1. Propósito
Registrar una devolución entrante contra su RMA, documentar lo que realmente contenía el paquete y dejar la devolución en un estado desde el que el equipo de inspección pueda trabajar. Describe qué hace y qué no hace la recepción, para que nadie espere un stock que nunca iba a aparecer.
2. Alcance
Cubre la recepción de una devolución desde el panel de control, contra una devolución que ya existe y ha sido aprobada. La inspección y clasificación de las unidades se trata en SWI-031, y la reposición del stock en SWI-032. La creación de una orden de devolución y su aprobación no se tratan aquí.
3. Roles y Responsabilidades
Equipo de recepción: abre el paquete, cuenta su contenido e introduce los conteos contra la devolución.
Responsable de operaciones: aprueba las devoluciones para que lleguen al muelle en un estado recibible, y revisa las discrepancias.
Soporte: verifica el estado de la devolución antes de informar a nadie del motivo por el que no puede recibirse.
4. Cuándo necesita esto
Ha llegado un paquete con un número de RMA y necesita ser registrado.
El conteo del paquete no coincide con lo que la devolución indicaba que iba a llegar.
La pantalla del muelle rechaza una devolución y no está claro el motivo.
Se recibió una devolución y el stock aún no ha aparecido en la pantalla de Inventario.
5. Concepto clave: la recepción cuenta el paquete, no repone el stock
Lo que se asume | Lo que ocurre realmente |
|---|---|
Confirmar la recepción devuelve las unidades recibidas al stock. | Registra el conteo y mueve la devolución al estado Recibido. No se producen cambios de ubicación ni movimiento de inventario de ningún tipo. El stock se mueve dos pasos después, cuando se ejecuta una disposición, y solo para las unidades con disposición Restock. |
Las cantidades recibidas empiezan vacías, por lo que lo que se escriba es lo que se contó. | Cada línea llega precargada con la cantidad esperada. Pulsar Confirmar Recibido sin modificar el formulario declara que la devolución completa llegó sin incidencias. |
Un conteo inferior bloquea la recepción hasta que alguien lo resuelva. | No es así. Tanto los conteos inferiores como los superiores se registran como discrepancias y la recepción se procesa de cualquier modo. |
La recepción de cantidades superiores a las previstas está impedida. | Está permitida. Se pueden introducir más unidades de las autorizadas, y el exceso queda marcado en lugar de rechazarse. |
Una devolución puede recibirse por etapas a medida que llegan los paquetes. | No es posible. La recepción ocurre una sola vez. Al confirmar, la devolución sale de todos los estados recibibles, y un segundo intento de recepción contra la misma devolución es rechazado. |
Cualquier devolución que haya llegado físicamente puede recibirse. | Solo puede recibirse una que haya sido aprobada. Una devolución que aún se encuentra en estado solicitado no tiene registros de unidades asociados, y la pantalla del muelle la rechazará. |
6. Procedimiento — recibir una devolución
Abra Devoluciones desde el menú del panel de control.
Haga clic en Recibir Devolución. La dirección es /dashboard/<organization-slug>/returns/receive.
Escanee el código de barras del RMA en el cuadro de búsqueda, o escriba el número de RMA o el número de seguimiento del paquete, y luego pulse Intro o haga clic en Buscar.
Revise el encabezado antes de contar nada. Muestra el nombre de la devolución y el RMA, el cliente, cualquier pedido vinculado y el estado actual.
Abra el paquete y cuéntelo. Recorra la columna Recibido, que llega precargada con la cantidad esperada en cada línea, y corrija las líneas que no coincidan con lo que tiene delante.
Preste atención a la columna Estado a medida que avanza. Muestra Coincide, Inferior o Superior frente a cada línea, y es el único lugar donde un conteo incorrecto es visible antes de confirmar.
Añada una nota de recepción si hay algo que registrar, como un embalaje exterior dañado o un artículo que llegó sin documentación. La nota admite hasta 500 caracteres y queda en el panel de notas de la devolución.
Haga clic en Confirmar Recibido.
Lea la pantalla de resultado. Muestra Recibido Correctamente o Recibido con Discrepancias, y lista cualquier línea en la que el conteo haya diferido.
Haga clic en Continuar a Inspección para pasar directamente a la inspección, o en Volver a Devoluciones para recibir el siguiente paquete.
6A. Cuando la pantalla del muelle rechaza la devolución
La búsqueda encuentra la devolución, pero la recepción es rechazada cuando la devolución no se encuentra en un estado recibible. Solo pueden recibirse las que estén en estado aprobado, etiqueta generada o en tránsito.
Una devolución que aparece como solicitada o pendiente aún no ha sido aprobada. La aprobación es el paso que crea los registros de unidades con los que trabaja el equipo de inspección, por lo que no hay nada contra lo que recibir hasta que ocurra. Apruebe la devolución en su página de detalle y regrese al muelle.
Una devolución que ya aparece como recibida ha sido registrada una vez. No existe una segunda recepción ni forma de añadir a la primera. Si el conteo fue incorrecto, continúe con la inspección y gestione la diferencia allí en lugar de intentar recibir de nuevo.
Una devolución rechazada no es recibible en absoluto. El stock que llega contra una requiere una decisión del comerciante antes de registrar nada.
7. Verificación
La devolución aparece como Recibido en la lista de Devoluciones y en su propia página de detalle.
El resumen de recepción en la página de detalle muestra los conteos introducidos.
Cualquier discrepancia aparece listada en la pantalla de resultado y en el historial de la devolución.
La nota de recepción aparece en el panel de notas de la devolución.
La pantalla de Inventario no cambia. Esta es la verificación que demuestra el punto de la sección 5: aún no se ha repuesto nada, y nada debería haberse repuesto.
Inspeccionar artículos ahora se ofrece en la devolución, lo cual no ocurría anteriormente.
8. Restricciones y advertencias
El acceso completo a Pedidos es lo que rige la recepción de una devolución. No existe un permiso de devoluciones independiente, por lo que cualquier persona que no pueda trabajar con pedidos no podrá recibir devoluciones.
Solo se pueden recibir devoluciones en estado aprobado, etiqueta generada o en tránsito. Cualquier otro estado es rechazado.
La recepción es un evento único por devolución. Al confirmar, la devolución pasa al estado Recibida, que no es en sí mismo recibible, por lo que la pantalla no puede utilizarse dos veces sobre el mismo RMA.
Ni un conteo inferior ni un conteo superior bloquean el recibo, y ninguno genera ninguna acción para nadie. Una discrepancia es un registro, no una tarea.
Se cobra una tarifa de recepción por devolución o por unidad cuando así esté configurado, calculada a partir de las cantidades introducidas en esta pantalla y no de las cantidades esperadas.
La búsqueda coincide con el número de RMA o con un número de seguimiento asociado al envío de la devolución. Una referencia de transportista que no haya sido registrada en la devolución no permitirá encontrarla.
Los conteos introducidos aquí son el registro del muelle. No limitan la cantidad de unidades que se mostrará al equipo de inspección, que se determina en función de lo que fue aprobado para la devolución.
Cuando un reembolso está configurado para activarse al recibir, confirmar aquí es lo que lo desencadena.
9. Ejemplo práctico
Un operador logístico (3PL) recibió un paquete correspondiente a una devolución de tres unidades de un mismo SKU. Solo había dos unidades en la caja.
Lo que se observó | Lo que significó |
|---|---|
La columna Recibido ya mostraba 3 cuando se consultó la devolución. | El formulario había prellenado la cantidad esperada. Confirmar sin editar habría registrado una devolución completa que no lo era. |
El receptor cambió la línea a 2 y el indicador de Estado pasó a mostrar Incompleto. | El conteo era ahora correcto, y la diferencia estaba a punto de quedar registrada en lugar de ocultarse. |
Confirmar recepción generó Recibido con discrepancias, indicando 3 esperados frente a 2 recibidos. | El recibo se procesó. Nada lo bloqueó y no se generó ninguna acción pendiente para nadie. |
La pantalla de Inventario no mostró ningún cambio para el SKU posteriormente. | Correcto. La recepción había registrado un conteo, no movido stock. |
La tercera unidad llegó una semana después en un segundo paquete. | No podía recibirse. La devolución ya había salido de los estados recibibles, por lo que la unidad tuvo que gestionarse mediante una nueva devolución. |
La lección que el operador logístico extrajo fue tratar las cantidades prellenadas como una sugerencia, del mismo modo en que se trata Recibir todo en un pedido de compra, y crear devoluciones separadas cuando se sabe que un cliente va a enviar en más de un paquete.