueden surgir problemas con la sincronización automática de intercambios y órdenes de devolución de Shopify. Si un intercambio o una devolución no se está detectando automáticamente, es posible que deba activar una resincronización manual o ponerse en contacto con el soporte técnico para obtener ayuda con la integración.
3. Etiqueta de devolución prepagada incluida con el pedido saliente
Para los comerciantes que desean ofrecer devoluciones sin fricciones (popular en indumentaria, categorías con alta tasa de devolución o como elemento diferenciador en el servicio al cliente), puede crear una devolución al mismo tiempo que crea el pedido saliente. Este enfoque simplifica la experiencia del cliente y acelera el procesamiento de las devoluciones.
Cómo funciona:
Al crear un pedido saliente, también crea una orden de devolución asociada.
La devolución es aprobada automáticamente de inmediato — no se requiere ningún paso de aprobación.
Se genera e imprime una etiqueta de devolución prepagada junto con la etiqueta de envío saliente durante el proceso de empaque.
El cliente abre su paquete y encuentra la etiqueta de devolución ya incluida, lista para usar.
La etiqueta de devolución puede utilizar un servicio de envío diferente al del envío saliente — por ejemplo, enviar el pedido saliente por servicio urgente y la devolución por servicio terrestre para reducir los costos de devolución.
Las devoluciones pueden ser totales o parciales — usted especifica exactamente qué artículos y cantidades son elegibles para devolución.
Las devoluciones pueden incluso incluir artículos que no estaban en el pedido original (útil para casos como la devolución de embalajes dañados o el envío de una etiqueta para una caja de reemplazo).
Beneficios:
Los clientes no tienen que solicitar una devolución ni esperar su aprobación.
Las etiquetas de devolución ya están disponibles cuando llega el paquete.
Usted controla los costos de devolución eligiendo el transportista y el nivel de servicio.
Procesamiento de devoluciones más rápido, ya que los artículos llegan con la información de RMA claramente indicada.
Aprobación o rechazo de devoluciones
Cuando una devolución se crea por cualquier canal distinto al flujo prepagado con aprobación automática, entra en su cola de aprobación. Su equipo revisa cada devolución y toma una decisión.
Aprobar una devolución
Pasos:
Vaya al panel de Devoluciones.
Busque la devolución en la cola de aprobación.
Revise la información del cliente, los detalles del pedido original y los artículos solicitados.
Haz clic en Aprobar.
El sistema:
Acepta la devolución.
Crea tareas de almacén para la recepción e inspección.
Genera una etiqueta de devolución (si aún no se había creado) y se la envía al cliente.
Notifica al cliente que su devolución ha sido aprobada.
Rechazar una devolución
Pasos:
Vaya al panel de Devoluciones.
Busque la devolución en la cola de aprobación.
Haz clic en Rechazar.
Ingrese un motivo para el rechazo (por ejemplo: «Fuera del plazo de devolución», «Artículo no elegible para devolución», «Problema con el estado del producto»).
Haz clic en Confirmar.
El sistema:
Rechaza la devolución.
Notifica al cliente con el motivo indicado.
No genera trabajo en el almacén.
Recepción de devoluciones en el almacén
Una vez que el paquete de devolución del cliente llega al muelle, el personal de su almacén lo procesa mediante un flujo basado en códigos de barras. Aquí es donde la devolución se convierte en trabajo real dentro de su almacén.
El proceso de recepción
Pasos:
Escanear la orden de devolución o el RMA — En el muelle de recepción, escanee el código de barras de la etiqueta de devolución o ingrese el número de RMA. Esto muestra los artículos esperados y las tareas pendientes.
Escanear cada unidad — A medida que se desempaquetan los artículos, escanee el código de barras de cada unidad. El sistema asocia cada escaneo con un artículo específico que está pendiente de recepción.
Confirmar la recepción — Una vez escaneados todos los artículos esperados, confirme la recepción. Cada artículo se marca como recibido y pasa a la etapa de inspección.
Por qué es importante el escaneo de códigos de barras
Dado que la recepción está basada en tareas y en códigos de barras, el personal siempre sabe qué queda por escanear. Nada se olvida, y el sistema detecta discrepancias de inmediato (por ejemplo, si hay un artículo incorrecto en la caja). Esta precisión es fundamental, ya que alimenta directamente las decisiones de inventario posteriores.
Inspección y clasificación de artículos devueltos
La inspección es donde un conjunto de mercancía recibida se convierte en información accionable. Cada unidad devuelta se inspecciona individualmente, y la calificación de estado que se asigne determina qué sucede con ese artículo a continuación.
La lista de verificación de inspección
Para cada artículo, el inspector responde cinco preguntas rápidas:
¿Las etiquetas originales siguen adjuntas?
¿El artículo está en su embalaje original?
¿El artículo muestra desgaste leve?
¿El artículo tiene daños físicos?
¿Faltan componentes o accesorios?
Estas preguntas están diseñadas para responderse rápidamente mientras el inspector tiene el artículo en mano. Las respuestas se integran en un sistema de clasificación automática.
Sistema de clasificación automática
Según las respuestas del inspector a la lista de verificación, ShipSideKick asigna automáticamente una calificación de estado:
CalificaciónSignificadoDescripciónANuevo / Como nuevoEtiquetas puestas, sin desgaste, sin daños, embalaje original intactoBBuenEtiquetas retiradas o desgaste leve, pero sin dañosCAceptableDañado O con componentes faltantes (pero no ambas condiciones)DDefectuosoDañado Y con componentes faltantes
Cómo funcionan las calificaciones:
Los artículos de calificación A son candidatos sólidos para reposición a su valor completo.
Los artículos de calificación B pueden reponerse con un pequeño descuento o enviarse para reacondicionamiento.
Los artículos de calificación C requieren una decisión: repararlos, liquidarlos o donarlos.
Los artículos de calificación D generalmente se destinan a eliminación, liquidación o devolución al proveedor.
Datos adicionales de inspección
Más allá de la lista de verificación de cinco preguntas, los inspectores pueden capturar detalles más completos:
Verificar el SKU — Escanee el código de barras del artículo para confirmar que coincide con el SKU esperado. Esto detecta devoluciones de artículos incorrectos de forma temprana y previene errores de inventario.
Aplicar códigos de defecto — Utilice etiquetas de defecto estandarizadas (como «rasguño», «abolladura», «mancha», etc.) que haya configurado para su operación. Esto le ayuda a rastrear patrones de daño comunes e identificar tendencias.
Agregar notas de condición — Observaciones de texto libre para todo aquello que la lista de verificación no contemple. Por ejemplo: «Pequeña mancha en la manga izquierda, apenas visible» o «El cierre funciona, pero se siente rígido».
Adjuntar fotos o vídeos — Especialmente importante para artículos dañados o defectuosos. La evidencia visual ayuda en disputas de reembolso, reclamaciones de seguro y en la formación del equipo sobre los distintos niveles de daño.
Anular la calificación — Si el inspector considera que la calificación calculada automáticamente es incorrecta, puede anularla. Al hacerlo, debe proporcionar un motivo, y dicha anulación queda registrada con fines de auditoría.
La calificación determina la disposición
La calificación asignada durante la inspección se traslada directamente al siguiente paso: la disposición. El estado del artículo determina qué sucede con él a continuación. Muchas organizaciones configuran reglas de disposición automática para que los artículos de Grado A vayan automáticamente a Reposición, los de Grado D a Descarte, y los de Grado B y C a una cola de revisión para la toma de decisiones manual.
Disposiciones: decidir qué ocurre con cada artículo
Una disposición es la acción que se toma sobre una unidad devuelta después de la inspección. Una vez calificado el artículo, se decide su destino. ShipSideKick admite siete opciones de disposición:
DisposiciónSignificadoUso típicoReponerReintegrar al inventario vendibleArtículos de Grado A listos para volver a venderseReacondicionarEnviar a reparación o reacondicionamiento antes de reponerArtículos de Grado B o C que pueden volver a ser vendiblesLiquidarVender a un socio de liquidación o canal de descuentoArtículos de Grado C o D; exceso de inventario; artículos de temporadaDonarEnviar a una organización benéficaArtículos de Grado C o D; estrategia de deducción fiscalDesecharDescartar o enviar a gestión de residuosArtículos de Grado D; artículos peligrosos; artículos sin valor de recuperaciónDevolver al proveedorReenviar a su proveedorArtículos defectuosos bajo garantía; devoluciones por orden del proveedorRetenerMantener en cuarentena pendiente de revisión adicionalArtículos con disposición incierta; reclamación de seguro pendiente
Cómo se asignan las disposiciones
Disposición automática: Si ha configurado reglas de disposición, el sistema asigna automáticamente una disposición según la calificación. Por ejemplo:
Grado A → Reponer
Grado B → Reacondicionar o Reponer
Grado C → Liquidar o Donar
Grado D → Desechar o Devolver al proveedor
Disposición manual: Para artículos que no coinciden con ninguna regla automática, o cuando se desea anular el valor predeterminado, un miembro del equipo puede seleccionar la disposición manualmente. Esto resulta útil para casos excepcionales, artículos con circunstancias especiales, o cuando se desea revisar los artículos de Grado B y C antes de tomar una decisión definitiva.
Ejecución e impacto en el inventario
Una vez asignada la disposición, el sistema la ejecuta:
Reponer — El artículo se traslada a su inventario vendible en la ubicación designada del almacén. Ya está disponible para pedidos futuros.
Reacondicionar — El artículo se marca y se traslada a un área de reacondicionamiento o a la ubicación de un socio. Se elimina del inventario vendible hasta que las reparaciones estén completas.
Liquidar — El artículo se marca para liquidación y se traslada a un área de espera. Se elimina del inventario vendible y se prepara para su venta a través de un canal de liquidación.
Donar — El artículo se marca para donación y se traslada a un área de preparación. Se elimina del inventario vendible y se prepara para su envío a una organización benéfica.
Desechar — El artículo se marca para descarte y se elimina del inventario por completo. Se prepara para su gestión de residuos o destrucción.
Devolver al proveedor — El artículo se marca y se retiene a la espera de la recogida por parte del proveedor o del envío de devolución. Se elimina del inventario vendible.
Retener — El artículo se pone en cuarentena en una ubicación de retención designada. Permanece en el inventario, pero no está disponible para la venta hasta que se levante la retención.
Etiquetas de devolución y envío
Generación de etiquetas de devolución
Las etiquetas de devolución se generan en distintos momentos según la forma en que se creó la devolución:
Devoluciones prepagadas — Las etiquetas se generan automáticamente al crear el pedido saliente y se imprimen junto con la etiqueta de envío saliente.
Devoluciones aprobadas — Las etiquetas se generan cuando se aprueba la devolución y se envían al cliente.
Devoluciones manuales — Las etiquetas se generan cuando se crea o aprueba la devolución.
Limitación importante: Reimpresión de etiquetas de devolución
Actualmente, solo puede imprimir etiquetas de devolución si fueron generadas cuando el pedido se envió originalmente. El sistema no permite crear nuevas etiquetas de devolución después de que se haya realizado el envío. Sin embargo, próximamente habrá una nueva funcionalidad de devoluciones que permitirá crear etiquetas en el momento de la devolución, lo que ofrecerá mayor flexibilidad para gestionar devoluciones que no se anticiparon en el momento del envío saliente.
Solución alternativa: Si un cliente necesita una etiqueta de devolución para un pedido que no incluyó una etiqueta de devolución prepagada, puede:
Crear manualmente un pedido de devolución en ShipSideKick.
Aprobar la devolución y el sistema generará una nueva etiqueta de devolución.
Enviar la etiqueta al cliente.
Integración con transportistas
ShipSideKick se integra con EasyPost para generar etiquetas de devolución prepagadas utilizando sus tarifas negociadas con los transportistas. Puede configurar qué transportistas usar y qué niveles de servicio ofrecer para las devoluciones. Esto le permite optimizar los costos de devolución eligiendo, por ejemplo, envío terrestre para las devoluciones mientras ofrece envío urgente para los pedidos salientes.
Integración con Shopify
Sincronización automática de devoluciones
Si utiliza Shopify, puede habilitar la sincronización automática de devoluciones para que las devoluciones creadas en Shopify fluyan automáticamente hacia ShipSideKick. Esto elimina la entrada manual de datos y garantiza que sus devoluciones se procesen de manera coherente en ambos sistemas.
Cómo funciona la integración con Shopify
Un cliente crea una solicitud de devolución en Shopify.
ShipSideKick sincroniza automáticamente la devolución.
La devolución aparece en su panel de Devoluciones con todos los detalles del pedido y los artículos ya completados.
Su equipo aprueba o rechaza la devolución.
Una vez aprobada, se genera una etiqueta de devolución y se envía al cliente.
Solución de problemas de sincronización con Shopify
En ocasiones pueden surgir problemas con la sincronización automática de intercambios y pedidos de devolución de Shopify. Si un intercambio o devolución no se está recogiendo automáticamente:
Verifique que la integración con Shopify esté habilitada en la configuración de ShipSideKick.
Intente activar una resincronización manual desde la configuración de la integración.
Si el problema persiste, comuníquese con el soporte técnico para obtener asistencia con la integración.
Mejores prácticas para la gestión de devoluciones
Establezca políticas de devolución claras
Defina el plazo para solicitar devoluciones (generalmente 30 días desde el envío) y comuníquelo claramente a los clientes. Esto ayuda a gestionar las expectativas y reduce las disputas.
Use etiquetas de devolución prepagadas para categorías con alta tasa de devolución
Si vende ropa, calzado u otras categorías con altas tasas de devolución, considere incluir etiquetas de devolución prepagadas con cada pedido saliente. Esto mejora considerablemente la experiencia del cliente y acelera el procesamiento de devoluciones.
Configure códigos de defecto completos
Dedique tiempo desde el principio a definir códigos de defecto que se correspondan con sus productos y los patrones de daño más comunes. Algunos ejemplos incluyen:
«Arañazo»
«Abolladura»
«Mancha»
«Botón faltante»
«Cremallera rota»
«Color desteñido»
«Olor»
«Apelmazamiento»
Estos códigos le ayudan a identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos sobre qué artículos reponer, reacondicionar o liquidar.
Capacite a su equipo de inspección
La calidad de su inspección repercute directamente en la precisión de su inventario y en su rentabilidad. Invierta en capacitar a su equipo para:
Responder la lista de verificación de cinco preguntas de manera coherente.
Identificar y documentar los defectos con precisión.
Tomar fotos o videos de los artículos dañados.
Usar los códigos de defecto correctamente.
Saber cuándo anular la calificación automática y por qué.
Configure reglas de disposición automática
Automatice la decisión de disposición para los casos claros:
Grado A → Reponer (sin necesidad de revisión manual)
Grado D → Desechar (sin revisión manual necesaria)
Grado B y C → Cola de revisión manual (su equipo decide caso por caso)
Esto permite que su equipo se concentre en los artículos que realmente requieren criterio humano.
Supervisar las tendencias de devoluciones
Utilice sus datos de devoluciones para identificar patrones:
¿Qué productos tienen las tasas de devolución más altas?
¿Cuáles son los defectos más comunes?
¿Hay clientes que devuelven artículos con mayor frecuencia?
¿Qué decisiones de disposición son más rentables?
Utilice estos hallazgos para mejorar la calidad del producto, las relaciones con los proveedores y la comunicación con los clientes.
Mantener registros de auditoría
Todas las actividades de devolución se registran en el sistema de Registro de actividad para fines de cumplimiento y revisión operativa. Revise estos registros periódicamente para:
Verificar que su equipo esté siguiendo los procedimientos.
Identificar oportunidades de capacitación.
Prepararse para disputas de reembolso o reclamaciones de seguro.
Demostrar la debida diligencia ante auditores o reguladores.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si un cliente devuelve un artículo equivocado?
Cuando el personal del almacén escanea los artículos durante la recepción, el sistema compara cada escaneo con el artículo esperado. Si se escanea un artículo incorrecto, el sistema marcará la discrepancia de inmediato. Su equipo podrá entonces investigar y decidir cómo manejar la diferencia. Por eso es tan importante el escaneo de códigos de barras: detecta los errores antes de que afecten su inventario.
¿Puedo anular el grado asignado automáticamente por el sistema?
Sí. Si un inspector considera que el grado calculado automáticamente es incorrecto, puede anularlo. Al hacerlo, debe proporcionar un motivo para la anulación, y esta queda registrada en el Registro de actividad con fines de auditoría. Esto permite que su equipo gestione casos excepcionales sin perder la trazabilidad.
¿Qué debo hacer si no estoy seguro sobre la disposición de un artículo?
Utilice la Retener disposición. Esto pone el artículo en cuarentena en una ubicación designada mientras recopila más información, espera una decisión sobre una reclamación de seguro o consulta con un supervisor. Una vez que haya tomado una decisión final, puede actualizar la disposición y ejecutarla.
¿Cómo sé si la integración con Shopify funciona correctamente?
Revise su panel de Devoluciones regularmente para verificar si las devoluciones creadas en Shopify aparecen automáticamente. Si nota que las devoluciones no se sincronizan, intente activar una resincronización manual desde la configuración de integración. Si el problema persiste, comuníquese con soporte.
¿Puedo devolver artículos que no estaban en el pedido original?
Sí. Al crear una etiqueta de devolución prepagada con un pedido saliente, puede incluir artículos que no estaban en el pedido original. Esto es útil en casos como la devolución de embalajes dañados o el envío de una etiqueta para una caja de reemplazo. Sin embargo, para las devoluciones estándar, los artículos generalmente deben provenir del pedido original para mantener un seguimiento preciso.
¿Cuál es la diferencia entre Reacondicionar y Reponer?
Reponer significa que el artículo está en condiciones de venta y puede reintegrarse al inventario de inmediato a su valor completo. Reacondicionar significa que el artículo necesita reparación o reacondicionamiento antes de poder venderse. Los artículos reacondicionados generalmente se retiran del inventario, se envían a un socio de reparación o a un área interna de reacondicionamiento, y luego se reincorporan al inventario una vez concluidas las reparaciones. También pueden venderse con descuento para reflejar el trabajo de reparación realizado.
Soporte y recursos adicionales
Si tiene preguntas sobre la funcionalidad de devoluciones o encuentra algún problema, comuníquese con soporte. Nuestro equipo puede ayudarle a:
Habilitar o configurar la función de devoluciones para su organización.
Configurar integraciones de transportistas y la generación de etiquetas de devolución.
Definir códigos de defectos y reglas de disposición para su operación.
Solucionar problemas de integración con Shopify.
Capacitar a su equipo en los procedimientos de devoluciones.
Para obtener la información más actualizada y los anuncios de nuevas funciones, consulte su panel de ShipSideKick regularmente.